TEAMASSISTENT:IN (M/W/D)

LOOKSfilm; Leipzig; Híbrido; EUR 34.000 - 48.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Hybrides Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Leistungsgerechte Vergütung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Descripción de la vacante

LOOKSfilm sucht eine/n Teamassistent/in in Leipzig zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Kreativteams. Sie koordinieren Termine, organisieren Reisen und betreuen das Office.

Sie arbeiten eigenverantwortlich in einem jungen, internationalen Team und profitieren von hybriden Arbeitsmodellen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.

Formación

• Eine kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook für die digitale Terminorganisation.
• Bereitschaft, sich in KI-gestützte Workflows einzuarbeiten und diese zu nutzen.

Responsabilidades

• Zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle: Du bist die erste Ansprechperson für allgemeine organisatorische Anliegen.
• Assistenz und Terminkoordination: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Kreativteam, koordinierst Termine und Meetings.
• Reiseplanung und Abrechnung: Du organisierst Dienstreisen und bearbeitest Abrechnungen.
• Office-Management: Du sorgst für einen gut organisierten Büroalltag und Materialverwaltung.
• Betreuung externer Dienstleister:innen: Koordination von Reinigung, Hausverwaltung und Handwerksbetrieben.

Conocimientos

Terminplanung

Office-Management

Kundenorientierung

Diskretion

Teamarbeit

Educación

Kaufmännische Ausbildung o. vergleichbar

Herramientas

Microsoft 365

Outlook

Descripción del empleo

Standort: Leipzig | Vollzeit oDER TEILZEIT

LOOKS produziert seit 1995 preisgekrönte Serien, Dokumentationen und Spielfilme für den internationalen Markt. Zu unseren Kunden zählen bekannte VoD-Plattformen und Sender weltweit. Unser internationales Team von etwa 80 Mitarbeitenden arbeitet unter anderem an den Standorten Leipzig, Berlin, Hamburg, Warschau und Wien.

Als Teamassistent:in unterstützt Du die Geschäftsführung und das Kreativteam und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – von der Termin- und Reiseplanung über das Office-Management bis zum Empfang unserer Gäste. Als erste Anlaufstelle für organisatorische Anliegen bist Du eine verlässliche, serviceorientierte Schnittstelle zwischen unserem Team und externen Ansprechpartner:innen.

• Zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle: Du bist die erste Ansprechperson für allgemeine organisatorische Anliegen unserer Mitarbeitenden und unterstützt den zielgerichteten Informationsaustausch zwischen den Unternehmensbereichen.
• Assistenz und Terminkoordination: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Kreativteam im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings und Besprechungen vor und nach.
• Reiseplanung und Abrechnung: Du organisierst Dienstreisen und bearbeitest Reise- sowie Kreditkartenabrechnungen sorgfältig und zuverlässig.
• Office-Management: Du sorgst für einen gut organisierten Büroalltag und kümmerst Dich vorausschauend um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung.
• Betreuung externer Dienstleister:innen: Du koordinierst und betreust Reinigungspersonal, Hausmeister und Handwerksbetriebe und bist die Kontaktperson für die Hausverwaltung.
• Korrespondenz und Kontaktpflege: Du bearbeitest die interne und externe Korrespondenz sowie das zentrale Info-Postfach. Dabei kommunizierst Du professionell, freundlich und verbindlich mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Dienstleister:innen
• Gästeempfang: Du empfängst und betreust unsere Gäste aufmerksam und herzlich und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Veranstaltungsorganisation: Du planst und organisierst interne und externe Events und begleitest deren Durchführung.
• Eine kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich; Erfahrung auf Geschäftsführungsebene ist willkommen.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Outlook für die digitale Terminorganisation.
• Bereitschaft, sich in KI-gestützte Workflows einzuarbeiten und diese zu nutzen.
• Organisationstalent und Eigeninitiative: Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und vorausschauend, erfasst neue Aufgaben schnell und setzt auch in arbeitsintensiven Situationen klare Prioritäten.
• Sorgfalt, Loyalität und Diskretion: Du erledigst Deine Aufgaben gewissenhaft, hältst Absprachen ein und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung: Du erkennst Unterstützungsbedarf, denkst mit und begegnest Mitarbeitenden, Gästen und externen Ansprechpartner:innen freundlich, aufmerksam und professionell.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; gute Englischkenntnisse und weitere Sprachkenntnisse sind willkommen.
• Teamgeist und Freude an einer Schnittstellenfunktion: Du verbindest Menschen und Unternehmensbereiche, kommunizierst offen und wertschätzend und arbeitest gern mit einem überwiegend jungen, internationalen Team.
• Interesse an Dokumentarfilmen und der Medienbranche.
• Eine abwechslungsreiche Assistenzposition mit eigenverantwortlichen Aufgaben und Gestaltungsspielraum in einem international tätigen Filmproduktionsunternehmen.
• Ein spannendes Arbeitsumfeld mit anspruchsvollen Film- und Serienprojekten sowie renommierten Kunden und Partnern weltweit.
• Ein herzliches, engagiertes und überwiegend junges Team, das unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven zusammenbringt.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, wertschätzende Kommunikationskultur.
• Ein strukturiertes Onboarding und Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung bei renommierten Einrichtungen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und, soweit die Aufgaben es ermöglichen, hybrides Arbeiten.
• Eine leistungsgerechte Vergütung und eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit der Entfristung.