Teamassistenz im Eventteam (m/w/d)

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH; Potsdam; Ibrido; EUR 16.000 - 23.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

Mobiles Arbeiten

30 Urlaubstage + 2 freie Tage an Heili

Firmenticket/Deutschlandticket

Corporate Benefits

Weiterbildungsmöglichkeiten

Descrizione del lavoro

Hasso-Plattner-Institut sucht eine Teamassistenz im Eventteam (m/w/d) am Standort Potsdam. Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre und in Teilzeit (20 Stunden/Woche) zu besetzen.

Sie arbeiten eigenständig, unterstützen die Teamleitung und koordinieren Termine, Räume und Reisen. Sie betreuen das zentrale Eventpostfach, pflegen Kontakte und wirken an Prozessverbesserungen mit.

Competenze

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management-, Teamkoordination- oder vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Mansioni

• Unterstützung der Teamleitung im organisatorischen Tagesgeschäft.
• Koordination Termine, Meetings, Räume und Reisen; Überblick über Beteiligte und nächste Schritte.
• Eigenständige Betreuung des zentralen Eventpostfachs; Kommunikation mit internen/externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei der Betreuung externer Veranstaltungen am HPI; Mitwirkung an Prozessen des Eventteams.
• Administrative Aufgaben wie Rechnungsmanagement, Statistikpflege und Dokumentation.

Conoscenze

Assistenz

Office-Management

Teamkoordination

Veranstaltungssoftware

Confluence

CMS

Deutsch

Englisch

Strumenti

Confluence

Veranstaltungssoftware

Content-Management-Systeme

Descrizione del lavoro

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute ( www.hpi.de) . Unser Ziel ist es,
die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der
Informatik zu stärken.
Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen
verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle
und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.
In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health",
"Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur
Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der
Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen
Zeitpunkt am Standort Potsdam eine

Teamassistenz im Eventteam (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet und inTeilzeit (20 Stunden/Woche) zu besetzen.

Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenlaufen? Du arbeitest eigenständig und zuverlässig, denkst gerne einen Schritt voraus und hast Freude daran, Abläufe kontinuierlich zu verbessern? Gleichzeitig bist du offen für neue Technologien und digitale Tools?Dann werde Teil unseres Eventteams am Hasso-Plattner-Institut.

Als Teamassistenz sorgst du dafür, dass organisatorische und administrative Aufgaben verlässlich erledigt werden. Dabei hast du nicht nur einzelne Termine und To-dos, sondern das gesamte Team und seine Zusammenarbeit im Blick. Du bist eine wichtige Schnittstelle zu internen Fachbereichen, externen Partner:innen und Veranstalter:innen und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Prozesse ein.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Teamleitung des Eventteams im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft
• Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings, Räume und bei Bedarf Reisen und behältst dabei alle beteiligten Personen und nächsten Schritte im Blick
• Du betreust eigenständig das zentrale Eventpostfach, koordinierst eingehende Anfragen und kommunizierst verbindlich mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Du unterstützt bei der Betreuung externer Veranstaltungen am HPI und sorgst gemeinsam mit dem Team für gut abgestimmte Abläufe
• Du übernimmst administrative Aufgaben wie Rechnungsmanagement, die Pflege von Statistiken sowie die strukturierte Dokumentation relevanter Vorgänge
• Du bereitest Teammeetings organisatorisch und inhaltlich vor, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Aufgaben zuverlässig nach
• Du unterstützt bei der Analyse, Dokumentation und Weiterentwicklung von Prozessen innerhalb des Eventteams
• Du pflegst Inhalte im Intranet und auf der HPI-Webseite und wirkst an der Erstellung von Schulungs- und Informationsunterlagen mit – auch für andere Fachbereiche am HPI
• Du unterstützt das Einladungs- und Teilnehmendenmanagement, unter anderem für das HPI-Sommerfest
• Du bringst dich in Sonderprojekte ein, beispielsweise bei der Einführung einer neuen Eventsoftware

Das bringst du mit

• Du hast Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management-, Teamkoordinations- oder vergleichbaren Funktion
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und man kann sich darauf verlassen, dass auch wiederkehrende administrative Aufgaben von dir zuverlässig erledigt werden
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten, erkennst Zusammenhänge und behältst die Bedarfe des gesamten Teams im Blick
• Du wartest nicht nur auf Aufgaben, sondern denkst mit, sprichst Verbesserungspotenziale an und entwickelst gemeinsam mit dem Team pragmatische Lösungen
• Du hast Freude daran, Prozesse zu strukturieren, verständlich zu dokumentieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Du bist offen für neue Technologien und digitale Arbeitsweisen und arbeitest dich gerne in neue Tools und Softwarelösungen ein
• Du kommunizierst freundlich, verbindlich und serviceorientiert – sowohl mit Kolleg:innen als auch mit externen Partner:innen
• Du kannst unterschiedliche Themen parallel koordinieren, ohne dabei Genauigkeit und Verlässlichkeit aus dem Blick zu verlieren
• Du arbeitest gerne im Team, übernimmst Verantwortung und trägst zu einer offenen, respektvollen Zusammenarbeit bei
• Ein sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen wird vorausgesetzt; Erfahrungen mit Confluence, Content-Management-Systemen oder Veranstaltungssoftware sind von Vorteil

Was dich bei uns erwartet

Dich erwartet eine vielseitige Schnittstellenrolle mit Gestaltungsspielraum und einem engen Einblick in die unterschiedlichen Veranstaltungsformate des HPI. Du wirst Teil eines engagierten Teams, in dem Zusammenarbeit, Vertrauen und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden.Wir möchten, dass du deine Ideen einbringst, neue Arbeitsweisen ausprobierst und gemeinsam mit uns Lösungen entwickelst. Dabei verbinden wir technologische Offenheit und kontinuierliche Prozessverbesserung mit einer verlässlichen, professionellen Arbeitsweise.

Darauf kannst Du dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende/ Corporate Benefits
• Ein bezuschusstes Firmenticket/ Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Tobias Pröchtel

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH