Assistenz (m/w/div.)

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH; Hamburg; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

AVH Tarifvertrag 6

Jahressonderzahlung

Moderne Konzertbetriebe

Job summary

Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/div.) für den Betriebsdirektor in Vollzeit. Die Stelle ist befristet bis zum 29.02.2028.

Sie fungieren als zentrale Stütze der Betriebsdirektion und sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft der beiden Konzerthäuser. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings, Protokollführung, Terminkoordination, sowie die Ansprechpartner:in für Projektvergaben

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Idealerweise haben Sie Berufserfahrung als persönliche Assistenz.
• Sie begeistern sich für Musik und Kultur.
• Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office).
• Sie besitzen sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Sie unterstützen den Betriebsdirektor und seine Vertretung im operativen Tagesgeschäft (Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement).
• Sie organisieren sowie bereiten Meetings vor und nach, führen Protokolle.
• Sie sind Ansprechpartner:in für Vergabe von Projekten innerhalb des Pools von Projektleitern.
• Sie sind Schnittstelle für Mitarbeitende, Veranstalter:innen, Künstler:innen, Agenturen und Geschäftspartner:innen.
• Sie unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten.
• Sie koordinieren/terminieren Praktika im Bereich Betrieb & Produktion.
• Sie sind verantwortlich für allgemeines Büromanagement (Postbearbeitung, Dokumentenablage, Bestellungen).

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Durchsetzungsvermögen

Terminmanagement

Deutsch-Englischkenntnisse

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Einleitung

Das Team von Elbphilharmonie und Laeiszhalle sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/div.) für den Betriebsdirektor und dessen Stellvertretung in Vollzeit. Die Stelle ist zunächst befristet bis 29.02.2028. In deiner Rolle als Assistenz bist du eine wichtige Stütze der Betriebsdirektion und trägst wesentlich zu reibungslosen Abläufen im Betriebsalltag unserer beiden Konzerthäuser bei.

Aufgaben

Deinen Aufgaben:

• du unterstützt den Betriebsdirektor und seine Vertretung im operativen Tagesgeschäft (Telefon, Korrespondenz, Terminmanagement)
• du übernimmst die Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen und die Protokollführung
• du bist Ansprechpartner:in für die Vergabe von Projekten innerhalb des Pools von Projektleitern
• du bist Schnittstelle und Ansprechpartner:in für Mitarbeitende, Veranstalter:innen, Künstler:innen, Agenturen und Geschäftspartner:innen
• du unterstützt bei der Betreuung und Koordination bereichsübergreifender Projekte
• du übernimmst die Koordination / Terminierung von Praktika im Bereich Betrieb & Produktion
• du bist für das allgemeine Büromanagement verantwortlich (Postbearbeitung, Dokumentenablage, Bestellungen)

Profil

Dein Profil:

• du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen
• idealerweise hast du bereits Berufserfahrung als persönliche Assistenz sammeln können oder bringst vergleichbare Erfahrungen mit
• du begeisterst dich für Musik unterschiedlichster Genres und Kultur im Allgemeinen und bringst bestenfalls ein grundlegendes Verständnis für die organisatorischen Abläufe im Konzert- und Kulturbetrieb mit
• du verfügst über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Produkte)
• du hast idealerweise bereits erste Erfahrung im Umgang mit Datenbanken sammeln können
• du verfügst über sichere Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift

Als persönliche Voraussetzungen wünschen wir uns:

• ein hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen, sowie freundliches und sicheres Auftreten
• einen sicheren und zuverlässigen Umgang mit Terminen und Deadlines
• eine selbständige, strukturierte und gleichzeitig teamorientierte Arbeitsweise
• die selbstverständliche Bereitschaft zur Arbeit auch an Wochenenden, Feiertagen, in den Abendstunden

Vorteile

Über uns: Die Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH ist die Betreiberin der Elbphilharmonie sowie der über 100 Jahre alten Laeiszhalle. In beiden Häusern finden neben den hauseigenen »Elbphilharmonie Konzerten« auch Konzerte externer Konzertveranstalter statt, zusammen etwa 1.000 Veranstaltungen pro Jahr.

Arbeitsort: Dein Arbeitsort ist im 10. Obergeschoss in der Elbphilharmonie. Die Arbeitsplätze sind leider nicht rollstuhlgerecht und daher für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen nur eingeschränkt erreichbar. Gerne informieren wir dich über die vorhandenen Barrieren.

Wir bieten dir:

• eine spannende Tätigkeit in einem modernen Konzertbetrieb
• eine kollegiale Atmosphäre in einem dynamischen Team
• eine Vergütung nach dem Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e. V. (AVH); die Stelle ist in der Entgeltgruppe 6 eingruppiert; die Einstufung erfolgt nach der individuellen einschlägigen bzw. förderlichen Vorerfahrung
• eine attraktive Jahressonderzahlung