Team Lead Front Desk & Office Management (all genders)

NGOWork; Essen; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gestaltungsfreiraum

Klare Arbeitszeiten

Vielfältiges Team

Zentrale Rolle im Tagesgeschäft

Zusammenfassung

NGOWork in Essen sucht eine Team Lead‑Position für Front Desk und Office Management. Sie übernehmen die operative und personelle Verantwortung, führen Werkstudierende und gestalten Schichtpläne.

Die Rolle erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Bereitschaft zur Samstagsarbeit. Sie arbeiten vor Ort in Essen, steuern zentrale Abläufe und stehen als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anwender zur Verfügung.

Qualifikationen

• Erfahrung in Teamführung oder operativem People Management.

Aufgaben

• Übernahme der operativen und personellen Verantwortung für Front Desk und Office Management am Standort Essen.
• Fachliche und disziplinarische Führung der Werkstudierenden und Betreuung
• Einsatz‑ und Schichtpläne erstellen und pflegen
• Recruiting neuer Werkstudierender unterstützen
• Einarbeitung neuer Teammitglieder
• Teambesprechungen durchführen
• Erste Ansprechperson für operative und personelle Anliegen des Teams
• Empfangstresen besetzen Mo–Fr 16:00–20:15 Uhr, Sa 9:00–16:15 Uhr
• Betreuung von Teilnehmenden, Interessierten und Besuchern
• Bestellprozess des Zentrums inkl. Inventur
• Kontakt zu externen Dienstleistern
• Notfall- und Evakuierungskonzept erstellen/aktualisieren
• Evakuierungsübungen organisieren
• Arbeitsfläche ordentlich und gepflegt halten

Kenntnisse

Teamführung

Organisation

Kommunikation

Excel

Deutsch C1

Englisch B2

Schichtplanung

Vor-Ort Präsenz

Jobbeschreibung

Deine Mission
Du übernimmst die operative und personelle Verantwortung für den Front Desk und das Office Management unseres Zentrums in Essen. Als Team Lead bist du erste Ansprechperson für unsere Werkstudierenden, sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort und stellst sicher, dass sich Teilnehmende, Interessierte und Besucher jederzeit willkommen fühlen.

Deine Aufgaben:

People Management & Teamführung

• Fachliche und disziplinarische Führung der Werkstudierenden
• Übernahme der People Lead Rolle inkl. Betreuung und Entwicklung
• Erstellung und Pflege der Einsatz‑ und Schichtpläne
• Unterstützung im Recruiting neuer Werkstudierender
• Strukturierte Einarbeitung neuer Teammitglieder
• Durchführung regelmäßiger Teambesprechungen
• Erste Ansprechperson für alle operativen und personellen Anliegen des Teams

• Besetzung des Empfangstresens während der Öffnungszeiten (Mo–Fr: 16:00–20:15 Uhr, Sa: 9:00–16:15 Uhr)
• Freundliche und professionelle Betreuung von Teilnehmenden, Interessierten und Erwachsenen
• Vor‑ und Nachbereitung der gesamten Fläche
• Bearbeitung des Postein‑ und ‑ausgangs
• Betreuung des zentralen E‑Mail‑Postfachs
• Unterstützung bei (technischen) Anfragen, z.B. Account‑ oder Zugangsthemen

• Verantwortung für den Bestellprozess des Zentrums inkl. Inventur
• Zentrale Kontaktperson für externe Dienstleister (z.B. Reinigungsservice, Catering bei Events, Handwerkerinnen)*
• Erstellung und Pflege eines Notfall‑ und Evakuierungskonzepts
• Organisation und Durchführung von Evakuierungsübungen
• Sicherstellung eines ordentlichen und gepflegten Erscheinungsbilds der Fläche

Das bringst du mit

• Erfahrung in der Teamführung oder im operativen People Management
• Sehr gute Organisations‑ und Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Excel
• Deutsch: C1 oder Muttersprache
• Englisch: mindestens B2
• Samstagsarbeit ist verpflichtend
• Beibehaltung einer 5‑Tage‑Woche mit Montag oder Freitag als Ausgleichstag
• Präsenzrolle vor Ort in Essen
• Hohes Service‑ und Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Das bieten wir dir

• Verantwortungsvolle Führungsrolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Klare Arbeitszeiten und planbare Einsätze
• Zusammenarbeit in einem engagierten, vielfältigen Team
• Zentrale Rolle im operativen Tagesgeschäft

NGOWork – Hochkreuzstrasse 16 83362 Surberg / Germany

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