Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilharmonie

HamburgMusik gGmbH; Hamburg; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub pro Jahr

Jahresbonuszahlung

Betriebliche Altersvorsorge

HVV-Ticket inkl. Arbeitgeberzuschuss

Dienstradleasing

Konzertkartenrabatte

Job summary

Die HamburgMusik gGmbH sucht eine Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilharmonie in Teilzeit (30 Std./Woche). Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre und der Arbeitsort ist das Elbphilharmonie-Gebäude in Hamburg.

Zu Ihren Aufgaben gehören Korrespondenz, Terminkoordination, Büroorganisation, Vorbereitung von Präsentationen für Sponsoren und die redaktionelle Pflege der Bereichsseite sowie Unterstützung bei Förderer-Events.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Basiswissen im Stiftungswesen und in der Gremienbetreuung.
• Berufserfahrung im Bereich Kundenbetreuung, vorzugsweise in kultureller Einrichtung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, Excel, PPT) sowie Umgang mit Webanwendungen, CRM-Systemen.

Responsibilities

• Korrespondenz und Terminkoordination für die Abteilungsleitung.
• Büroorganisation und Meeting-Protokolle.
• Vorbereitung von Präsentationen/Vertragsunterlagen für Sponsoren.
• Pflege der Webpräsenz und weiterer Medien.
• Koordination von Sponsorengagements und Gegenleistungen.
• Abstimmung von Ticketkontingenten mit Concierge-Service.
• Unterstützung bei Einladungsmanagement und Gremiensitzungen.

Skills

Korrespondenz

Terminkoordination

Organisationstalent

EDV-Kenntnisse

Englisch (sehr gut)

Kundenbetreuung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM-Systeme

Datenbanken/Veranstaltungssoftware

Job description

Zur Unterstützung der Abteilungsleitung, der auch die Geschäftsführung der Stiftung Elbphilharmonie obliegt, sucht die HamburgMusik gGmbH zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/div.) Development/Stiftung Elbphilharmonie

in Teilzeit (30 h Std.). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Ihre Aufgaben:

• Korrespondenz und Terminkoordination für die Abteilungsleitung
• Büroorganisation und Meeting-Protokolle
• Vorbereitung von Präsentationen und Vertragsunterlagen für potenzielle Sponsoren und Förderer im In- und Ausland
• Redaktionelle Pflege des Bereichs »Unterstützen« auf www.elbphilharmonie.de sowie in allen Medien der Elbphilharmonie
• Koordination der vereinbarten Gegenleistungen für Sponsoren und Förderer wie Logo-Platzierungen und Würdigungen, Lounge-Buchungen, Durchführung von Hausführungen, Unterstützung bei Förderer-Events
• Abstimmung von Ticketkontingenten für Sponsoren und Förderer im Austausch mit dem Elbphilharmonie Concierge-Service
• Unterstützung beim Einladungsmanagement für Förderer-Events und Empfänge
• Vorbereitung und Protokoll von Gremiensitzungen der Stiftung Elbphilharmonie sowie Kommunikation mit Vorstand und Kuratorium
• Unterstützung bei der Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans sowie des Jahresabschlusses der Stiftung Elbphilharmonie in Abstimmung mit Buchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Ihre fachlichen Voraussetzungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Basiswissen im Stiftungswesen und in der Gremienbetreuung
• Berufserfahrung im Bereich Kundenbetreuung, vorzugsweise in einer renommierten kulturellen Einrichtung
• Grundkenntnisse in den Abläufen eines Kulturbetriebes, vorzugsweise im klassischen Musikbereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS Office, Excel, PPT) sowie versierter Umgang mit Standard-Webanwendungen, Datenbanken/Veranstaltungssoftware und CRM-Systemen
• fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre persönlichen Voraussetzungen:

• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientiertes Denken
• Teamgeist und Sozialkompetenz
• Belastbarkeit und Bereitschaft zur Arbeit in den Abendstunden und am Wochenende
• Affinität zur (klassischen) Musik
• Gute Umgangsformen und ein sicheres, gepflegtes Auftreten
• Sprachliche Versiertheit
• ein gutes Gespür für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge
• Sie behalten auch bei umfangreicheren Daten den Überblick

Über uns:

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Hamburg stehen für Konzerterlebnisse von Weltrang – getragen von höchster Qualität, Vielfalt und der Offenheit für eine diverse Gesellschaft. Verantwortet wird das Programm zu etwa je einem Drittel von den Hamburger Orchestern, privaten Veranstaltern und der HamburgMusik gGmbH. Für die Realisierung des hochkarätigen Konzertprogramms sowie des umfangreichen Musikvermittlungsangebots sind neben Subventionen der Freien und Hansestadt Hamburg Zuwendungen von Unternehmenssponsoren, privaten Spenden sowie sonstige Drittmittel in erheblichem Umfang erforderlich. Einen wichtigen Anteil leistet dabei die Stiftung Elbphilharmonie. Für die Einwerbung von Großspenden, Zustiftungen und Vermächtnissen sowie die Betreuung von Sponsoren, Spendern und institutionellen Fördereinrichtungen ist das Team der Abteilung Development verantwortlich.

Arbeitsort:

Ihr Arbeitsort ist im 10. Obergeschoss in der Elbphilharmonie. Die Arbeitsplätze sind leider nicht rollstuhlgerecht und daher für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen nur eingeschränkt erreichbar. Gerner informieren wir Sie über die vorhandenen Barrieren.

Wir bieten nach einem persönlichen, modernen und umfassenden Onboarding:

• eine spannende Tätigkeit in einem modernen Konzertbetrieb
• eine kollegiale Atmosphäre in einem dynamischen Team
• eine leistungsgerechte Vergütung einschließlich attraktiver Jahressonderzahlung
• eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Hamburger Zusatzversorgungsgesetz und einen Arbeitgeberzuschuss zu einem attraktiven privaten Altersvorsorge-Modell
• 6 Wochen Urlaub pro Kalenderjahr
• Vergünstigungen bei Konzertkarten und Artikeln im Shop auf der Elbphilharmonie-Plaza
• das Deutschland-Ticket des HVV (Hamburger Verkehrsverbund) inkl. Arbeitgeberzuschuss sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV
• Dienstradleasing
• eine Cafeteria mit einem traumhaften Ausblick auf den Hamburger Hafen
• vergünstigte Sportangebote
• Events für Mitarbeitende

Die HamburgMusik gGmbH verfolgt offensiv das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern und der Diversität; Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind eindeutig erwünscht. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes unterrepräsentiert. Bewerbungen von Männern werden daher ausdrücklich begrüßt. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter beziehungsweise gleichgestellter Menschen im Sinne des SGB IX sind erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bewerbungsfrist endet am 30. November 2026.

Über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können Sie sich hier informieren.