Verwaltungsfachkraft – Assistenz der Gemeindeleitung

Ev. Gesamtkirchengemeinde Esslingen; Esslingen am Neckar; Vor Ort; EUR 12.000 - 18.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Beschäftigung

Zuschuss zum Deutschlandticket

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Strukturierte Einarbeitung

Zusammenfassung

Ev. Gesamtkirchengemeinde Esslingen sucht eine Verwaltungsfachkraft (AGL - Assistenz der Gemeindeleitung) m/w/d in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis mit 28,21 % der Vollzeit (11 Wochenstunden).

Zu Ihren Aufgaben gehören Sekretariat, Gemeindeverwaltung, Finanzen und Vermietungen sowie die Beratung des Kirchengemeinderats. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit, sicherer Umgang mit MS-Office, Organisationstalent und Diskretion.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder Finanzen von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Bereitschaft, kirchliche Verwaltungsprogramme kennenzulernen.
• Freude an organisatorischen Aufgaben, strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer und sorgfältiger Umgang mit Zahlen, Belegen und Fristen.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden.
• Interesse am kirchlichen Leben der Evangelischen Kirchengemeinde.

Aufgaben

• Als Assistenz der Gemeindeleitung sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Pfarramt, Mitarbeitenden, Gemeindegliedern, Dienstleistern und der Regionalverwaltung.
• Sekretariat und Gemeindeverwaltung (ca. 2/3): Kommunikation, Büroorganisation, Termin- und Belegungsmanagement, Datenpflege.
• Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen und Dienstbesprechungen.
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit in Print- und Online-Medien.
• Finanzen und Vermietungen (ca. 1/3): Prüfung von Rechnungen, Weiterleitung an Regionalverwaltung, Spenden- und Belegmanagement.
• Beratung des Kirchengemeinderats zu finanzbezogenen Themen, Haushaltsplan und Rechnungsabschluss.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zahlenaffinität

Selbstständigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Kundenorientierung

Verlässlichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

MS-Office

Verwaltungssoftware

Kirchliche Verwaltungsprogramme

Jobbeschreibung

Verwaltungsfachkraft (AGL - Assistenz der Gemeindeleitung), m/w/d

in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis. Der Beschäftigungsumfang beträgt 28,21 % bei einer 39-Stunden-Woche (11,00 Wochenstunden).

Ihre Aufgaben:

• Als Assistenz der Gemeindeleitung sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Pfarramt, den haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden, Gemeindegliedern, Dienstleistern und der Evangelischen Regionalverwaltung. Sie übernehmen eigenständig organisatorische, administrative und finanzbezogene Aufgaben.


• Sekretariat und Gemeindeverwaltung (ca. 2/3 des Stellenumfangs):


• Kommunikation des Pfarramtes nach innen und außen


• Organisation des Gemeindebüros einschließlich Termin- und Belegungsmanagement


• Pflege von Daten und Verzeichnissen


• organisatorische Begleitung von Amtshandlungen und Führung der entsprechenden Verzeichnisse


• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, Sitzungen und Dienstbesprechungen


• Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit in Print- und Online-Medien


• Bearbeitung und Weiterleitung von Versicherungsfällen


• Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit zu vereinbarten Zeiten


• Finanzen und Vermietungen (ca. 1/3 des Stellenumfangs):


• Prüfung und fristgerechte Weiterleitung von Rechnungen an die Evangelische Regionalverwaltung


• Einholung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit


• sichere Verwahrung, Zählung und Einzahlung von Spenden und Opfern sowie Weiterleitung der entsprechenden Belege


• Mitwirkung bei der Beratung des Kirchengemeinderats zu finanzbezogenen Themen, insbesondere beim örtlichen Haushaltsplan und Rechnungsabschluss


• Erstellung des örtlichen Opferplans


• Auflegung des festgestellten und genehmigten Haushaltsplans


• Führung und Prüfung von Bestandsverzeichnissen und Vortragsbuch


• Organisation und Abwicklung von Vermietungen einschließlich Rechnungstellung

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, idealerweise mit entsprechender Berufserfahrung


• Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder im Finanzbereich ist von Vorteil


• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in kirchliche Verwaltungsprogramme einzuarbeiten


• Freude an organisatorischen Aufgaben sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise


• sicherer und sorgfältiger Umgang mit Zahlen, Belegen und Fristen


• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit


• freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten


• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen


• Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden


• Interesse an den Aufgaben und am kirchlichen Leben der Evangelischen Kirchengemeinde

Das bieten wir Ihnen:

• eine unbefristete Beschäftigung mit einem klar definierten und abwechslungsreichen Aufgabenbereich


• Vergütung nach der Kirchlichen Anstellungsordnung (KAO), vergleichbar mit dem TVöD


• eine strukturierte Einarbeitung und die Möglichkeit, die für die Tätigkeit erforderlichen fachlichen Schulungen zu besuchen


• eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit engem Kontakt zur Kirchengemeinde


• einen Zuschuss zum Deutschlandticket


• ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Pfarrer Jon André Søvde gerne zur Verfügung:

Telefon: [phone]