Verwaltungs-Assistent*in

ZDF; Mainz; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Job summary

Das ZDF sucht eine Verwaltungsassistenz im Rechtemanagement. Sie unterstützen bei Vertrags- und Kostenprozessen, übernehmen Büromanagement, Fristenüberwachung und Organisation von Meetings.

Die Stelle ist unbefristet, Voll- oder Teilzeit möglich, mit flexiblen Arbeitszeiten und mobiler Arbeit. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung sowie Kenntnisse in Excel, Office-Anwendungen und Teams.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder gleichwertige Ausbildung

Responsibilities

• Unterstützung in Rechte-, Vertrags- und Kostenbereichen: Vorprüfung von Unterlagen, Erstellung einfacher Schreiben, Formularmuster

Skills

Excel

Office Suite

Teams

Organisationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

IT-Systeme

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Verwaltungsdirektion / Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf

Tarifliche Funktion:

Verwaltungs-Assistent*in

Vergütungsgruppe:

Einsatzort:

Eintrittsdatum:

zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart:

Festanstellung

Arbeitszeitumfang: Voll- oder Teilzeit(38.50Std.)

Die vakante Funktion kann auch durch zwei Teilzeitkräfte besetzt werden. Das Arbeitszeitmodell wird in Absprache festgelegt.

Dauer/Befristung: unbefristet

Wir im Referat Erwerb III innerhalb der Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf, Abteilung Rechtemanagement I, sind ein engagiertes Team und suchen motivierte Verstärkung. Zu unseren Aufgaben gehören unter anderem die Gestaltung, Verhandlung und Abwicklung unterschiedlicher Vertrags- und Beauftragungsmodelle im Bereich der Produktionsverträge sowie der klassischen freien Mitarbeit.

Sie arbeiten gern strukturiert, behalten auch bei einer Vielzahl von Vorgängen den Überblick und haben Freude daran, Prozesse zuverlässig zu organisieren? Dann bietet Ihnen das ZDF eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit als Verwaltungsassistent*in im Rechtemanagement. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben

• Einfache Assistenztätigkeit im Rechte-, Vertrags- und Kostenbereich: Vorprüfung eingehender Unterlagen, Erstellen einfacher Schreiben, Vorausfüllen von Formularen und Musterverträgen, systemgestützter Abgleich von Angaben sowie Aufbereitung relevanter Informationen für interne Prüfprozesse.
• Büromanagement & administrative Unterstützung: Organisation von Besprechungen, Fristenüberwachung, Wiedervorlagen, Pflege verschiedener Listen und IT-Systeme, Einholen und Weiterleiten von Informationen sowie gelegentliche Sekretariatsvertretung (Telefon, Post/E-Mail, Termine, Gästeempfang, Reiseorganisation).
• Vorbereitung von Zahlungen und Produktionsunterlagen: Zusammenstellung und Vorprüfung aller relevanten Unterlagen, strukturierter Abgleich zwischen den internen Systemen des Rechtemanagements DMS (Dokumentenmanagementsystem), RUKAS (Rechte- und Kostenklärungssystem), Excel und weiteren Datenquellen sowie Klärung einfacher Rückfragen nach Vorgabe.
• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben: Unterstützung bei kleineren Projekten, Pflege von Verteilern und Übersichten, einfache Recherchen sowie Aufbereitung von Unterlagen für interne Besprechungen und Präsentationen.
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder druch entsprechend gleichwertige Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Hohe Sorgfalt, Organisationsgeschick und Freude am strukturierten Arbeiten
• Sehr sicherer Umgang mit digitalen Systemen sowie gute Kenntnisse in Excel und Office-Anwendungen inkl. Teams
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Interesse an Verwaltungs- und Medienprozessen

Freuen Sie sich auf

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Programm, Produktion, Recht und Administration
• Ein engagiertes Team, moderne Arbeitsprozesse und ein vielfältiges Aufgabengebiet
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Rahmen tariflicher Regelungen

Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier .

Die Vergütung erfolgt nach unserer Vergütungstabelle . Die Einstufung bei Einstellung richtet sich nach Ihrer anrechenbaren Berufserfahrung und erfolgt zwischen Stufe 1 und 5.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Ein ZDF für alle