Verwaltungsangestellte/-r im Vorzimmer (m/w/d)

Lokaldirekt; Plettenberg; On-site; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Fortbildung

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Leistungsorientierte Bezahlung

Job summary

Lokaldirekt sucht eine Verwaltungsangestellte im Vorzimmer des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters in Plettenberg. Zu Ihren Aufgaben gehören alle Sekretariatsaufgaben im Vorzimmerbereich der Verwaltungsleitung, Terminkoordination, Posteingang/Versand, Telefonannahme, Besprechungsvorbereitung sowie Protokollführung und Rechnungsverbuchung.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder Verwaltungsfachangestelltenbereich mit, sind sicher im Umgang mit MS-Office und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement/Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte/r.
• Guter Umgang mit MS-Office und digitalen Services.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft.
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und gute Organisationsfähigkeit.
• Gute Umgangsformen und Ausdrucksweise.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Vorzimmer des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters selbstständig führen und organisieren.
• Anlaufstelle für Bürgeranfragen, digital, schriftlich und persönlich.
• Büromanagement, Post/Email, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen.
• Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung.
• Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen.
• Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat.
• Social Media Betreuung.

Skills

Diskretion

Zuverlässigkeit

Organisationsfähigkeit

Team- und Kommunikationsfähigkeit

MS-Office Kenntnisse

Digitale Services

Education

Ausbildung Büromanagement/Bürokommunikation

Tools

MS-Office

Dokumentenmanagementsystem

Job description

Verwaltungsangestellte/-r im Vorzimmer (m/w/d)

des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters.

Zu den Aufgaben gehören alle im Vorzimmerbereich der Verwaltungsleitung anfallenden Sekretariatsaufgaben,

insbesondere die Terminkoordination, der Posteingang und der Postversand, die Annahme

von Telefonaten, die Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (einschließlich der organisatorischen

Vor - und Nachbereitung), das Fertigen von Schreiben, Protokollführungen, das Verbuchen von

Rechnungen sowie das Erteilen von Auskünften.

Weitere Schwerpunkte Ihrer Tätigkeit sind:

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters
• Anlaufstelle für digitale, schriftliche und persönliche Anfragen und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern an den Bürgermeister und den allgemeinen Vertreter des Bürgermeisters
• Büromanagement (Bearbeitung von Post und E-Mail, Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem)
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Besprechungen, Tagungen und Empfängen
• Terminkoordination und inhaltliche Terminvorbereitung
• Erstellen von Beratungs- und Entscheidungsvorlagen
• Interne und externe Korrespondenz, auch nach Diktat
• Social Media Betreuung.

Inhaltliche Änderungen behalten wir uns vor.

Wir erwarten von Ihnen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement / Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung, möglichst mit Berufserfahrung in der Kommunalverwaltung
• Professioneller Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und digitalen Services
• Besonders hohes Maß an Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise und zeitliche Flexibilität sowie ausgeprägtes organisatorisches Geschick
• Gute Umgangsformen und stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksform
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TVöD.

Anerkannt Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Und das bieten wir Ihnen:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet an zentraler Stelle
• Sicherer, konjunkturunabhängiger Arbeitsplatz
• Gute Möglichkeiten zur Fort - und Weiterbildung
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Vielfältiges Angebot im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge (VBL).

Fragen zum Aufgabengebiet und personalrechtliche Fragen beantwortet Herr Hössl (Tel.: [phone]).

Mit Abgabe Ihrer Bewerbungsunterlagen erklären Sie Ihr Einverständnis, dass die Stadt Plettenberg Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungs - und Auswahlver-fahrens speichern und verarbeiten darf. Weitere Hinweise zum Thema Datenschutz unter www.plettenberg.de/datenschutz

Bewerbungen mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugniskopien, Tätigkeits-nachweise einschl. Arbeitgeberzeugnissen oder Beurteilungen) werden erbeten bis zum 31.10.2026.