Teamassistenz / Sachbearbeitung (m/w/d)

BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH; Bremerhaven; Vor Ort; EUR 20.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Teilzeitarbeitsplatz

TVöD inklusive Jahressonderzahlungen

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH sucht eine Teamassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) zur Unterstützung des Marketingteams bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben. Sie behalten Fristen, Vergaben und Dokumentationen im Blick und sichern reibungslose Büro- und Prozessabläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Reisemanagement, Auftrags- und Vergabemanagement, Datenpflege sowie EU-Projekte.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbar.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Datenbanken.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Prioritätensetzung.

Aufgaben

• Unterstützung des Marketingteams bei administrativen Aufgaben.
• Organisation von Terminen, Besprechungen und Aufträgen.
• Reiseorganisation und Veranstaltungsorganisation (Raumbuchung, Catering, Listen, Abrechnung).
• Auftrags- und Vergabemanagement inkl. Unterlagen zusammenstellen und dokumentieren.
• EU-Projekte administrativ begleiten und Aktenkontrolle unterstützen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Büromanagement

Datenbankkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH ist im Auftrag der Stadt Bremerhaven und des Landes Bremen zuständig für die Entwicklung, Stärkung und Vermarktung des Wirtschaftsstandortes Bremerhaven.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Teamassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d), die unser Marketingteam bei den administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt. Sie halten unserem Marketingteam den Rücken frei, behalten bei Vergaben, Dokumentationen und Fristen den Überblick und sorgen dafür, dass alle büro- und projektbezogenen Verwaltungsprozesse zuverlässig laufen.

Teamassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) für unser Marketingteam - Entgeltgruppe 8 TVöD (Entgeltordnung/VKA) -

Ihre Aufgaben:

Organisation & Büromanagement

• Sie unterstützen unser Marketingteam bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Aufträge und übernehmen deren organisatorische Vor- und Nachbereitung
• Sie kümmern sich um das Reisemanagement und unterstützen bei der administratriven Organisation von Veranstaltungen (z.B. Raumbuchung, Catering, Teilnehmerlisten, Rechnungsabwicklung)
• Sie unterstützen das Team bei Bedarf und hohem Arbeitsaufkommen bei der Telefonannahme

Auftrags- und Vergabemanagement

• Sie holen Angebote ein, bereiten Aufträge vor und stellen die dafür erforderlichen Unterlagen zusammen
• Sie unterstützen bei Ausschreibungs- und Vergabeverfahren und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation
• Sie prüfen Rechnungen, übernehmen die Kontierung und sorgen für eine ordnungsgemäße Abwicklung

Recherche & Datenmanagement

• Sie recherchieren eigenständig administrative und organisatorische Grundlagen (z.B. Dienstleister, Angebote, behördliche Vorgaben) und bereiten diese strukturiert auf
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken, Übersichten und weitere relevante Arbeitsgrundlagen

EU-Projekte & Projektadministration

• Sie unterstützen das Team bei der administratriven Abwicklung von EU-Projekten
• Sie prüfen Projektdokumentationen auf Vollständigkeit und unterstützen bei Projektabschluss und -Aktenkontrolle
• Sie stellen abrechnungsrelevante Unterlagen zusammen, prüfen diese auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit und dokumentieren die entsprechenden Vorgänge

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres sprachliches Ausdrucksvermögen
• Sicherer Umgang mit MW-Office und Datenbankprogrammen
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie haben ein gutes Gespür für Organisation und Prioritäten und packen Dinge eigeninitiativ an
• Sie gehen verantwortungsvoll und gewissenhaft mit vertraulichen Informationen, Unterlagen und Fristen um
• Sie haben Freude daran, Ordnung in Prozesse und Informationen zu bringen und arbeiten sich auch in formale oder administrative Themen gerne ein
• Sie kommunizieren freundlich, respektvoll, verbindlich und professionell - schriftlich wie mündlich
• Sind team- und serviceorientiert und verstehen sich als verlässliche Unterstützung für unser Marketingteam

Unser Angebot:

• Einen attraktiven, unbefristeten Teilzeitarbeitsplatz (mindestens 19,5 Stunden/Woche - eine höhere Stundenzahl wäre ggf. möglich) mit interessanten und vielfältigen Aufgaben
• Eine attraktive Vergütung gem. TVöD inklusive Jahressonderzahlungen
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL) als Basisversicherung für eine lebenslange
  Betriebsrente
• Flexible Arbeitszeiten
• Fachliche/persönliche Weiterentwicklung durch gezielte Fortbildungsmaßnahmen
• Lebendige Unternehmenskultur mit gemeinsamen Aktivitäten in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
• Flache Hierarchien und direkte Kommunikation per "Du"
• Wir sind als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert und leben den fairen und
  vertrauensvollen Umgang miteinander. Wir legen großen Wert auf Vereinbarkeit von Familie,
  Freizeit und Beruf

Sie benötigen noch weitere Informationen?
Fragen beantwortet vorab gerne Frau Fee-Sophie Focke, stellvertretende Geschäftsbereichsleiterin Standortmarketing und Öffentlichkeitsarbeit unter Tel. [phone] oder per Email [e-mail].