Vorstandsassistenz (m/w/d) Intern/Extern

Diakonie St. Martin; Rothenburg/O.L.; Vor Ort; EUR 39.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Jahressonderzahlung

31 Tage Urlaub pro Jahr ab Beginn

Kinderzuschlag

Homeoffice-Möglichkeiten

Zusammenfassung

Diakonie St. Martin sucht eine Vorstandsassistenz (m/w/d) in Vollzeit (39h) ab 01. Oktober 2026 in Rothenburg/O.L. zur Unterstützung des Vorstandsbüros.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, 5 Jahre Berufserfahrung, AEVO und Führerschein Klasse B mit. Organisationstalent, Präzision und sicherer Umgang mit MS-Office runden das Profil ab. Mitarbeit an verschiedenen Projekten und die Homeoffice-Mobilität ergänzen das Angebot.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung.
• AEVO Ausbildereignungsprüfung vorhanden.
• Führerschein Klasse B.

Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Bearbeitung von Post, E-Mails und Wiedervorlagen.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Vorstands-, Fach- und Gremienterminen inkl. Einladungen, Raum- und Veranstaltungsmanagement.
• Vorbereitung und Begleitung von Vorstandssitzungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

AEVO Ausbildereignungsprüfung

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Vorstandsassistenz (m/w/d) Intern/Extern

KOMM unter unseren Mantel!

als Vorstandsassistenz (m/w/d)

ab 01. Oktober 2026 in Vollzeit (39h)

Mit.einander. Werde auch Du ein Teil der Diakonie St. Martin. Wir sind für Menschen da. Wir unterstützen, begleiten, pflegen, helfen, betreuen, fördern und beraten. An zahlreichen Standorten in der Oberlausitz und in Südbrandenburg und in verschiedenen Berufsfeldern. Mit Engagement, Verantwortung und Herz.

Unser Vorstandsbüro in Rothenburg ist die zentrale Schnittstelle innerhalb der Diakonie St. Martin. Hier laufen Termine, Informationen, organisatorische Themen und unterschiedliche Projekte zusammen. Dafür suchen wir eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die unseren Vorstand im Arbeitsalltag zuverlässig unterstützt.

Wie sehen Deine Aufgaben aus?

• Selbstständige Organisation und Koordination des Sekretariats sowie Bearbeitung von Post, E-Mails, Wiedervorlagen und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Vorstands-, Fach- und Gremienterminen einschließlich Einladungs-, Raum-, Bewirtungs- und Veranstaltungsmanagement
• Vorbereitung und Begleitung von Vorstandssitzungen und weiteren Gremien, Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen, Protokollführung sowie Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
• Planung und Buchung von Dienstreisen und Tagungen des Vorstands einschließlich Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnungen
• Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen sowie Pflege von Kontakt- und Adressdaten
• Organisation und Beschaffung von Büromaterial, Bewirtungsbedarf, Präsenten und Glückwünschen einschließlich der zugehörigen Budgetüberwachung
• Unterstützung des Vorstands bei aktuellen organisatorischen, rechtlichen und projektbezogenen Themen sowie weiterer Verwaltungs- und Sonderaufgaben

Das bringst Du mit:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, erfolgreich abgeschlossen. Alternativ bringst Du eine vergleichbare einschlägige Qualifikation mit.
• Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung.
• Du besitzt eine erfolgreich abgelegte Ausbildereignungsprüfung nach AEVO.
• Du hast einen Führerschein Klasse B.
• Du hast Interesse und Spaß mit kaufmännischen Aufgaben und Herausforderungen im Gesundheits- und Sozialwesen.
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationsvermögen sind für Dich selbstverständlich. Auch wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen, behältst Du Termine, Fristen und Prioritäten zuverlässig im Blick.
• Du trittst professionell und verbindlich auf, verfügst über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) um.

Diskretion, Verschwiegenheit und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich.

Organisation ist Deine Stärke? Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenkommen? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Darauf kannst Du Dich freuen:

• Ein interessantes u. anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem attraktiven Arbeitsumfeld
• attraktive Sozialleistungen der AVR Sachsen, u.a. Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlung, 31 Tagen Urlaub pro Jahr ab Beginn, monatlicher Kinderzuschlag
• Einstiegsgehalt i.H.v. derzeit 3.839,72 € (EG 7 Basis) entsprechend der Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes Sachsen sowie jährliche Tarifsteigerungen
• eine familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit auch mobil im Homeoffice zu arbeiten
• ein aufgeschlossenes, unterstützendes und engagiertes Team
• fachlicher Austausch und Begleitung
• Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung

Weiterführende Informationen:

Im Falle von Rückfragen steht der Vorstandsbüro der Diakonie St. Martin (Ansprechpartner: Frau Czorny) unter der Telefonnummer 035891 38283 zur Verfügung.

Du möchtest Deine organisatorischen Fähigkeiten, Verwaltungserfahrung und Verantwortungsbewusstsein in einer vielseitigen Position einbringen?

Dann schick uns deine Bewerbung mit Lebenslauf und entsprechenden Qualifikationen schriftlich oder per E-Mail (eine PDF-Datei mit maximal 10 MB) [e-mail] oder postalisch an:

Diakonie St. Martin
Mühlgasse 10
02929 Rothenburg