Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Flensburg; Flensburg; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge des Öff. D

Fort- und Weiterbildungsangebote

EGYM Wellpass/ Firmenfitness

Jährliche Sonderzahlungen

Zeit-statt-Geld-Wahlmodell

Job summary

Stadt Flensburg sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in (d/w/m) im Bildungs- und Sportbüro. Die Stelle ist mit 25 Wochenstunden befristet als Krankheitsvertretung für sechs Monate zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt nach EG 5 TVöD.

Aufgaben umfassen Korrespondenz, Postkoordination, Telefonkontakt und Terminverwaltung. Es wird eine abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung vorausgesetzt.

Qualifications

• Aufgeschlossene, kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit.
• Sicheres, freundliches Auftreten und interkulturelle Kompetenz.
• Teamfähigkeit, Organisationsgeschick und eigenständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Allgemeine Korrespondenz erstellen und Schriftstücke bearbeiten.
• Posteingang/ -ausgang koordinieren und telefonischen Erstkontakt übernehmen.
• Terminverwaltung für Schulamt und Schulrätin.
• Budget-Überwachung und Beschaffung von Bürobedarf.
• Übersichts- und Nachweislisten erstellen und pflegen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Haushaltsmittel verwalten und bei Haushaltsbewirtschaftung mitwirken.

Skills

Aufgeschlossene Persönlichkeit

Kommunikationsfähig

Serviceorientierung

Interkulturelle Kompetenz

Teamfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Selbstständigkeit

Vertraulichkeit

Zuverlässigkeit

Bereitschaft zur Einarbeitung

Education

Verwaltungsfachangestellte*r (öffentl. Dienst)

1. Angestelltenprüfung

Kaufmännische Berufsausbildung (ReNo / Büromanagement / Hotelkauf)

Medizinische Fachangestellte/r (oder vergleichbare dreijährige Ausbildung)

Tools

MS Office

Job description

Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m) im Bildungs- und Sportbüro

Bei der Stadt Flensburg ist im Fachbereich Sport und Schulische Bildung im Schulamt der Abteilung Bildungs- und Sportbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter*in (d/w/m)

mit 25 Wochenstunden befristet als Krankheitsvertretung für sechs Monate zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt nach EG 5 TVöD.

Ihre Aufgaben:

• Erledigung der allgemeinen Korrespondenz sowie Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken
• Bearbeitung und Koordination des Posteingangs und Postausgangs
• Übernahme des telefonischen Erstkontakts für das Schulamt sowie Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Mitarbeitenden
• Terminverwaltung und -koordination für die Schulrätin und die Mitarbeitenden des Schulamtes
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Übersichts- und Nachweislisten
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Verwaltung und Überwachung der zugewiesenen Haushaltsmittel sowie Mitwirkung bei der Haushaltsbewirtschaftung
• abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder
• abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder eine
• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r (ReNo)
• Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d)
• Hotelkauffrau/-mann (m/w/d)
• medizinische Fachangestellte*r (m/w/d) oder eine
• ähnliche dreijährige Berufsausbildung

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

Wir erwarten:

• aufgeschlossene, kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit
• sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
• interkulturelle Kompetenz
• Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Schulleitungen, Lehrkräften, weiteren Schulbeschäftigten sowie internen und externen Ansprechpartner*innen
• sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationsmitteln
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Organisationsgeschick
• strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• freundliches und serviceorientiertes Auftreten im telefonischen und persönlichen Kontakt
• diskreter und sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue fachliche Themen und digitale Anwendungen einzuarbeiten
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
• jährliche Sonderzahlungen
• Tauschtage im Rahmen des „Zeit-statt-Geld-Wahlmodells“
• Betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
• Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Rosetti-Lembcke (Tel. [phone]) gerne zur Verfügung.

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellten

Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 15.11.2026 unter Angabe des Kennworts R31 per E-Mail im PDF-Format an [e-mail] .

Im Bewerbungsschreiben stellen Sie bitte umfassend dar, aus welchen Gründen Sie sich für die Stelle interessieren (Motivation) und schildern Sie prägnant Ihre Stärken und Kompetenzen. Dabei nehmen Sie bitte Bezug auf das o. g. Aufgaben- und Anforderungsprofil.

Die Personalauswahl ist ca. vier Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines Vorstellungsgesprächs vorgesehen.