Vorstandsassistenz / Vorstandssekretariat (m/w/d) Vollzeit

Ev. Diakoniestiftung Herford; Herford; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub (ab 2027 31)

Betriebliche Altersversorgung (KZVK)

Kinderzulage

Jahressonderzahlung

Krankengeldzuschuss

Fahrradleasing

Fort- und Weiterbildung

Mitarbeiterangebote

Gute Arbeitsatmosphäre

Job summary

Evangelische Diakoniestiftung Herford sucht eine tatkräftige Assistenz des Vorstands/der Geschäftsführung. Sie unterstützen bei Terminplanung, Korrespondenz und Büroorganisation und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Gesucht wird eine erfahrene, diskrete Persönlichkeit mit kaufmännischer Ausbildung oder vergleichbarer Qualifikation sowie starken MS-Office-Kenntnissen. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit am Hauptstandort in Herford zu besetzen.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in der direkten Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz/Sekretariat und abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten sowie soziale Kompetenz.

Responsibilities

• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge.
• Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten.
• Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, zentrale E-Mail-Verwaltung, professionelle Kommunikation.
• Empfangs- und Telefonzentrale: Betreuung der Telefonzentrale und Anlaufstelle für Besucher.
• Allgemeine Büroorganisation: Beschaffung, Lagerüberwachung, Rechnungsprüfung, Spendenbearbeitung, Listenpflege.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

BWL-Studium

Tools

MS Office

Job description

Das bringen Sie mit

• Qualifikation & Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in der direkten Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz/Sekretariat kombiniert mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, einer vergleichbaren Qualifikation oder einem BWL-Studium ist erforderlich
• IT-Kenntnisse: Fundierte MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
• Persönlichkeit: Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte soziale Kompetenz
• Arbeitsweise: Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und absolute Diskretion

Über uns

Die Evangelische Diakoniestiftung Herford mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 16 verschiedenen Einrichtungen, Beratungsstellen und Angeboten engagiert sich in den Bereichen der teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser Vorstandssekretariat in der Hauptverwaltung suchen wir ab sofort eine tatkräftige Unterstützung.

Ihr Aufgabenbereich

• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke
• Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge
• Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation
• Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Empfangs- und Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen
• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung: Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister

Das bieten wir Ihnen

• 30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage), eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr)
• Fahrradleasing über Lease a Bike
• Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
• Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter
• Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre

Kontakt Rückfragen: Meike Schrage, Tel.: [phone] [e-mail]