Assistenz (m/w/div.)

Elbphilharmonie Hamburg; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub pro Kalenderjahr

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

HVV Deutschland-Ticket inkl. Zuschuss

Jobticket-/Konkretbezogene Vergünstig.

Job summary

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH sucht ab sofort eine Assistenz (m/w/div.) für den Betriebsdirektor in Vollzeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 29.02.2028.

Sie unterstützen im operativen Tagesgeschäft, übernehmen Organisationsaufgaben, Protokollführung und fungieren als Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Veranstaltern, Künstlern und Geschäftspartnern. Sie koordinieren Meetings, verwalten Termine und erledigen allgemeines Büromanagement.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung als persönliche Assistenz wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Gute EDV-Kenntnisse, Erfahrung mit Datenbanken.
• Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung des Betriebsdirektors im operativen Tagesgeschäft (Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement).
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen; Protokollführung.
• Ansprechpartner:in für Vergabe von Projekten innerhalb des Pools von Projektleitern.
• Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Veranstalter:innen, Künstler:innen, Agenturen und Geschäftspartner:innen.

Skills

Organisationstalent

MS Office

Deutsch (Sicherheit)

Englisch (Wort & Schrift)

EDV-Kenntnisse

Datenbanken

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Datenbanken

Job description

Das Team von Elbphilharmonie und Laeiszhalle sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/div.)

für den Betriebsdirektor und dessen Stellvertretung in Vollzeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 29.02.2028.

In deiner Rolle als Assistenz bist du eine wichtige Stütze der Betriebsdirektion und trägst wesentlich zu reibungslosen Abläufen im Betriebsalltag unserer beiden Konzerthäuser bei.

Deinen Aufgaben:

• du unterstützt den Betriebsdirektor und seine Vertretung im operativen Tagesgeschäft (Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement)
• du übernimmst die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen und die Protokollführung
• du bist Ansprechpartner:in für die Vergabe von Projekten innerhalb des Pools von Projektleitern
• du bist Schnittstelle und Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Veranstalter:innen, Künstler:innen, Agenturen und Geschäftspartner:innen
• du unterstützt bei der Betreuung und Koordination bereichsübergreifender Projekte
• du übernimmst die Koordination / Terminierung von Praktika im Bereich Betrieb & Produktion
• du bist für das allgemeine Büromanagement verantwortlich (Postbearbeitung, Dokumentenablage, Bestellungen)

Dein Profil:

• du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen
• idealweise hast du bereits Berufserfahrung als persönliche Assistenz sammeln können oder bringst vergleichbare Erfahrungen mit
• du begeisterst dich für Musik unterschiedlichster Genres und Kultur im Allgemeinen und bringst bestenfalls ein grundlegendes Verständnis für die organisatorischen Abläufe im Konzert- und Kulturbetrieb mit
• du verfügst über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Produkte)
• du hast idealerweise bereits erste Erfahrung im Umgang mit Datenbanken sammeln können
• du verfügst über sichere Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift

Als persönlichen Voraussetzungen wünschen wir uns:

• ein hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen, sowie freundliches und sicheres Auftreten
• einen sicheren und zuverlässigen Umgang mit Terminen und Deadlines
• eine selbständige, strukturierte und gleichzeitig teamorientierte Arbeitsweise
• die selbstverständliche Bereitschaft zur Arbeit auch an Wochenenden, Feiertagen, in den Abendstunden

Über uns:

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH ist die Betreiberin der Elbphilharmonie sowie der über 100 Jahre alten Laeiszhalle. In beiden Häusern finden neben den hauseigenen »Elbphilharmonie Konzerten« auch Konzerte externer Konzertveranstalter statt, zusammen etwa 1.000 Veranstaltungen pro Jahr.

Arbeitsort:

Dein Arbeitsort ist im 10. Obergeschoss in der Elbphilharmonie. Die Arbeitsplätze sind leider nicht rollstuhlgerecht und daher für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen nur eingeschränkt erreichbar. Gerne informieren wir dich über die vorhandenen Barrieren.

• eine spannende Tätigkeit in einem modernen Konzertbetrieb
• eine kollegiale Atmosphäre in einem dynamischen Team
• eine Vergütung nach dem Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e. V. (AVH); die Stelle ist in der Entgeltgruppe 6 eingruppiert; die Einstufung erfolgt nach der individuellen einschlägigen bzw. förderlichen Vorerfahrung
• eine attraktive Jahressonderzahlung
• eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Hamburger Zusatzversorgungsgesetz und einen Arbeitgeberzuschuss zu einem attraktiven privaten Altersvorsorge-Modell
• 6 Wochen Urlaub pro Kalenderjahr
• Vergünstigungen bei Konzertkarten und Artikeln im Shop auf der Elbphilharmonie-Plaza
• das Deutschland-Ticket des HVV (Hamburger Verkehrsverbund) inkl. Arbeitgeberzuschuss sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV
• eine Cafeteria mit einem traumhaften Ausblick auf den Hamburger Hafen
• vergünstigte Sportangebote
• Events für Mitarbeitende

Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH verfolgt offensiv das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern und der Diversität. Wir sind bestrebt, die Vielfalt unserer Gesellschaft in unserer Organisation abzubilden und arbeiten an einem diskriminierungssensiblen Arbeitsumfeld. Wir glauben an die Stärke divers aufgestellter Teams und freuen uns über Bewerbungen von Personen, die uns durch andere Perspektiven und Erfahrungshorizonte ergänzen. Bewerbungen von BIPoC und Menschen mit Migrationshintergrund sind eindeutig erwünscht.

Bewerbungen schwerbehinderter beziehungsweise gleichgestellter Menschen im Sinne des SGB IX sind eindeutig erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Über die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kannst du dich hier informieren.