Teamassistenz/ Sachbearbeitung (m/w/d)

BIS Bremerhavener Gesellschaft f.Investitionsförderung+Stadt- entw.mbH; Bremerhaven; Vor Ort; EUR 32.000 - 48.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teilzeitarbeit

TVöD-Bezahlung

VBL betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Hansefit

Fahrrad-Leasing

Zusammenfassung

BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH sucht eine Teamassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) für das Marketingteam in Bremerhaven. Die Stelle ist als Teilzeitstelle ab 19,5 Stunden pro Woche vorgesehen.

Die Bezahlung erfolgt nach TVöD (Entgeltgruppe 8) mit Jahressonderzahlungen. Sie unterstützen das Marketingteam bei administrativen Aufgaben, Organisation und Dokumentation, koordinieren Termine, bearbeiten Reisemanagement und betreuen Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versierter Umgang mit MS-Office und Datenbanken.

Aufgaben

• Organisation & Büromanagement des Marketingteams.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Aufträgen
• Reise- und Veranstaltungsorganisation inkl. Catering und Abrechnung
• Telefonische Betreuung und Auftrags-/Vergabemanagement
• Angebotsbeschaffung, Unterlagen vorbereiten und dokumentieren
• Unterstützung bei Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
• Rechnungen prüfen, kontieren und abwickeln
• Recherche, Datenpflege und EU-Projektadministration

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office-Sicherheit

Termin- und Auftragskoordination

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Datenbankprogramme

Jobbeschreibung

Teamassistenz/Sachbearbeitung (m/w/d) für unser Marketingteam

-Entgeltgruppe 8 TVöD (Entgeltordnung/VKA)–

Ihre Aufgaben:

• Organisation & Büromanagement
• Sie unterstützen unser Marketingteam bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Aufträge und übernehmen deren organisatorische Vor- und Nachbereitung
• Sie kümmern sich um das Reisemanagement und unterstützen bei der administrativen Organisation von Veranstaltungen (z. B. Raumbuchung, Catering, Teilnehmerlisten, Rechnungsabwicklung)
• Sie unterstützen das Team bei Bedarf und hohem Arbeitsaufkommen bei der Telefonannahme Auftrags-und Vergabemanagement
• Sie holen Angebote ein, bereiten Aufträge vor und stellen die dafür erforderlichen Unterlagen zusammen
• Sie unterstützen bei Ausschreibungs-und Vergabeverfahren und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation
• Sie prüfen Rechnungen, übernehmen die Kontierung und sorgen für eine ordnungsgemäße Abwicklung
• Recherche & Datenmanagement: Sie recherchieren eigenständig administrative und organisatorische Grundlagen (z. B. Dienstleister, Angebote, behördliche Vorgaben) und bereiten diese strukturiert auf
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken, Übersichten und weitere relevante Arbeitsgrundlagen
• EU-Projekte & Projektadministration: Sie unterstützen das Team bei der administrativen Abwicklung von EU-Projekten
• Sie prüfen Projektdokumentationen auf Vollständigkeit und unterstützen bei Projektabschluss und Aktenkontrolle
• Sie stellen abrechnungsrelevante Unterlagen zusammen, prüfen diese auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit und dokumentieren die entsprechenden Vorgänge

Dasbringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres sprachliches Ausdrucksvermögen
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Datenbankprogrammen
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie haben ein gutes Gespür für Organisation und Prioritäten und packen Dinge eigeninitiativ an
• Sie gehen verantwortungsvoll und gewissenhaft mit vertraulichen Informationen, Unterlagen und Fristen um
• Sie haben Freude daran, Ordnung in Prozesse und Informationen zu bringen, und arbeiten sich auch in formale oder administrative Themen gerne ein
• Sie kommunizieren freundlich, respektvoll, verbindlich und professionell – schriftlich wie mündlich
• Sie sind team- und serviceorientiert und verstehen sich als verlässliche Unterstützung für unser Marketingteam

UnserAngebot:

• Einen attraktiven, unbefristeten Teilzeitarbeitsplatz (mindestens 19,5 Stunden/Woche – eine höhere Stundenzahl wäre ggf. möglich) mit interessanten und vielfältigen Aufgaben
• Eine attraktive Vergütung gem. TVöD inklusive Jahressonderzahlungen
• Attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL) als Basisversicherung für eine lebenslange Betriebsrente
• Flexible Arbeitszeiten
• Fachliche/persönliche Weiterentwicklung durch gezielte Fortbildungsmaßnahmen
• Lebendige Unternehmenskultur mit gemeinsamen Aktivitäten in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
• Flache Hierarchien und direkte Kommunikation per "Du"
• Hansefit
• Fahrrad-Leasing

Kontakt

BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH

Frau Sabine Wilken

Am Alten Hafen 118

27568 Bremerhaven

[e-mail]

Fragen beantwortet vorab gerne Insa Rabbel, Geschäftsbereichsleiterin Standortmarketing und Öffentlichkeitsarbeit unter Tel. [phone] oder per Email [e-mail].