Projektmanager:in Digitalisierung Campusmanagement (Teilprojektleitung HISinOne EXA)

Friedrich Schiller University Jena; Jena; Hybrid; EUR 52.000 - 72.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L E11

30 Tage Urlaub

Telearbeit möglich

Kinderbetreuung

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Projektmanager:in Digitalisierung Campusmanagement (Teilprojektleitung HISinOne EXA). Die Stelle ist in Vollzeit befristet bis zum 31.12.2028, Verlängerung bis 30.06.2029 wird angestrebt.

Sie koordinieren fachliche Anforderungen, Stakeholder-Gremien und die Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, zentralen Einrichtungen und der IT. Zu Ihren Aufgaben gehört die fachliche Leitung des Teilprojekts EXA, die Weiterentwicklung

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Projektmanagement.
• Nachweisliche Kenntnisse in klassischen und agilen Methoden.
• Erfahrung im strukturierten Anforderungsmanagement und Übersetzung von Anforderungen.
• Erfahrungen in der Koordination heterogener Stakeholder sowie Moderation von Gruppen.
• Sehr gute Kommunikations-, Moderations- und Organisationskompetenz.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein sowie ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Kenntnisse universitärer Strukturen bzw. öffentlicher Einrichtungen wünschenswert.

Aufgaben

• Fachliche Leitung und Koordination des Teilprojekts EXA innerhalb des HISinOne Projekts.
• Steuerung des Anforderungsmanagements, Erhebung, Konsolidierung und Priorisierung.
• Schnittstellenmanagement zu Fachbereichen, Key-Usern und IT.
• Übersetzung fachlicher Anforderungen in technische Spezifikationen.
• Planung, Organisation und Moderation von Workshops sowie Koordination des Key-User-Netzwerks.
• Abstimmung mit Teilprojektleitungen und Unterstützung der Gesamtprojektleitung.
• Begleitung der Umsetzung, Testkoordination und Qualitätssicherung.
• Projektcontrolling sowie Risiko-, Stakeholder- und Changemanagement.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen.
• Unterstützung bei organisatorischer Weiterentwicklung und Change-Prozessen.

Kenntnisse

Projektmanagement

Koordination

Kommunikationsstärke

Moderation

Agile Methoden

Anforderungsmanagement

Stakeholder-Management

Teamführung

Ausbildung

Master-/Diplom-/Bachelor-Abschluss

Tools

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 275/2026

Fristende 22.10.2026

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Dezernat 1 - Studierende ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Projektmanager:in Digitalisierung Campusmanagement (Teilprojektleitung HISinOne EXA)

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.12.2028 zu besetzen.

Eine Verlängerung bis zum 30.06.2029 wird angestrebt.

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena gestaltet mit der Einführung des Campusmanagementsystems HISinOne die digitale Zukunft von Studium und Lehre. Für die Umsetzung des Moduls EXA (Studiengangs-, Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für das Projektmanagement, die die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT koordiniert und die erfolgreiche Umsetzung des Teilprojekts maßgeblich gestaltet. In dieser Schlüsselrolle steuern Sie das fachliche Anforderungsmanagement, koordinieren das Key-User-Netzwerk sowie die Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, zentralen Einrichtungen und der IT und begleiten die Umsetzung eines der zentralen Digitalisierungsprojekte der Universität.

Ihre Aufgaben:

• Fachliche Leitung und Koordination des Teilprojekts EXA (Studiengangs-, Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) innerhalb des Campusmanagementprojekts HISinOne
• Steuerung und Weiterentwicklung des fachlichen Anforderungsmanagements einschließlich Erhebung, Konsolidierung, Priorisierung und Dokumentation fachlicher Anforderungen
• Schnittstellenmanagement zwischen Fachbereichen, Key Usern, zentralen Einrichtungen und der technischen Teilprojektleitung zur Sicherstellung einer zielgerichteten Umsetzung
• Aufbereitung und Übersetzung fachlicher Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen für die technische Realisierung
• Planung, Organisation und Moderation von Workshops, Arbeitsgruppen und Abstimmungsterminen sowie Koordination des Key-User-Netzwerks
• Strategische Planung und Abstimmung mit den weiteren Teilprojektleitungen sowie Unterstützung der Gesamtprojektleitung bei der Steuerung des Gesamtprojekts
• Begleitung der Umsetzung einschließlich Testkoordination, Qualitätssicherung sowie Unterstützung bei Abnahmen und der Vorbereitung des Produktivbetriebs
• Mitwirkung im Projektcontrolling sowie bei Risiko-, Stakeholder- und Changemanagement
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für Projektgremien und die Projektleitung
• Unterstützung der organisatorischen Weiterentwicklung und Begleitung von Veränderungsprozessen im Rahmen der Einführung des neuen Campusmanagementsystems

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Diplom, Bachelor oder vergleichbar) oder eine durch einschlägige Berufserfahrung erworbene gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Projektmanagement oder in der Leitung bzw. Koordination komplexer Projekte
• Nachweisbare Kenntnisse und praktische Erfahrungen in klassischen und agilen Projektmanagementmethoden
• Erfahrungen im strukturierten Anforderungsmanagement sowie in der adressatengerechten Übersetzung fachlicher Anforderungen für technische Umsetzungsteams
• Erfahrungen in der Koordination heterogener Stakeholder sowie Moderation von Arbeitsgruppen, Workshops und Gremien
• sehr ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Organisationskompetenz
• ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein sowie eine strukturierte, ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Teamfähigkeit sowie ein souveränes und wertschätzendes Konfliktmanagement
• idealerweise erste Erfahrungen in der Führung oder Koordination von Teams
• Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsprozesse an Hochschulen oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtungen wünschenswert
• Erfahrungen im Change- und Akzeptanzmanagement, insbesondere bei Digitalisierungs- oder Organisationsentwicklungsprojekten wünschenswert
• Erfahrungen mit Werkzeugen im Anforderungsmanagement (z. B. Jira, Confluence oder vergleichbare Systeme) wünschenswert

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E11 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
• Die Chance, in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftsweisende Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung mitzugestalten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit- und Naherholungswert
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen