Team-Assistenz (w/m/d) am TUM Institute for Advanced Study

Technische Universität München (Technical University of Munich); München; Vor Ort; EUR 28.000 - 39.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Technische Universität München (TUM) sucht am TUM-IAS in Garching eine Teamassistenz (m/w/d) in 50% Teilzeit. Die Stelle ist befristet auf zunächst zwei Jahre und eingruppiert E8.

Zu den Aufgaben gehören Raumbuchungen, Gebäudemanagement, Veranstaltungsunterstützung, Finanzbuchungen und administrative Unterstützung des Management-Teams sowie des wissenschaftlichen Direktors.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation).
• Berufserfahrung in Büroorganisation oder Hochschulverwaltung von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und technikaffin.
• SAP-Kenntnisse erwünscht.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Ansprechperson für Raumbuchungen und Koordination der Buchungstermine.
• Allgemeines Gebäudemanagement und Ansprechpartner für Hausmeister, Reinigung, Techniker.
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Eventmanagement.
• Finanzbuchungen.
• Unterstützung Gästehausbetreuung, Abrechnung, Koordination Reinigungs- und Hausmeisterservice.
• Unterstützung des Management-Teams bei administrativen Aufgaben einschließlich Reisekostenabrechnungen.
• Assistenz für den wissenschaftlichen Direktor mit Sekretariatsaufgaben.

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Technikaffinität

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Non-academic staff

Wir suchen eine Team-Assistenz (w/m/d) am TUM-IAS in Garching mit 50% E8.

Das TUM Institute for Advanced Study (TUM-IAS) auf dem Forschungscampus Garching ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut der TUM für internationale Gastwissenschaftler*innen und beliebter Veranstaltungsort für wissenschaftliche Events. Unser Gebäude beherbergt zahlreiche Büros sowie Räumlichkeiten für Konferenzen und Workshops; des Weiteren verfügt das TUM-IAS über ein Gästehaus in Schwabing. Für unser Front Office suchen wir vielseitig talentierte Persönlichkeiten zur Verstärkung unseres dynamischen Teams. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist befristet für die Dauer von zunächst zwei Jahren eine Stelle als Teamassistenz (m/w/d), Eingruppierung E 8 in Teilzeit zu 50%, zu besetzen.

Aufgaben

• Ansprechperson für interne und externe Raumbuchungen (Konferenzräume und Büros), Koordinierung der Buchungstermine
• Allgemeines Gebäudemanagement (Verwaltung, Ansprechperson für Hausmeister, Reinigung, Techniker etc.)
• Unterstützung bei Veranstaltungen (Buchungen, Technikeinweisung in Konferenzräumen, Unterstützung des Eventmanagements)
• Finanzbuchungen
• Unterstützung bei der Betreuung des Gästehauses (Koordination Reinigungs- und Hausmeisterservice, Vermietung, Abrechnung, allgemeiner Unterhalt)
• Unterstützung des Management-Teams bei administrativen Aufgaben einschließlich Reisekostenabrechnungen
• Assistenz für den wissenschaftlichen Direktor mit allgemeinen Sekretariatsaufgaben

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation)
• Berufserfahrung in der Büroorganisation bzw. Berufserfahrung im Hochschulbereich und/oder in der Verwaltung ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Technikaffinität
• SAP-Kenntnisse erwünscht
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gutes Organisationstalent und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Engagement sowie Service- und Kundenorientierung

Wir bieten ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kommunikativen, interdisziplinären und internationalen Arbeitsumfeld. Die Vergütung erfolgt gemäß Qualifikation nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder bis zur Entgeltgruppe E8. Schwerbehinderte werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, qualifizierte Frauen werden deshalb nachdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Die Position ist geeignet für behinderte Personen. Behinderte Bewerber*innen erhalten bei grundsätzlich gleichwertiger Eignung, Fachkompetenz und Berufserfahrung Bevorzugung.

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