Teamassiszenz

Staatliches Schulamt Südthüringen; Jena; Hybrid; EUR 10,000 - 17,000; Part time

Benefits offered by this job

TV-L Entgeltgruppe 6

30 Tage Erholungsurlaub

Gleitzeit

Telearbeit möglich

VBL

Job summary

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht eine Teamassistenz in Teilzeit (25%), unbefristet. Sie unterstützen das Team innerhalb einer international zusammengesetzten Arbeitsgruppe und übernehmen Organisation rund um Bestellwesen, Finanzen und Lehre im regulären Universitätsbetrieb.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem die Koordination von Dienstreisen, Einstellungsvorbereitungen und die Unterstützung bei organisatorischen Abläufen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erwünscht.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung.
• Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Sachbearbeitung, ideal Hochschul-/Wissenschaftsbackground.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohes Kommunikations- und Teamvermögen; selbstständig, strukturiert und zuverlässig.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Verwaltungs- und Campusmanagementsysteme.

Responsibilities

• Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsbereiche (Schreibarbeiten, Korrespondenz, Auskunft, Ablage, Büroorganisation, Termin- und E-Mail-Management).
• Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten.
• Durchführung des Bestellwesens und Abwicklung via SAP; Kommunikation mit dem Finanzdezernat.
• Mitwirkung bei der Koordination der Lehre (Raumbuchungen, Lehrveranstaltungen in Friedolin).
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Mithilfe bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden (Dokumente, Kommunikation mit Personaldezernat, Einstellungsablauf).

Skills

Büroorganisation

Verwaltungsaufgaben

MS-Office

Bestellwesen

SAP

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Friedolin

Campus Management System

Job description

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light - Life - Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Teamassiszenz

in Teilzeit (25% / 10 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

In der international zusammengesetzten Arbeitsgruppe werden aktuelle Themen im Bereich der Interaktion von Brandpilzen mit ihren Wirtspflanzen untersucht. Mit Ihrer Mitarbeit unterstützen Sie die Organisation innerhalb der Arbeitsgruppe, übernehmen Verantwortung für das Bestellwesen, behalten den Überblick über die Finanzen und unterstützten die Organisation der Lehre im regulären Universitätsbetrieb.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsbereiche (u. a. Schreibarbeiten/ Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation- und Archivierung, Büroorganisation, Termin und E-Mail Management)
• Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten
• Durchführung des Bestellwesens und der korrekten Abwicklung mittels SAP sowie Kommunikation mit dem Finanzdezernat
• Mitwirkung bei der Koordination der Lehre (u. a. Raumbuchungen, Anlegen von Lehrveranstaltungen im Campus Management System 'Friedolin')
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Mithilfe bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden (Kommunikation mit den Kandidaten, Einholen der benötigten Dokumente und Unterschriften, Kommunikation mit dem Personaldezernat, Sicherstellung und Begleitung des formalen Ablaufes des Einstellungsprozesses)

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Sie bringen idealerweise Erfahrung in der Büroorganisation und administrativen Sachbearbeitung mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und haben die Bereitschaft, sich in weitere Verwaltungs- und Campusmanagementsysteme einzuarbeiten.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit- und Naherholungswert
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit) und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (10 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Online Bewerbung

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