System Admin Intercom (m/w/d) (Vollzeit)

VitaMoment GmbH; Hamburg; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

900 Euro Gesundheitsbudget

Deutschland-Ticket

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Sachbezugskarte

Team-Rabatte auf Produkte

Job summary

VitaMoment GmbH sucht eine/n System Admin Intercom zur zentralen Administration, Weiterentwicklung und zum reibungslosen Betrieb der Intercom-Plattform. Du machst Intercom sicher, produktiv und eigenständig nutzbar und steigerst den Automatisierungsgrad über Kanäle hinweg.

Zu deinen Aufgaben gehören die Optimierung des Fin AI Agent, die Entwicklung von Workflows, Routing-Logiken und die Analyse von KPIs, um konkrete Verbesserungen abzuleiten.

Qualifications

• Ausbildung, Studium oder relevante Praxiserfahrung im IT-/ digitalen Umfeld.
• 1–3 Jahre Erfahrung in der Administration oder Weiterentwicklung von Intercom oder ähnlichen CRM-Systemen.
• Erfahrung mit Intercom-Inbox, Messenger, Help Center, Workflows, Routing, Fin AI Agent und Reporting.
• Strukturiertes, prozessorientiertes Denken und Fähigkeit zur Erhöhung von Automatisierung und Datenqualität.
• Technisches Verständnis und schnelle Einarbeitung in neue Tools, Integrationen und Systemlogiken.
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und dokumentierte Änderungen, die nachvollziehbar sind.

Responsibilities

• Administration, Pflege und Weiterentwicklung des Intercom-Workspaces.
• Weiterentwicklung des Fin AI Agent inkl. Guidance, Procedures, Attributes und Content Sources.
• Entwicklung von Workflows, Routing-Logiken und Automatisierungen.
• Analyse von KPIs (CSAT, Fin-Performance) und Ableitung von Verbesserungen.
• Sicherstellen stabiler Intercom-Automatisierungen, Data-Connectoren und Integrationen.
• Unterstützung des Customer Happiness Teams durch Best Practices und Schulungen.
• Beobachtung neuer Intercom-Features und sinnvolle Implementierungen.
• Enge Zusammenarbeit mit Customer Happiness, Operations und Fachbereichen.

Skills

Dokumentation

Strukturierte Arbeitsweise

Teamorientierung

Education

Ausbildung oder Studium im IT/ digitale Systeme/ E-Commerce/ Customer Experience/ Prozessmanagement

Tools

Intercom

Job description

Du liebst es, Systeme so aufzusetzen, dass Teams effizienter arbeiten und Kund:innen schneller die richtige Hilfe bekommen? Du denkst nicht nur in Administration, sondern auch in Automatisierung, Datenqualität und kontinuierlicher Weiterentwicklung? Dann bist du bei uns genau richtig.

Was genau:

Als System Admin Intercom übernimmst du eine zentrale Rolle in der Administration, Weiterentwicklung und dem reibungslosen Betrieb von Intercom als zentrale Customer-Service-Plattform bei VitaMoment.

Du sorgst dafür, dass unser Customer Happiness Team Intercom sicher, produktiv und eigenständig nutzen kann. Gleichzeitig erhöhst du den Automatisierungsgrad über unsere Kanäle hinweg – insbesondere durch die Optimierung des Fin AI Agents, intelligentes Routing, saubere Workflows und stabile Integrationen.

Deine Aufgaben:

• Du verantwortest die Administration, Pflege und Weiterentwicklung unseres Intercom-Workspaces.

• Du optimierst den Fin AI Agent, inklusive Guidance, Procedures, Attributes, Content Sources und Help-Center-Wissensbasis.

• Du entwickelst Workflows, Routing-Logiken und Automatisierungen weiter, damit schriftliche und telefonische Anfragen effizient bearbeitet werden.

• Du analysierst Servicequalität, Automatisierungsgrad, Fin-Performance, CSAT und weitere relevante KPIs und leitest daraus konkrete Verbesserungen ab.

• Du stellst sicher, dass Intercom-Automatisierungen, Data-Connectoren und Integrationen stabil laufen und regelmäßig überprüft werden.

• Du unterstützt das Customer Happiness Team durch klare Best Practices, Schulungen und Dokumentation.

• Du beobachtest neue Intercom-Features und Releases, bewertest deren Nutzen für VitaMoment und setzt sinnvolle Neuerungen um.

• Du arbeitest eng mit Customer Happiness, Operations und weiteren Fachbereichen zusammen, um wiederkehrende Support- und Prozessbedarfe pragmatisch zu lösen.

• Du hast eine Ausbildung, ein Studium oder relevante Praxiserfahrung im Bereich IT, digitale Systeme, E-Commerce, Customer Experience oder Prozessmanagement.

• Du bringst idealerweise 1–3 Jahre Erfahrung in der Administration oder operativen Weiterentwicklung von Intercom oder vergleichbaren Customer-Service-/CRM-Systemen mit.

• Du hast bereits mit Intercom gearbeitet und verstehst, wie Inbox, Messenger, Help Center, Workflows, Routing, Fin AI Agent und Reporting zusammenspielen.

• Du denkst strukturiert, prozessorientiert und erkennst schnell, wo Automatisierung, bessere Daten oder klarere Abläufe echten Mehrwert schaffen.

• Du hast ein gutes technisches Verständnis und kannst dich schnell in neue Tools, Integrationen und Systemlogiken einarbeiten.

• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und dokumentierst Änderungen so, dass andere sie nachvollziehen und nutzen können.

• Du kannst komplexe Systemthemen verständlich erklären und Teams sicher in der Nutzung neuer Funktionen befähigen.

• Du hast Lust, KI-Tools aktiv in deine Arbeit einzubinden und den Einsatz von AI im Customer Service verantwortungsvoll weiterzuentwickeln.

• Du bringst echtes Interesse an Gesundheit, Nahrungsergänzungsmitteln und einer sinnstiftenden E-Commerce-Marke mit.

Das sind wir:

• Wir sind ein sinnstiftendes und gut etabliertes Unternehmen, das die Gesundheit unserer Kundinnen und Kunden verbessert – und dieses positive Feedback spürst auch du in deinem Arbeitsalltag.

• Wir setzen auf proaktive Planung anstelle von reaktiven Maßnahmen, zeichnen uns durch eine hervorragende Organisation aus und legen großen Wert auf klar definierte Rollen sowie transparente Verantwortungsbereiche.

• Wir haben wertschätzende Führungsprozesse und führen mindestens einmal pro Monat ein Coaching-Gespräch, damit du und wir uns stetig weiterentwickeln. Wir fördern deine Talente, um dein Entwicklungspotenzial voll auszuschöpfen.

• Wir arbeiten alle eigenverantwortlich und du hast innerhalb unseres ambitionierten Teams immer wieder die Möglichkeit, dich neuen Herausforderungen zu stellen.

• Wir haben einen gemeinsamen Wertekompass, der uns in unserer täglichen Arbeit inspiriert und unseren konstruktiven und harmonischen Umgang miteinander ermöglicht.

• Dich erwartet ein sehr umfangreiches Benefit-Paket bestehend u. a. aus einem jährlichen Gesundheitsbudget von 900 Euro, Facharzt-Terminservice, Deutschland-Ticket, Förderung einer Urban Sports Club Mitgliedschaft, Sachbezugskarte, großzügigen Team-Rabatten auf unsere Produkte und vielem mehr.