Vertragsmanagerin / Vertragsmanager (w/m/d)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben; Potsdam; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersversorgung

30 Tage Urlaub/31 Tage ab 2027

Zuschuss zum JobTicket

Fortbildungsangebote

Wohnungsmietoption aus Bestand

Job summary

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Vertragsmanager:in (w/m/d) für das Serviceteam am Standort Potsdam. Die Stelle umfasst das Mietenmanagement, Vertrags- und Kautionsprozesse sowie das SAP‑basierte Vertragsmanagement und die Wohnraumbewirtschaftung.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise Erfahrung in der Wohnungswirtschaft, und sichere IT‑Kernanwendungen (Word, Excel, Outlook) mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise Immobilien- oder Wohnungswirtschaft
• Grundlegende immobilienwirtschaftliche Kenntnisse
• Idealerweise Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft
• Sicherer Umgang mit IT-Standardanwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Gute Anwenderkenntnisse in SAP bzw. Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen
• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kunden-/adressatenorientiertes Verhalten
• Teamorientiertes Handeln, Kritikfähigkeit

Responsibilities

• Mietenmanagement und Ansprechperson der Mieterschaft mit vorhandenen Mietverträgen
• Übernahme und Überwachung des Miet- und Kautionsmanagements
• Vorbereitung von Mietwertermittlungen und Mietanpassungsverfahren
• Unterstützung bei gerichtlichen Mahnverfahren
• Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und SAP‑Unterlagen
• Erstellen von Übergabe-/Rückgabeprotokollen, Besichtigungen und Wohnungsübergaben
• Prüfung von Kündigungsfristen und Überwachung von Kündigungsvorgängen
• Forderungsmanagement und Mietsicherheit Freigabe
• Übernahme von Wohnungen in den Bestand und Koordination mit dem Baumanagement
• Mieterkommunikation und Aufgaben des Umzugsmanagements im Rahmen technischer Maßnahmen
• Unterstützung bei Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten

Skills

Mietenmanagement

Mieterkommunikation

Vertragsmanagement

SAP-Anwenderkenntnisse

Office-Standardanwendungen

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

CRM-System

Job description

Unser Serviceteam am Arbeitsort Potsdam bewirtschaftet einen Bestand von rund 1.300 Wohneinheiten. Als Ansprechperson für Mietinteressenten sowie für unsere Mieterinnen und Mieter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung eine/einen:

Vertragsmanagerin /
Vertragsmanager (w/m/d)

(Entgeltgruppe 7 TVöD Bund, Kennung: OSWO203022, Stellen‑ID 1498900)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer seinerzeit eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer rund 40.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 28 Serviceteams.

Aufgaben

• Mietenmanagement (Betreuung lfd. Mietverhältnisse, Beendigung von Mietverhältnissen, Mieterkommunikation etc.)
  • Mietenmanagement und Ansprechperson der Mieterschaft mit vorhandenen Mietverträgen, Betreuung laufender Mietverhältnisse
  • Übernahme & Überwachung des Miet- und Kautionsmanagements
  • Vorbereitung von Mietwertermittlungen, Bearbeitung/Durchführung von Mietanpassungsverfahren, z. B. im Rahmen von Modernisierungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Unterstützung bei der Durchführung von gerichtlichen Mahnverfahren
  • Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im SAP‑System, Auswertung/Zusammenstellung von Mietverträgen
  • Erstellen von Übergabe‑/Rückgabeprotokollen, Besichtigung und Übergabe von Wohnungen, Durchführung von Wohnungsbesichtigungen inkl. Übergabe und Wohnungsabnahmen
  • Prüfung von Kündigungsfristen und Fertigung von Kündigungsbestätigungen, Überwachung von Kündigungsvorgängen
  • Forderungsmanagement sowie Kontrolle und Abschluss des Mieterkontos, Beendigung von Mietverhältnissen Freigabe der Mietsicherheit (Kautionsauszahlung)
  • Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung
  • Abstimmung mit der Vergabestelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungsfürsorge sowie Gewinnung von Neukunden
  • Koordinierung des Vermietungsprozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Mieterkommunikation und Aufgaben des Umzugsmanagements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
  • Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten in den Wohnliegenschaften
• Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten und Marketingangelegenheiten
  • Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten für Stellplätze und Garagen einschließlich Vertragsmanagement von Stellplätzen und Garagen
    Erstellung von Gestattungsverträgen und Bearbeitung von Vertragsanpassungen
  • Erstellung von Exposés und laufende Qualitätskontrolle
  • Erstellung von objekt- und quartiersspezifischen Marketingmaßnahmen inkl. Preis‑/Produktdifferenzierung
  • Datenerfassung und Stammdatenpflege unter Anwendung von SAP, Zusammenstellen/Auswerten von Listen, Sicherstellung der Stammdatenqualität in SAP und im CRM‑System

Profil

Qualifikation:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt in der Immobilien-, Grundstücks- oder Wohnungswirtschaft

Fachkompetenzen:

• grundlegende immobilienwirtschaftliche Kenntnisse
• idealerweise Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft
• sicherer Umgang mit IT‑Standardanwendungen (Word, Excel, Outlook)
• gute Anwenderkenntnisse in SAP bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen

Weitere Anforderungen:

• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen
• gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
• kunden‑/adressatenorientiertes Verhalten
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit

Wir bieten

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub/31 Tage ab 2027
• Zeit-statt-Geld-Wahlmodell
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Zuschuss zum Deutschland‑/JobTicket

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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