Teamassistenz & Office Management (m/w/d)

KONZMANN GmbH; Mannheim; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Gruppenunfall- und Krankenzusatzvers.

Strukturierte Einarbeitung & On-Board

Flexible Arbeitsbedingungen

JobRad

Corporate Benefits

Mitarbeiterempfehlungsprämien

Job summary

KONZMANN Gruppe in Mannheim sucht eine Organisationstalent für die neue Position der Teamassistenz & Office Management (m/w/d). Sie werden zentrale Anlaufstelle für das Team, Gäste und Geschäftspartner, unterstützen das CEO-Office und gestalten den Bürostandort aktiv mit.

Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren serviceorientiert und tragen zu reibungslosen Abläufen bei. Attraktive Zusatzleistungen und eine abwechslungsreiche Tätigkeit erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Empfang oder ähnlicher Position wünschenswert.
• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und Überblick auch bei mehreren Aufgaben.
• Kommunikativ, serviceorientiert und freundlich im Umgang mit Menschen.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gute Deutschkenntnisse.

Responsibilities

• Empfang & Gästebetreuung: Gäste willkommen heißen und professionell repräsentieren.
• Office Management: Büroalltag organisieren, externe Dienstleister koordinieren, Beschaffung betreuen.
• Teamassistenz: Teams im operativen Tagesgeschäft unterstützen.
• Unterstützung des CEO-Office: Terminplanung, Meeting-Vorbereitung, Unterlagen erstellen.
• Meeting- & Veranstaltungsorganisation: interne Besprechungen und Events vorbereiten.
• Mitgestaltung & Weiterentwicklung: Strukturen & Abläufe aktiv mitgestalten.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfaehigkeiten

Serviceorientierung

Teamkoordination

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

UnternehmensbeschreibungDie KONZMANN Gruppe ist ein 360 Grad voll integrierter TGA-Dienstleister der technischen Gebäudeausrüstung und steht für technologisch hocheffiziente energetische Systeme für Industrie, Gewerbe, öffentliche Hand und die Quartiersentwicklung. Wir sind der verlässliche Partner in Süddeutschland für eine umweltgerechte und nachhaltig wirtschaftliche, unabhängige Versorgung mit ressourceneffizienter und CO²-Emissionen reduzierter Primärenergie.

Wir beziehen unser neues Büro in Mannheim und suchen eine Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Engagement und Freude am Umgang mit Menschen unseren Büroalltag aktiv mitgestaltet.

Als Teamassistenz & Office Management (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für unser Team, unsere Gäste und Geschäftspartner. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, schaffen eine einladende Atmosphäre und unterstützen gleichzeitig die Referentin unseres CEO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Das Besondere: Diese Position wird neu geschaffen. Sie haben die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse von Anfang an mitzugestalten, eigene Ideen einzubringen und unserem neuen Büro Ihre persönliche Handschrift zu verleihen.

Ihre Aufgaben

• Empfang & Gästebetreuung: Sie heißen unsere Gäste und Geschäftspartner herzlich willkommen und repräsentieren unser Unternehmen mit Professionalität und Herzlichkeit.
• Office Management: Sie sorgen für einen reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister, organisieren Bürobedarf und behalten alle organisatorischen Themen im Blick.
• Teamassistenz: Sie unterstützen unsere Teams im operativen Tagesgeschäft und sind eine verlässliche Anlaufstelle für administrative und organisatorische Anliegen.
• Unterstützung des CEO-Office: Sie arbeiten eng mit der Referentin unseres CEO zusammen und unterstützen bei der Terminplanung, der Vorbereitung von Meetings, der Erstellung von Unterlagen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Meeting- & Veranstaltungsorganisation: Sie kümmern sich um die Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen.
• Mitgestaltung & Weiterentwicklung: Sie bringen eigene Ideen ein, optimieren Abläufe und gestalten aktiv die Organisation unseres neuen Bürostandorts.

Ihr Profil Das bringen Sie mit

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Assistenz, im Office Management, am Empfang oder in einer ähnlichen Position mit.
• Sie sind ein echtes Organisationstalent, arbeiten strukturiert und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie sind kommunikativ, serviceorientiert und gehen offen und freundlich auf Menschen zu.
• Sie packen gerne selbst mit an, denken mit und finden pragmatische Lösungen.
• Sie gehen mit vertraulichen Informationen zuverlässig und diskret um.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse.

Was uns besonders wichtig ist: Sie passen zu uns, wenn Sie gerne organisieren, mitdenken, Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, für andere den Arbeitsalltag ein Stück einfacher zu machen.

Warum wir? Das erwartet Sie bei uns

• Mitgestaltung von Anfang an: Eine neu geschaffene Position mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, unseren neuen Bürostandort in Mannheim aktiv mitzugestalten.
• Attraktive Vergütung & Sicherheit: Eine leistungsgerechte Vergütung und umfangreiche Sozialleistungen, darunter betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Gruppenunfall- und Krankenzusatzversicherung.
• Individuelle Entwicklung: Eine strukturierte Einarbeitung, ein umfassendes Onboarding sowie vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitsbedingungen, Sonderurlaubsregelungen und Angebote, die Sie dabei unterstützen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.
• Vielfältige Zusatzleistungen: Profitieren Sie unter anderem von JobRad, einem Wellpass-Zuschuss, Corporate Benefits und attraktiven Mitarbeiterempfehlungsprämien.
• Teamgeist & Wertschätzung: Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, regelmäßige Mitarbeiterevents, Jubiläumsleistungen und eine Unternehmenskultur, in der Zusammenhalt großgeschrieben wird.
• Familienfreundlichkeit: Wir unterstützen Sie in unterschiedlichen Lebensphasen, beispielsweise durch Zuschüsse zur Kinderbetreuung und weitere familienorientierte Leistungen.
• Modernes Arbeitsumfeld: Ein neuer Bürostandort, kurze Entscheidungswege und eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit direktem Einblick in die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Über uns

Die KONZMANN Gruppe ist ein 360 Grad voll integrierter TGA-Dienstleister der technischen Gebäudeausrüstung und steht für technologisch hocheffiziente energetische Systeme für Industrie, Gewerbe, öffentliche Hand und die Quartiersentwicklung. Wir sind der verlässliche Partner in Süddeutschland für eine umweltgerechte und nachhaltig wirtschaftliche, unabhängige Versorgung mit ressourceneffizienter und CO²-Emissionen reduzierter Primärenergie.