Workspace Automation Manager (m/w/d) (Vollzeit)

VitaMoment GmbH; Hamburg; On-site; EUR 55,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Gesundheitsbudget 900€

Deutschland-Ticket

Urban Sports Club

Sachbezugskarte

Teamrabatte

Job summary

VitaMoment GmbH sucht eine System Admin Workspace, die zentrale Workspace-Tools wie Notion, Google Workspace, Claude und Slack betreut und einen stabilen Betrieb sicherstellt.

Sie pflegen Zugriffsrechte, On-/Offboarding-Prozesse und optimieren die Informationsarchitektur, damit Wiki und Datenbanken aktuell und KI-optimiert sind. Zudem werden SOPs erstellt und Mitarbeitende geschult.

Qualifications

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im relevanten IT-/Wirtschaftsbereich.
• Du hast Erfahrung in der Administration digitaler Workspace-Tools, idealerweise Notion, Google Workspace, Slack und KI-Tools wie Claude.
• Du verstehst Informationsarchitektur, Wissensmanagement und saubere Datenbankstrukturen aus Nutzerperspektive.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig – besonders bei Zugriffsrechten, Dokumentation und sicherheitskritischen Einstellungen.
• Du kannst komplexe Tool-Setups verständlich erklären und andere Menschen sicher in der Nutzung befähigen.
• Du willst Prozesse verbessern, Standards entwickeln und wiederkehrende Probleme nachhaltig lösen.
• Du verfolgst technische Neuerungen proaktiv und schätzt Nutzen im Unternehmenskontext ab.
• Du bringst Lust mit, KI-Tools aktiv einzubinden und Systeme für Zusammenarbeit von Menschen und KI weiterzuentwickeln.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, pragmatisch und lösungsorientiert.

Responsibilities

• Du administrierst zentrale Workspace-Tools Notion, Google Workspace, Claude und Slack und sicherst optimalen Betrieb.
• Du pflegst Nutzer:innen, Rollen und Zugriffsrechte sowie On- und Offboarding-Prozesse systemseitig sauber um.
• Du entwickelst die Notion-Informationsarchitektur weiter und hältst Wiki, Datenbanken aktuell und findbar.
• Du dokumentierst Setup, Nutzung und Administration in SOPs, SOTs und Arbeitsanweisungen.
• Du schult Teammitglieder rollenspezifisch und befähigst sie zur eigenständigen Nutzung.
• Du beobachtest neue Features und Releases, bewertest Nutzen und überführst sinnvolle Neuerungen in Standards.
• Du arbeitest eng mit den Fachbereichen zusammen und entwickelst pragmatische Lösungen.

Skills

Notion-Administration

Google Workspace

Slack

Claude (KI-Tools)

Informationsarchitektur

Wissensmanagement

Zugriffsrechte

Dokumentation

Schulung

Education

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium IT/ W Wirtschaftsinformatik/ Digitale Medien/ Organisationsentwicklung

Tools

Notion

Google Workspace

Slack

Claude

Job description

Du liebst es, digitale Systeme so aufzubauen, dass Menschen produktiver, klarer und eigenständiger arbeiten können? Du denkst nicht nur in Tools, sondern auch in Strukturen, Prozessen und guter Wissensorganisation? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als System Admin Workspace übernimmst du eine zentrale Rolle in der Administration, Weiterentwicklung und wirtschaftlichen Nutzung unserer unternehmensweiten Workspace-Infrastruktur. Dazu gehören insbesondere Notion, Google Workspace, Claude und Slack.

Was genau:

Du sorgst dafür, dass unsere Systeme sicher, stabil und sinnvoll konfiguriert sind, Wissen im Team schnell auffindbar ist und unsere Teammitglieder die eingesetzten Tools produktiv und eigenständig nutzen können.

Deine Aufgaben:

• Du administrierst unsere zentralen Workspace-Tools Notion, Google Workspace, Claude und Slack und stellst einen optimalen Betrieb sicher.

