Teilzeit 20-30h Office & Finance Manager (m/w/d)

Join; Kiel; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

28 Urlaubstage

Freie Weihnachten/Neujahr

Geburtstag frei halber Tag

Edenred Guthaben 25€

Weiterbildungsbudget 1000€

Apple Ausstattung

Corporate Benefits

Team-Events & Workations

Gleitzeit

Kurze Kommunikationswege

Zusammenfassung

Strehlow Media in Kiel sucht eine organisatorisch versierte Unterstützung, die Buchhaltungsvorbereitung, Office-Management und Assistenz koordiniert. Du arbeitest eng mit dem Steuerberater zusammen und optimierst interne Prozesse hin zu effizienteren Abläufen.

Du bringst DATEV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Tools und Eigeninitiative mit. Flexible Arbeitsmodelle, kontinuierliche Weiterbildung und ein modernes Arbeitsumfeld with Apple-Equipment gehören dazu.

Qualifikationen

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen
• Erfahrung mit Automatisierungstools wie Make/Zapier/n8n/ChatGPT ist ein Plus

Aufgaben

• Übernahme vorbereitender Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen, hochladen und automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen betreuen
• Bank- und Zahlungsbelege zuordnen
• offene Posten im Blick behalten
• Zahlungsverkehr vorbereiten/ durchführen
• Reisekosten und Abrechnungen bearbeiten
• Kostenstellen pflegen und Monatsabschlüsse vorbereiten
• Rückfragen an Steuerberater eigenständig beantworten
• Buchhaltung so vorbereiten, dass wenig manuelle Arbeit anfällt
• Office Management: Büroorganisation, Post, Bestellungen
• Verträge, Dokumente, Ablagen organisieren; Versicherungen betreuen
• Reisen, Meetings, Termine organisieren; Team-Events mitorganisieren
• Prozesse automatisieren & AI als Arbeitswerkzeug verstehen

Kenntnisse

DATEV-Erfahrung

digitale Tools

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

Make

Zapier

n8n

ChatGPT

Jobbeschreibung

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung.

Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Aufgaben

Buchhaltung & Finance

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater.

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsbelege sauber zuordnen
• offene Posten im Blick behalten
• Zahlungsverkehr vorbereiten bzw. durchführen
• Reisekosten und sonstige Abrechnungen bearbeiten
• Kostenstellen und Buchhaltungsunterlagen sauber pflegen
• Monatsabschlüsse organisatorisch vorbereiten
• Rückfragen unseres Steuerberaters eigenständig beantworten
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

**Office Management

**Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros.

• allgemeine Büroorganisation
• Post und Bestellungen
• Büromaterial und Ausstattung
• Organisation unserer Arbeitsplätze
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• organisatorisches Onboarding und Offboarding unterstützen
• den Überblick über wiederkehrende administrative Aufgaben behalten
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

**Assistenz & Organisation

**Zum Beispiel:

• Informationen zusammentragen
• Unterlagen vorbereiten
• administrative Themen nachhalten
• Termine und kleinere Projekte koordinieren
• mit Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern kommunizieren
• Aufgaben übernehmen, die sonst unnötig bei Geschäftsführung oder COO hängen bleiben würden

**Prozesse, Automatisierung & AI

**Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen.
Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• Prozesse hinterfragen
• wiederkehrende Arbeit erkennen
• Spaß daran haben, dir selbst Arbeit wegzuautomatisieren

Qualifikation

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make, Zapier, n8n, ChatGPT oder anderen Automatisierungstools ist ein Plus, aber kein Muss.

Viel wichtiger ist uns, dass du Lust hast, dich darin einzuarbeiten und deine eigenen Prozesse immer weiter zu verbessern.

Benefits

28 Urlaubstage zum Start – anschließend jedes Jahr einen zusätzlichen Urlaubstag bis maximal 34 Tage

Weihnachten und Neujahr frei

An deinem Geburtstag einen halben Tag frei

25 € Edenred-Guthaben jeden Monat steuerfrei

Mindestens 1.000 € Weiterbildungsbudget pro Jahr, vertraglich zugesichert

Moderne Apple-Ausstattung mit MacBook, iPhone und allem, was du für deinen Arbeitsplatz brauchst

Corporate Benefits & Benefits-me mit zahlreichen Mitarbeiterrabatten

Mindestens zwei Teamevents pro Jahr sowie gemeinsame Workations

Gleitzeit und keine klassischen Kernarbeitszeiten

Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine eigenen Prozesse und deinen Arbeitsbereich selbst zu gestalten

Kurze Kommunikationswege über Slack statt unnötiger E-Mail-Ketten und Konzernbürokratie

Ein Umfeld, in dem Weiterbildung, neue Technologien, AI und das Ausprobieren neuer Lösungen ausdrücklich erwünscht sind

Ein kleines Team mit direkter Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Klingt nach dir?
Dann möchten wir dich kennenlernen.
Du brauchst von uns aus kein aufwendiges Anschreiben.
Schick uns einfach deinen Lebenslauf und ein paar Sätze dazu,

• wer du bist,
• wie viel Erfahrung du mit DATEV und Buchhaltung hast,
• wie viele Stunden du arbeiten möchtest
• und warum du glaubst, dass diese Rolle zu dir passt.