Team Assistenz (w/m/d) & Office Manager (w/m/d)

Siemens Energy Global GmbH & Co. KG; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Siemens Energy Global GmbH & Co. KG sucht eine proaktive Teamassistenz (w/m/d) sowie Office Manager (w/m/d) zur Unterstützung des Teams. Sie koordinieren Büroabläufe, fördern effiziente Prozesse und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung, HR sowie dem Empfang zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Terminplanung, Reisevorbereitungen, Dokumentenverwaltung und Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung. Deutsch und Englisch beherrschen Sie sicher.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bevorzugt (Industriekaufmann/Bürokaufmann)
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Teamorientierte, eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bürogeräten
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Empfang von Besuchern und Organisation des Empfangsbereichs
• Terminplanung, Koordination von Meetings und Reisevorbereitungen
• Organisation und Pflege von Ablagesystemen (digital/analog)
• Unterstützung der Geschäftsleitung und administratives Back-Office
• Mitarbeit bei Finanzaufgaben (Rechnungsbearbeitung) und HR-Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Sorgfältige Verwaltung von Bürobedarf und Raumorganisation

Skills

Organisation

Zeitmanagement

Problemlösungsfähigkeiten

MS Office

Verwaltungssysteme

Education

Industriekaufmann-Ausbildung

Bürokaufmann-Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Verwaltungssysteme

Drucker/Scanner

Job description

Stellendetails zu: Team Assistenz (w/m/d) & Office Manager (w/m/d)

Arbeitgeber: Siemens Energy Global GmbH & Co. KG

Angebotsart: Arbeit

Anstellungsart: Vollzeit

Befristung: unbefristet

Berufsbezeichnung:

• Bürokaufmann/-frau
• Fachangestellte/r - Bürokommunikation

Stellenbeschreibung

Momentaufnahme von Ihrem Tag

Wir suchen eine proaktive Teamassistenz (w/m/d), die für einen reibungslosen Büroablauf sorgt und unser Team unterstützt. Der ideale Kandidat beherrscht Multitasking und bewältigt administrative, logistische und operative Aufgaben professionell. Diese Position ist entscheidend für ein produktives Arbeitsumfeld. Zu den Aufgaben gehören die Kommunikation, der Empfang von Besuchern, die Verwaltung der Büroumgebung, administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung, Terminplanung, Reisevorbereitungen und die Pflege von Unterlagen. Zudem unterstützen Sie grundlegende Finanzaufgaben und die Personalabteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Vertrauliche Informationen werden mit Integrität behandelt, und Teamarbeit ist unerlässlich.

Wie Sie etwas bewirken können

• Koordination und Pflege von Beziehungen zu externen Anbietern und Dienstleistern, wie IT-Support und Reinigungsdiensten
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und komplexen Reisevorbereitungen für das Management
• Organisation und Pflege von elektronischen und physischen Ablagesystemen für einen einfachen Informationsabruf
• Unterstützung bei finanziellen Aufgaben, einschließlich Rechnungsbearbeitung und grundlegender Buchhaltung
• Aufrechterhaltung einer sauberen, organisierten und professionellen Büroumgebung
• Überwachung des Büromaterialbestands, Bestellung neuer Materialien und Sicherstellung einer stets gut ausgestatteten Büroumgebung

Was Sie mitbringen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Industriekaufmann (w/m/d), Bürokaufmann (w/m/d) oder langjährige relevante Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Problemlösungsfähigkeiten und proaktive Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit allgemeinen Bürogeräten (Drucker, Scanner) und Verwaltungssystemen
• Starke verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Über das Team

Unser Geschäftsbereich Grid Technologies ermöglicht ein zuverlässiges, nachhaltiges und digitales Netz. Das Stromnetz bildet das Rückgrat der Energiewende. Siemens Energy bietet ein führendes Portfolio und Lösungen in den Bereichen HGÜ-Technik, Netzstabilisierung und Stromspeicherung, Hochspannungsschaltgeräte und Transformatoren sowie digitale Netztechnologie.

Wer ist Siemens Energy?

Wir bei Siemens Energy sind mehr als nur ein Energietechnologieunternehmen. Mit ~100,000 engagierten Mitarbeitern in mehr als 90 Ländern entwickeln wir die Energiesysteme der Zukunft und stellen sicher, dass der wachsende Energiebedarf der Weltgemeinschaft zuverlässig und nachhaltig gedeckt wird. Die in unseren Forschungsabteilungen und Fabriken entstehenden Technologien treiben die Energiewende voran und bilden die Grundlage für ein Sechstel der weltweiten Stromerzeugung.

Unser globales Team setzt sich dafür ein, nachhaltige, zuverlässige und bezahlbare Energie Wirklichkeit werden zu lassen, indem es die Grenzen des Möglichen immer weiter hinausschiebt. Wir blicken zurück auf eine 150-jährige Tradition der Innovation, die unsere Suche nach Mitarbeitern bestärkt, die unseren Fokus auf Dekarbonisierung, neue Technologien und Energiewandel unterstützen.

Gut, dass wir nicht alle gleich sind. Vielfalt macht uns leistungsstark. Wir leben von Inklusion und unsere gemeinsame kreative Energie wird von über 130 Nationalitäten gespeist. Siemens Energy setzt auf den Charakter - unabhängig von ethnischem Hintergrund, Geschlecht, Alter, Religion, Identität oder Behinderung. Wir versorgen die Gesellschaft mit Energie - die ganze Gesellschaft - und wir diskriminieren nicht aufgrund von Unterschieden, die zwischen uns bestehen.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit, deswegen sind Bewerbungen von Menschen mit Behinderung ausdrücklich gewollt.