Teamassistenz für den Fachbereich Objektmanagement (m/w/d)

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin; Berlin; On-site; EUR 36,000 - 40,000; Full time

Job summary

Das Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf von Berlin sucht für die Serviceeinheit Facility Management eine*n Sachbearbeiter*in.Zu den Aufgaben gehören die Annahme und Verfolgung von Mängelmeldungen per Telefon und E-Mail, die Terminkoordination und die Dokumentation digitaler Ablagen. Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, idealerweise Verwaltungsfachangestellte/r bzw.

Büromanagement, und bringen Kenntnisse im Finanzwesen sowie im Umgang mit digitalen Ablagesystemen

Qualifications

• Nachweise sind der Bewerbung beizufügen.
• Kenntnisse in Finanzen des Landes Berlin wünschenswert.
• Umgang mit Datenbank- und digitalen Ablagesystemen ist vorteilhaft.
• Interesse an technischen Fragestellungen und Verständnis gefragt.

Responsibilities

• Annahme und Verfolgung von Mängelmeldungen per Telefon und Email.
• Terminnachverfolgungen, Dokumentation und digitale Ablage
• Erstellen eines digitalen Dokumentationskonzepts Mängelmeldung, -abarbeitung und Kommunikation
• Eigenverantwortliches Erstellen einer Ordner- und Ablagestruktur in Abstimmung mit Gruppen und Fachbereichsleitung
• Klärung einfacher Mängel- und Störungsmeldungen
• Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben gemäß Anordnung und Haushaltsüberwachung
• Rechnungsprüfung und -freigabe
• Terminkoordination innerhalb des Fachbereichs

Skills

Finanzen im Land Berlin

Datenbank/ digitale Ablagesysteme

Technisches Verständnis

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kauffmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Verwaltungslehrgang I

Tools

Fachanwendung Finanzen MACH

Job description

Der drittgrößte Bezirk Steglitz-Zehlendorf liegt im Südwesten Berlins und bietet ein Wohlfühlklima für alle Menschen. Dazu gehören die acht Ortsteile: Dahlem, Lankwitz, Lichterfelde, Nikolassee, Schlachtensee, Steglitz, Wannsee und Zehlendorf. So unterschiedlich unsere Ortsteile auch sein mögen - so unterschiedlich sind auch unsere rund 311.000 Einwohner mit ihren Bedürfnissen. Es sollen sich alle in Steglitz-Zehlendorf wohlfühlen, das ist das Ziel der Bezirksverwaltung.

Dienststelle: Die Serviceeinheit Facility Management des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf von Berlin

Geplanter Eintritt: ab 01.01.2027

Besoldungsgruppe: A 7

Entgeltgruppe: EG 6 TV-L

Arbeitszeit: Vollzeit - Die Beschäftigung von Teilzeitkräften ist möglich,sofern der Arbeitsplatz ganztägig besetzt ist.

Wochenstunden: 40 bzw. 39,4

Standort: Auf dem Grat 2, 14195 Berlin

Bewerbungsfrist: 19.11.2026

Ihre Aufgaben

Annahme und Verfolgung von Mängelmeldung (per Telefon und Email):

• Betreuung der bezirksinternen Servicehotline des FB Objektmanagement inkl. Funktionspostfach
• Terminnachverfolgungen, Dokumentation und Ablage (vorrangig digital)
• Erstellen eines digitalen Dokumentationskonzept Mängelmeldung, -abarbeitung und Kommunikation
• Eigenverantwortliches Erstellen einer Ordner- und Ablagestruktur in Abstimmung mit sämtlichen Gruppen und der Fachbereichsleitung im Objektmanagement
• Klärung einfacher Mängel- und Störungsmeldungen

Rechnungsbearbeitung/ Mittelbewirtschaftung:

• Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben der in der persönlichen Anordnungsbefugnis genannten Titel
• Überprüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Rechnungen, Rechnungsfreigabe entsprechend der Anordnungsbefugnis und Haushaltsüberwachung,
• Klärung von Unstimmigkeiten der Rechnungen
• Informationsrecherchen im Internet, Archiv und bei anderen Dienststellen

Terminkoordination:

• Fachbereichsinterne Termine koordinieren, organisieren, vorbereiten, nachbereiten

Aufgaben nach besonderer Weisung

Ihr Profil

Es kommen ausschließlich Dienstkräfte in Frage, die bereits beim Land Berlin beschäftigt sind.

Beamte:

Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Laufbahngruppe 1 zweites Einstiegsamt der Laufbahnfachrichtung allgemeiner Verwaltungsdienst.

Tarifbeschäftigte:

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem der folgenden Ausbildungsberufe:

• Verwaltungsfachangestellte/r,
• Kaufmann/-frau für Büromanagement,
• Industriekauffrau/Industriekaufmann

oder

• erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I

Nachweise sind der Bewerbung beizufügen.

Hinweise:

Kenntnisse in der Fachanwendung Finanzen des Landes Berlin (Fachanwendung MACH – Modul Mittelbewirtschaftung) sind wünschenswert.

Fachliche Kompetenzen:

• Kenntnisse der Fachanwendung Finanzen im Land Berlin
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbank- und digitalen Ablagesystemen, Projektkommunikationssystemen
• Interesse für technische Fragestellungen, technisches Verständnis

Außerfachliche Kompetenzen:

• Leistungs-, Lern- und Veränderungsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kooperationsfähigkeit

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und anerkannt schwerbehinderte Menschen und ihnen Gleichgestellte bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung gegebenenfalls in der Bewerbung hin.

Weitere Informationen zum Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf von Berlin: https://www.berlin.de/ba-steglitz-zehlendorf/