Verwaltungsmitarbeit im Agility Lab

SFB 1313 | University of Stuttgart; Stuttgart; Híbrido; EUR 23 000 - 36 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Home-Office mf6glich

Flexible Arbeitszeiten

Resumo da oferta

Die Universität Stuttgart sucht eine orga- und sprachaffine Verwaltungsmitarbeit fcr das Agility Lab am Standort Stadtmitte mit Anteilen ffcr Remote-Arbeit.

Zu den Aufgaben ze4hlen Veranstaltungsorganisation, Terminfindung, Anmeldeverwaltung, Content-Pflege, Newsletter und Social Media sowie interne Kommunikation. Die Stelle ist bis 30.06.2029 befristet und in Teilzeit (19,75 Std./Woche).

Qualificações

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder verwaltungsspezifische Ausbildung bzw. gleichwertige Berufserfahrung im administrativen oder koordinierten Tätigkeitsbereich.
• Sie arbeiten eigenständig, stellen bei Unsicherheit Rückfragen.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2) und fehlerlose, stilistische Kommunikation.
• Erfahrung mit Textverarbeitung gängiger Büro-EDV-Software.
• Gutes Gespfcrffcr Gestaltung und Textstrukturen vorteilhaft.

Responsabilidades

• Organisation und Betreuung unserer Veranstaltungen (Lunch & Learn, Ausflfcge, Experimentierlabor).
• Terminfindung und Überblick fcber Themen und Termine.
• Kontakt zu Referierenden; Anmeldeverwaltung und Teilnehmenden-Management.
• Vorbereitungen (Raumsuche, Materialbestellung) und Nachsorge (Kennzahlen, Unterlagen).
• Mitarbeit bei Kommunikationsaufgaben: Website, Newsletter, Social Media, interne Kommunikation.
• Gestaltung von agilen Arbeitshilfen; Pflege unseres Wikis; Webredaktion; Materialversand und -verleih.

Conhecimentos

Organisationstalent

Eigeninitiative

Deutschkenntnisse C1/C2

Formação académica

kaufmännische oder verwaltungsspezifische Ausbildung

Ferramentas

OpenCMS

Descrição da oferta de emprego

Beim Agility Lab gestalten wir die Zukunft der Universität Stuttgart mit. Für unsere Vernetzungsveranstaltungen, Kommunikationsaktivitäten und Services suchen wir eine organisationsfreudige, sprachbegeisterte und zuverlässige Person als Verwaltungskraft zur Verstärkung.

Das Agility Lab ist ein Labor für agile Arbeitsweisen an der Universität Stuttgart an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung.

Unsere Angebote: Agile Methoden, Workshops, Veranstaltungen, Vernetzung, Beratung. Als Projekt mit Start-Up-Charakter ist es Dienstleister für Verwaltung und Institute. Innerhalb der Uni ist das Lab eine Stabsstelle der Kanzlerin.

Passend zu unserer Kultur im Agility Lab nutzen wir in dieser Ausschreibung das „Du“.

Wir haben ab sofort eine Stelle für die Verwaltungsmitarbeit (m/w/d) an unserem Standort in der Stadtmitte (mit Möglichkeit für anteilige Remote-Arbeit) zu vergeben.

Eckdaten

• 19,75 Stunden pro Woche (50 Prozent einer Vollzeitstelle)
• Vergütung bis zu E8 TV-L je nach persönlichen Voraussetzungen

Die Stelle ist eine Vertretung im Rahmen einer Freistellung und bis 30.06.2029 befristet.

Deine Aufgaben

• Organisation und Betreuung unserer Veranstaltungen wie Lunch & Learn, Ausflüge, Experimentierlabor, z. B.
• Terminfindungen
• Überblick über Themen und Termine behalten
• Kontakt mit Referierenden
• Anmeldeverwaltung und Teilnehmenden-Management
• Vorbereitung (z. B. Raumsuche, Materialbestellung)
• Nachsorge (z. B. Erfassung von Kennzahlen, Versenden von Unterlagen)

• Mitarbeit bei den Kommunikationsaufgaben des Agility Labs rund um agile Methoden und Veranstaltungen, z. B.
• Pflege der Website
• Newsletter
• Community-Chats und Social Media
• Interne Kommunikation
• Gestaltung von agilen Arbeitshilfen

• Service und Dokumentation zu den Angeboten des Agility Labs, z. B.
• Strukturiertes Pflegen unseres Wikis
• Webredaktion
• Materialversand und -verleih
• Buchungsbetreuung

Je nach persönlichem Interesse und fachlicher Qualifikation ist auch Mitarbeit in weiteren Aufgaben und Projekten des Agility Labs möglich.

Dein Profil

• Du verfügst über eine kaufmännische oder verwaltungsspezifische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in administrativen oder koordinierenden Tätigkeitsbereichen. Bestenfalls sind dir Strukturen und Besonderheiten im Hochschulkontext oder im Öffentlichen Dienst bekannt.
• Du gehst deinen Aufgaben eigenständig nach und scheust Dich nicht, bei Unklarheiten zu fragen.
• Du bringst verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit und legst Wert auf eine fehlerfreie, stilsichere Kommunikation (C1 oder C2).
• Du hast Erfahrung in der Textverarbeitung mit gängiger Büro-EDV-Software.
• Von Vorteil wären ein gutes Gespür für Gestaltung sowie Kenntnisse in der Strukturierung von Texten.
• Du hast Erfahrung mit der Pflege von Inhalten in Content-Management-Systemen (CMS), idealerweise mit OpenCMS, oder bist bereit, dich einzuarbeiten.
• Es ist dir selbstverständlich, Erkenntnisse aus deiner Arbeit zu dokumentieren.
• Die Arbeit in einem rücksichtsvollen und wertschätzenden Team passt zu deiner Arbeitsweise.
• Du bringst Eigeninitiative sowie eine Leidenschaft für neue Arbeitsformen mit.

Was du von uns erwarten kannst

• Spannende, abwechslungsreiche Projekte und Herausforderungen,
• flexible Arbeitszeiten – an unserem Standort Stadtmitte und im Home-Office,
• eine motivierende und ideenfördernde Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien,
• ein großes Netzwerk innerhalb der Universität Stuttgart,
• Zugang zu breitem Wissen rund um Agilität sowie Teilnahme-Möglichkeiten an Weiterbildungen im Agilitäts-Bereich,
• Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.

Die Universität Stuttgart als Arbeitgeberin: https://uni-stuttgart.de/arbeitgeberin

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung. Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zum Umgang mit Bewerberdaten findest du unter https://uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.