Vorstandsassistenz (w/m/d) – Organisation & Digitalisierung

Emschergenossenschaft; Essen; On-site; EUR 60,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Aktives Gesundheitsmanagement

Vereinbarkeit Familie und Beruf

Mobilitätsangebote

Fort- und Weiterbildungsangebote

Urban Sports Mitgliedschaft

Betriebsrente VBL

Job summary

Die Emschergenossenschaft sucht am Standort Essen eine digital affine, organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz des Vorstands im Bereich Wassermanagement und Technik.

Sie unterstützen den Vorstand bei Terminplanung, Reiseorganisation, Besprechungen und der Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen, entwickeln Arbeitsabläufe weiter und nutzen moderne digitale Tools einschließlich Microsoft 365 und KI-Anwendungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Geschäftsführer-/Vorstandsebene
• Selbstständige Organisation komplexer Termine
• Sehr gute MS Office / Microsoft 365 Kenntnisse
• Erfahrung in Erstellung von Präsentationen und Korrespondenz; Social Media Kenntnisse

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Vorstandsalltags, Terminplanung, Dienstreisen und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Weiterentwicklung bestehender Arbeitsabläufe und Einsatz moderner digitaler Anwendungen, inkl. KI-gestützter Werkzeuge
• Unterstützung der internen und externen Vorstandskommunikation sowie Mitwirkung bei Social-Mmedia-Aktivitäten
• Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Korrespondenz, Protokollen und Entscheidungsunterlagen
• Enge Abstimmung im Assistenz-Tandem sowie mit Vorstandsreferentinnen und internen/externen Ansprechpartnerinnen

Skills

Terminplanung

Assistenz Vorstandsebene

MS Office

Präsentationen erstellen

Social Media Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Social Media Tools

Job description

Für unseren Vorstand Wassermanagement und Technik suchen wir am Standort Essen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in unbefristeter Anstellung eine digital affine, organisationsstarke Persönlichkeit, die neue Impulse in die Vorstandsarbeit einbringt.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Vorstandsalltags einschließlich komplexer Terminplanung, Dienstreisen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Weiterentwicklung bestehender Arbeitsabläufe und Einsatz moderner digitaler Anwendungen, einschließlich KI-gestützter Werkzeuge, zur effizienten Gestaltung der Vorstandsarbeit
• Unterstützung der internen und externen Vorstandskommunikation sowie Mitwirkung bei der Planung und Koordination von Social-Media-Aktivitäten
• Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Korrespondenz, Protokollen und Entscheidungsunterlagen sowie Nachverfolgung relevanter Themen
• Enge Abstimmung im Assistenz-Tandem sowie mit Vorstandsreferentinnen und internen und externen Ansprechpartnerinnen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation komplexer Terminabläufe sowie in der Vorbereitung von Besprechungen und Entscheidungsunterlagen für die oberste Führungsebene
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Microsoft 365 sowie praktische Erfahrung im Einsatz digitaler Anwendungen zur Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit
• Erfahrung in der professionellen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Korrespondenz; Kenntnisse im Bereich Social Media
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke, Diskretion, souveränes Auftreten sowie eine selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise mit Eigeninitiative und Offenheit für Veränderungen

Das zeichnet uns aus

• Aktives Gesundheitsmanagement
• Vereinbarkeit Familie und Beruf
• Mobilitätsangebote
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Urban Sports Mitgliedschaft
• Betriebsrente VBL

Vergütung auf einen Blick

Die Vergütung erfolgt entsprechend der übertragenen Tätigkeit und ihrer sachlichen Tätigkeitsmerkmale sowie dem hierfür erforderlichen Ausbildungs-/Berufsabschluss nach dem Tarifvertrag Wasserwirtschaft NRW (TV-WW/NW) in der Entgeltgruppe 8.

Die konkrete Einordnung der Stufe innerhalb der Entgeltgruppe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung. Zusätzlich zur tariflichen Grundvergütung kann bei Vorliegen der Voraussetzungen eine tarifliche variable, leistungsorientierte Prämienzahlung gewährt werden.

Wer wir sind

Emschergenossenschaft und Lippeverband sind gemeinsam der größte Abwasserentsorger und Betreiber von Kläranlagen in Deutschland und verlässlicher Partner unserer kommunalen und industriellen Mitglieder. Als öffentlich-rechtlicher Arbeit-geber mit rund 1.900 Mitarbeitenden realisieren wir die Abwasserreinigung, stellen den Hochwasserschutz sicher und bewirtschaften das Grund- und Regenwasser an Emscher und Lippe.

Mit Ihrer Arbeit in einem innovativen Umfeld gestalten Sie die Region aktiv mit und leisten einen wertvollen Beitrag zu einem nachhaltigen Umweltschutz. Unsere Aufgaben im Bereich der Daseinsvorsorge bieten Ihnen Planungssicherheit im Hinblick auf Ihren Arbeitsplatz.

Wir streben eine Erhöhung unseres Frauenanteils an und fordern die Frauen zur Bewerbung auf. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen bevorzugt eingestellt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht. Wie bieten flexible Arbeitszeitmodelle unter Einbezug von Teilzeitmöglichkeiten.