Assistenz der Fachgebietsleitung „Artificial Intelligence and Intelligent Systems (m/w/d)\"

Plattnerfoundation; Potsdam; Hybrid; EUR 20.000 - 25.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenticket/Deutschlandticket

Externe Mitarbeitendenberatung

Team-Events & Workshops

Weiterbildungsmöglichkeiten

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Das Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH sucht am Standort Potsdam eine Assistenz der Fachgebietsleitung „Artificial Intelligence and Intelligent Systems“ (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche). Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.

Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, koordinieren Termine, bereiten Reisen vor und bearbeiten Rechnungen in DocuWare sowie Abrechnungen in SAP Concur.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Freude an Assistenzaufgaben und sicherer Umgang mit MS-Produkten.
• Erfahrung mit SAP SuccessFactors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen.
• Eigenverantwortliche, lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick.
• Interkulturelle Kompetenz und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Kalender-Management und Terminkoordination der Fachgebietsleitung.
• Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen.
• Vor- und Nachbereitung von Reisen, Reisekostenabrechnung in SAP Concur.
• Rechnungsbearbeitung mit DocuWare.
• Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender.
• Zuarbeit bei Prüfungen und akademischer Verwaltung.
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen.
• Mitwirkung bei Finanz- und Budgetplanung mit zentralen Abteilungen.
• Organisation des Fachgebiet-Retreats und Pflege von Netzwerken.

Kenntnisse

MS Office

Interkulturelle Kompetenz

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP SuccessFactors

SAP Concur

DocuWare

Jobbeschreibung

Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute ( www.hpi.de) . Unser Ziel ist es,
die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der
Informatik zu stärken.
Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen
verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle
und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.
In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health",
"Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur
Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der
Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen
Zeitpunkt am Standort Potsdam eine

Assistenz der Fachgebietsleitung „Artificial Intelligence and Intelligent Systems (m/w/d)”

Die Stelle ist in Teilzeit (20h) zu besetzen und vorerst auf 2 Jahre befristet mit der Option der Entfristung .

Deine zukünftigen Aufgaben

Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:

• Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagement-programm DocuWare
• Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
• Zuarbeit bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation des jährlichen Fachgebiet-Retreats
• Pflege eines Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete

Was Du mitbringen solltest

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
• Eine eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick sind für Dich selbstverständlich
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schriftwichtig

Darauf kannst Du dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende/ Corporate Benefits
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH
Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3
14482 Potsdam