Werkstudent:in im Bereich Business Administration (m/w/x)

Rail-Flow GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Hochwertige IT-Ausstattung Deiner Wahl

Regelmäßige Team-Events

Job summary

Rail-Flow in Frankfurt am Main sucht eine engagierte Assistenz des Chief of Staff, die den quartalsweisen OKR-Prozess organisiert und Meetings vorbereitet.

Sie arbeiten eng mit HR, Finance und IT zusammen, verantworten Tool-Pflege (Miro, Jira, KI-Tools) und entwickeln Storylines sowie Präsentationen für Management-Themen. Internationales Team und hybride Arbeitsformen inklusive.

Qualifications

• Fortgeschrittenes Studium im genannten Fachbereich (mind. 3. Bachelor-Semester).
• Erste praktische Erfahrungen durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Grundkenntnisse Atlassian Suite wünschenswert.

Responsibilities

• OKR-Prozessorganisation inklusive Kalender, Sprint-Boards, Dokumentation und Reporting.
• Termin- und Meetingkoordination für Management-Meetings.
• Tool Ownership: Lizenz- und Zugangsverwaltung für Tools wie Miro, KI-Tools, Jira.
• Prozessstandardisierung an HR/Finance/IT-Schnittstellen.
• Projektmanagement mit Jira und Confluence.
• Storylining und Erstellung von PowerPoint-Präsentationen.
• KI-Datenaufbereitung und Entwicklung von Artefakten und Analysen.
• Administrative Unterstützung bei Firmenevents.

Skills

Englischkenntnisse C1

Deutschkenntnisse B2

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenständiges Arbeiten

Projektmanagement

Teamfähigkeit

Analytisches Denken

Education

Fortgeschrittenes Studium in Betriebswirtschaft/Management/Wirtschaftsinformatik (mind. 3. Bachelor-Semester)

Tools

Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word)

Atlassian Jira/Confluence

KI-Tools (Claude, GPT)

Job description

Deine Aufgaben

• Ziel-Prozess: Du organisierst den quartalsweisen OKR-Prozess, von Kalender und Sprint-Boards über die Pflege der Dokumentation bis zum Reporting der Ergebnisse.
• Termin- & Meetingkoordination: Du unterstützt unsere Chief of Staff bei der Organisation und Nachbereitung von Management- und unternehmensweiten Meetings (inkl. Einladungen etc.).
• Application Tool Ownership: Du übernimmst die Verantwortung für ausgewählte Tools (z. B. Miro, KI-Tools, Jira-Boards), verwaltest Lizenzen, Zugänge und Berechtigungen und bist erste Ansprechperson für Kolleg:innen.
• Prozessintegration: Du trägst dazu bei, Prozesse an der Schnittstelle von HR, Finance und IT zu standardisieren, zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern.
• Projektmanagement: Du begleitest aktiv das Projektmanagement mittels Jira undConfluence.
• Präsentationen & Storylining: Du entwickelst Storylines und erstellst überzeugende PowerPoint-Präsentationen und Slides für Management-Themen und verschiedene Projekte.
• KI & Datenaufbereitung: Du arbeitest aktiv mit KI-Tools wie Claude, bildest Dich darin kontinuierlich weiter und baust damit eigene Artefakte, Auswertungen und Analysen für verschiedene Projekte.
• Administrative Unterstützung: Du wirkst bei der Planung und Umsetzung von Firmenevents mit, von der Teilnehmerabfrage über Locations bis zur Kommunikation an die Teilnehmenden.

Dein Profil

• Studium: Fortgeschrittenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftsinformatik oder einem vergleichbaren Fachbereich (mindestens im 3. Bachelor-Semester, idealerweise ab dem 5. Bachelor-Semester oder im Master).
• Erfahrung: Erste praktische Erfahrungen, idealerweise durch Praktika oder Werkstudententätigkeiten.Erfahrungen in agilen Teams oderinScale-ups/Start-upssind ein Plus.
• Interessen: Begeisterung fürGeschäftsprozesse, internationale Zusammenarbeit und kontinuierliche Prozessverbesserung.
• Arbeitsweise: Strukturierte, eigenständigeund effiziente Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke: Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (min. B2) und Englisch (min. C1).
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Word.Kenntnisse der Atlassian Software-Suite sind ein Plus.
• KI-Affinität: Ein praxisnaher Umgang mit KI-Tools wie Claude oder GPT gehört für Dich zum Arbeitsalltag oder Du bist neugierig darauf, ihn zu entwickeln.

Warum wir?

• Sei Teil von etwas Größerem – Hilf mit, Verkehr von der Straße auf die Schiene zu verlagern und die Logistik von morgen nachhaltiger zu machen.
• Bewirke echten Impact – Arbeite an innovativen Marktplatz- und Softwarelösungen, die eine ganze Branche voranbringen, und sieh, was Du bewegst.
• Wachse mit einem starken Team – Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, dessen Führung Konzernerfahrung mit Start-up-Energie verbindet.
• Arbeite international – Sei an unseren lebendigen Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam zu Hause.
• Genieße echte Freiheit – Übernimm Verantwortung mit viel Gestaltungsfreiraum und echter Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein Paket, das zu Dir passt:
  • Hybrides Arbeiten
  • Hochwertige IT-Ausstattung Deiner Wahl
  • Regelmäßige Team-Events, die alle zusammenbringen