Teamassistenz

Friedrich Schiller University Jena; Jena; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Job summary

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht eine Teamassistenz in Teilzeit zur Unterstützung des Instituts für Sportwissenschaft. Die Stelle umfasst Büroorganisation, Personal- und Studienbetriebsaufgaben sowie Veranstaltungs- und Finanzverwaltung, inklusive Drittmittel- und Reisekostenabläufe.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise SAP-Vorkenntnisse mit. Englischkenntnisse und Sportbezug sind von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse.
• Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsbereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen (z.b. SAP) sehr vorteilhaft.
• Grundkenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen; idealerweise mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut.
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Idealerweise verfügen Sie über eine Affinität zu Sport und Bewegung

Responsibilities

• Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Telefonservice, Terminplanung, Besucherempfang, Materialverwaltung)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen)
• Organisation und Unterstützung des Studienbetriebs (Friedolin, Raumplanung, Prüfungsarchivierung, Auskünfte für Studierende)
• Veranstaltungsorganisation (z. B. Tagungen, Workshops, Gästebetreuung, Reiseplanung, Sporteignungsprüfung)
• Finanzverwaltung und Drittmittelbearbeitung (Rechnungsbearbeitung, Mittelabrufe, Übersichten und Statistiken)
• Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen sowie Beschaffungsvorgänge
• Inventar- und Geräteverwaltung
• Pflege und Aktualisierung der Website der Abteilung

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

serviceorientiertes Auftreten

Organisationsgeschick

Zuverlässigkeit

strukturierte Arbeitsweise

Englisch (Wort/Schrift)

Affinität zu Sport

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Tools

MS Office

SAP

Hochschulverwaltungssysteme

Job description

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 305/2026

Fristende 25.11.2026

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Am Institut für Sportwissenschaft ist zum 01.12.2026 eine Stelle als

Teamassistenz

in Teilzeit (35 Wochenstunden) befristet als Vertretung bis zum 31.12.2027 zu besetzen.

Die Stelle ist zu überwiegenden Anteilen den Professuren der Bewegungs- und Sportpsychologie sowie der Sportpädagogik und -didaktik zugeordnet. Darüber hinaus unterstützt die Teamassistenz in kleinerem Umfang bei übergreifenden Aufgaben des Instituts sowie im Bereich der Methoden und Statistik im Sport. Als Teamassistenz leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf in Forschung, Lehre und Verwaltung und unterstützen die Bereiche bei der Umsetzung ihrer vielfältigen wissenschaftlichen und organisatorischen Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Telefonservice, Terminplanung, Besucherempfang, Materialverwaltung)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen)
• Organisation und Unterstützung des Studienbetriebs (Friedolin, Raumplanung, Prüfungsarchivierung, Auskünfte für Studierende)
• Veranstaltungsorganisation (z. B. Tagungen, Workshops, Gästebetreuung, Reiseplanung, Sporteignungsprüfung)
• Finanzverwaltung und Drittmittelbearbeitung (Rechnungsbearbeitung, Mittelabrufe, Übersichten und Statistiken)
• Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen sowie Beschaffungsvorgänge
• Inventar- und Geräteverwaltung
• Pflege und Aktualisierung der Website der Abteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder vergleichbare Kenntnisse
• Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office; Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen (z.b. SAP) sehr vorteilhaft
• Grundkenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen; idealerweise mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise verfügen Sie über eine Affinität zu Sport und Bewegung

Unser Angebot

Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst als Krankheitsvertretung befristet, längstens bis zum 31.12.2027. Bei Eignung und Bedarf wird eine unbefristete Weiterbeschäftigung angestrebt.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (35 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen