Direktionssekretär*in Verwaltungsdirektion

ZDF; Mainz; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Fort- und Weiterbildung/Mobilität

Digitale LernCampus

Wellhub (Gympass)

Kantine mit Essensgeldzuschuss

Job summary

ZDF sucht eine engagierte Direktionssekretär*infür die Verwaltungsdirektion. Sie koordinieren Termine, bereiten Dokumente vor und betreuen Posteingang sowie Abrechnungen. Die Stelle umfasst Vollzeit, unbefristet und eine enge Zusammenarbeit mit der Verwaltungsdirektorin sowie dem Team.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, gute Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im digitalen Büromanagement. Microsoft Office ist daily im Einsatz; Flexibilität und Eigenverantwortung runden das

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Erfahrung ideal im Leitungsbüro.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie zuverlässige Arbeitsweise.
• Erfahrung im digitalen Büromanagement und sicherer Umgang mit MS Office.
• Selbstständiges Arbeiten im Team mit hoher Lernbereitschaft.
• Interesse am ZDF-Auftrag und Einsatzbereitschaft in wechselnden Situationen.

Responsibilities

• Terminkoordination für die Verwaltungsdirektorin des ZDF für interne/externen Termine.
• Vorbereitung relevanter Dokumente und Dateien für Regelkommunikation.
• Posteingang/ -ausgang betreuen und Dienstreisen planen.
• Digitale Ablage eigenverantwortlich organisieren und Abrechnungen vorbereiten.
• Präsenzarbeit mit Bereitschaft zu längeren Arbeitszeiten im Wechsel.
• Unterstützung der direktionsdirektion in organisatorischen/ administrativen Aufgaben.

Skills

Sichere Auftreten

Gute Kommunikationsfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Digitale Bürowmanagement-Erfahrung

Teamfähigkeit

Technische Offenheit

Interesse am ZDF-Auftrag

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Direktionssekretär*in Verwaltungsdirektion

Bereich:

Verwaltungsdirektion / Leitung

Tarifliche Funktion:

Vergütungsgruppe:

Einsatzort:

Eintrittsdatum:

zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart:

Festanstellung

Arbeitszeitumfang: Vollzeit(38.50Std.)

Dauer/Befristung: unbefristet

Du koordinierst gerne und mit Weitblick? Du behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick, setzt Prioritäten sicher und arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich? Du hast Freude daran, die Verwaltungsdirektorin und ihr Team in vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben zu unterstützen und dabei mit unterschiedlichsten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern innerhalb und außerhalb des ZDF zusammenzuarbeiten? Zudem überzeugst Du durch ein freundliches, verbindliches Auftreten?Dann wartet bei uns eine spannende Aufgabe auf Dich!

Die Verwaltungsdirektion gestaltet und steuert zentrale Rahmenbedingungen für das ZDF. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem Personal, Finanzen, Einkauf, Gebäude, Archive, Sicherheit sowie die Entwicklung und Umsetzung strategischer Infrastruktur- und Zukunftsthemen in diesen Bereichen. Die Verwaltungsdirektorin ist Mitglied der Geschäftsleitung und trägt gemeinsam mit ihrem Team (3 Personen) maßgeblich zur erfolgreichen Weiterentwicklung des ZDF bei.

Wir bieten Dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem vielseitigen Aufgabengebiet direkt bei der Verwaltungsdirektorin als Direktionssekretär*in. Dich erwarten verantwortungsvolle Aufgaben, spannende Einblicke in die Arbeit der Geschäftsleitung sowie ein professionelles Arbeitsumfeld mit offener Kommunikation, kurzen Abstimmungswegen und einem starken Teamgeist. Hier kannst Du Deine organisatorischen Fähigkeiten, Dein Kommunikationsgeschick und Deine Selbstständigkeit aktiv einbringen und weiterentwickeln.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Terminkoordination für die Verwaltungsdirektorin des ZDF für interne sowie externe Termine
• Du bereitest alle relevanten Dokumente und Dateien eigenständig für sämtliche Regelkommunikation mit den verschiedenen Bereichen innerhalb und außerhalb des ZDF vor
• Du kümmerst Dich um alle relevanten Postein- und -ausgänge
• Du planst und koordinierst alle anfallenden Dienstreisen und bereitest die Abrechnung vor
• Du organisierst eigenverantwortlich die zumeist digitale Ablage
• Du arbeitest in Präsenz. Aufgrund der besonderen Anforderungen des Direktionssekretariats wird die Bereitschaft vorausgesetzt, im Rahmen eines abgestimmten Wechsels auch längere Arbeitszeiten zu übernehmen

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene, vorzugsweise kaufmännische, Berufsausbildung und möglichst mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einem Leitungsbüro auf Geschäftsleitungsebene oder eines größeren Bereichs, oder Du verfügst durch einen gleichwertigen Berufswerdegang über vergleichbare Kenntnisse
• Du hast ein sicheres Auftreten und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Du hast bereits weitreichende Erfahrung im digitalen Büromanagement und bist aufgeschlossen gegenüber kommenden technischen Neuerungen
• Die Microsoft-Produktfamilie ist für Dich ein täglicher Begleiter in Deinem Arbeitsalltag
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, schätzt aber auch die Atmosphäre eines gut funktionierenden Teams
• Du interessierst Dich für das ZDF und seinen Auftrag
• Du verfügst über ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Lernbereitschaft

Freue Dich außerdem auf

• moderne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einen digitalen LernCampus und Personalentwicklungsprogramme, mit denen wir die persönliche Weiterentwicklung fördern
• ein vielfältiges Angebot für Gesundheit – für Körper und Geist! Wellhub (Gympass), zahlreiche Sportgruppen sowie (Online-)Kurse
• eine leckere, vielfältige Job-Fit zertifizierte Kantine mit einem Nachhaltigkeitskonzept und sogar einem Essensgeldzuschuss

Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, findest Du hier .

Die Vergütung erfolgt nach unserer Vergütungstabelle . Die Einstufung bei Einstellung richtet sich nach Deiner anrechenbaren Berufserfahrung und erfolgt zwischen Stufe 1 und 5.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Ein ZDF für alle