Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilhar ...

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH; Hamburg; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Part time

Job summary

Die HamburgMusik gGmbH sucht zur Unterstützung der Abteilungsleitung eine Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilharmonie in Teilzeit (30 h/WStd.). Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre.

Zu den Aufgaben gehören Korrespondenz, Koordination von Terminen, Büroorganisation, Protokolle sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Vertragsunterlagen für Sponsoren und Förderer im In- und Ausland. Arbeitsort ist die Elbphilharmonie in Hamburg.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Basiswissen im Stiftungswesen und in der Gremienbetreuung
• Berufserfahrung im Bereich Kundenbetreuung, idealerweise in einer kulturellen Einrichtung
• Gute EDV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit Standard-Webanwendungen, Datenbanken/Veranstaltungssoftware und CRM-Systemen

Responsibilities

• Korrespondenz und Terminkoordination für die Abteilungsleitung
• Büroorganisation und Meeting-Protokolle
• Vorbereitung von Präsentationen und Vertragsunterlagen für Sponsoren und Förderer
• Redaktionelle Pflege des Bereichs Unterstützung auf Website und in Medien der Elbphilharmonie
• Koordination von Gegenleistungen für Sponsoren (Logo-Platzierungen, Lounge-Buchungen, Hausführungen)
• Abstimmung von Ticketkontingenten für Sponsoren im Austausch mit dem Concierge-Service
• Unterstützung beim Einladungsmanagement für Förderer-Events
• Vorbereitung und Protokoll von Gremiensitzungen der Stiftung Elbphilharmonie
• Mitarbeit beim Wirtschaftplan und Jahresabschluss in Abstimmung mit Buchhaltung

Skills

Organisation

Kommunikation

Bürokoordination

Kundenbetreuung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Job description

Einleitung

Zur Unterstützung der Abteilungsleitung, der auch die Geschäftsführung der Stiftung Elbphilharmonie obliegt, sucht die HamburgMusik gGmbH zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilharmonie in Teilzeit (30 h Std.). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Aufgaben

• Korrespondenz und Terminkoordination für die Abteilungsleitung
• Büroorganisation und Meeting-Protokolle
• Vorbereitung von Präsentationen und Vertragsunterlagen für potenzielle Sponsoren und Förderer im In- und Ausland
• Redaktionelle Pflege des Bereichs »Unterstützen« auf unserer Website sowie in allen Medien der Elbphilharmonie
• Koordination der vereinbarten Gegenleistungen für Sponsoren und Förderer wie Logo-Platzierungen und Würdigungen, Lounge-Buchungen, Durchführung von Hausführungen, Unterstützung bei Förderer-Events
• Abstimmung von Ticketkontingenten für Sponsoren und Förderer im Austausch mit dem Elbphilharmonie Concierge-Service
• Unterstützung beim Einladungsmanagement für Förderer-Events und Empfänge
• Vorbereitung und Protokoll von Gremiensitzungen der Stiftung Elbphilharmonie sowie Kommunikation mit Vorstand und Kuratorium
• Unterstützung bei der Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans sowie des Jahresabschlusses der Stiftung Elbphilharmonie in Abstimmung mit Buchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Profil

Ihre fachlichen Voraussetzungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Basiswissen im Stiftungswesen und in der Gremienbetreuung
• Berufserfahrung im Bereich Kundenbetreuung, vorzugsweise in einer renommierten kulturellen Einrichtung
• Grundkenntnisse in den Abläufen eines Kulturbetriebes, vorzugsweise im klassischen Musikbereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS Office, Excel, PPT) sowie versierter Umgang mit Standard-Webanwendungen, Datenbanken/Veranstaltungssoftware und CRM-Systemen
• fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre persönlichen Voraussetzungen:

• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientiertes Denken
• Teamgeist und Sozialkompetenz
• Belastbarkeit und Bereitschaft zur Arbeit in den Abendstunden und am Wochenende
• Affinität zur (klassischen) Musik
• Gute Umgangsformen und ein sicheres, gepflegtes Auftreten
• Sprachliche Versiertheit
• ein gutes Gespür für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge
• Sie behalten auch bei umfangreicheren Daten den Überblick

Vorteile

Über uns

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Hamburg stehen für Konzerterlebnisse von Weltrang – getragen von höchster Qualität, Vielfalt und der Offenheit für eine diverse Gesellschaft. Verantwortet wird das Programm zu etwa je einem Drittel von den Hamburger Orchestern, privaten Veranstaltern und der HamburgMusik gGmbH. Für die Realisierung des hochkarätigen Konzertprogramms sowie des umfangreichen Musikvermittlungsangebots sind neben Subventionen der Freien und Hansestadt Hamburg Zuwendungen von Unternehmenssponsoren, privaten Spenden sowie sonstige Drittmittel in erheblichem Umfang erforderlich. Einen wichtigen Anteil leistet dabei die Stiftung Elbphilharmonie. Für die Einwerbung von Großspenden, Zustiftungen und Vermächtnissen sowie die Betreuung von Sponsoren, Spendern und institutionellen Fördereinrichtungen ist das Team der Abteilung Development verantwortlich.

Arbeitsort

Ihr Arbeitsort ist im 10. Obergeschoss in der Elbphilharmonie. Die Arbeitsplätze sind leider nicht rollstuhlgerecht und daher für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen nur eingeschränkt erreichbar. Gerne informieren wir Sie über die vorhandenen Barrieren.

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