• Du pflegst Nutzer:innen, Rollen und Zugriffsrechte und sorgst dafür, dass On- und Offboarding-Prozesse systemseitig sauber umgesetzt werden.

• Du entwickelst unsere Notion-Informationsarchitektur weiter und stellst sicher, dass Wiki, Datenbanken und relevante Inhalte aktuell, strukturiert und KI-optimiert auffindbar sind.

• Du dokumentierst Setup, Nutzung und Administration unserer Tools in klaren SOPs, SOTs und Arbeitsanweisungen.

• Du schulst Teammitglieder entsprechend ihrer Rollenprofile und befähigst sie, unsere Workspace-Tools sicher, effizient und eigenständig zu nutzen.

• Du beobachtest neue Features, Releases und relevante Entwicklungen unserer Tools, bewertest ihren Nutzen für VitaMoment und überführst sinnvolle Neuerungen in produktive Standards.

• Du arbeitest eng mit den Fachbereichen zusammen, erkennst wiederkehrende System- und Prozessbedarfe und entwickelst pragmatische Lösungen.

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich IT, Wirtschaftsinformatik, digitale Medien, Organisationsentwicklung oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Du hast Erfahrung in der Administration digitaler Workspace-Tools, idealerweise mit Notion, Google Workspace, Slack und KI-Tools wie Claude.

• Du verstehst Informationsarchitektur, Wissensmanagement und saubere Datenbankstrukturen nicht nur technisch, sondern auch aus Nutzer:innen-Perspektive.

• Du arbeitest sehr strukturiert, sorgfältig und zuverlässig – besonders bei Zugriffsrechten, Dokumentation und systemkritischen Einstellungen.

• Du kannst komplexe Tool-Setups verständlich erklären und andere Menschen sicher in der Nutzung befähigen.

• Du hast Freude daran, Prozesse zu verbessern, Standards zu entwickeln und wiederkehrende Probleme nachhaltig zu lösen.

• Du verfolgst technische Neuerungen proaktiv und kannst einschätzen, welche Features im Unternehmenskontext wirklich Mehrwert schaffen.

• Du bringst Lust mit, KI-Tools aktiv in deine Arbeit einzubinden und unsere Systeme für die Zusammenarbeit von Menschen und KI weiterzuentwickeln.

• Du arbeitest eigenverantwortlich, pragmatisch und lösungsorientiert.

Das sind wir:

• Wir sind ein sinnstiftendes und gut etabliertes Unternehmen, das die Gesundheit unserer Kundinnen und Kunden verbessert und dieses positive Feedback spürst auch du in deinem Arbeitsalltag.

• Wir setzen auf proaktive Planung anstelle von reaktiven Maßnahmen, zeichnen uns durch eine hervorragende Organisation aus und legen großen Wert auf klar definierte Rollen sowie transparente Verantwortungsbereiche.

• Wir haben wertschätzende Führungsprozesse, führen mind. einmal pro Monat ein Coaching-Gespräch, damit du und wir uns stetig weiterentwickeln. Wir fördern deine Talente, um dein Entwicklungspotenzial voll auszuschöpfen.

• Wir arbeiten alle eigenverantwortlich und du hast innerhalb unseres ambitionierten Teams immer wieder die Möglichkeit, dich neuen Herausforderungen zu stellen.

• Wir haben einen gemeinsamen Wertekompass, der uns in unserer täglichen Arbeit inspiriert und unseren konstruktiven und harmonischen Umgang miteinander ermöglicht.

• Dich erwartet ein sehr umfangreiches Benefit-Paket bestehend u. a. aus einem jährlichen Gesundheitsbudget von 900 Euro, Facharzt-Terminservice, Deutschland-Ticket, Förderung einer Urban Sports Club Mitgliedschaft, Sachbezugskarte, großzügige Team-Rabatte auf unsere Produkte und vieles mehr.