Standortassistenz (w/m/d)

Brunel GmbH NL Kiel; Kiel; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

verdi-Tarifvertrag

30 Tage Urlaub

Gleitzeitkonto

Sozial- und Zusatzleistungen (VWL)

Individuelle Förderkonzepte und Weiter

Remote Work

Zuschuss zum Jobticket

Corporate Benefits Programm

Job summary

Brunel GmbH NL Kiel sucht eine engagierte Standortassistenz zur Unterstützung der Standortleitung und des Teams in Kiel. Sie koordinieren interne Abläufe, betreuen Kunden und Gäste und sichern einen strukturierten Büroalltag.

Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, Postbearbeitung, Materialverwaltung und die Vorbereitung von Meetings sowie die Unterstützung bei Veranstaltungen. Deutsch und Englisch sollten sicher beherrscht werden.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Anwenderkenntnisse in SAP oder die Bereitschaft, sich schnell in SAP einzuarbeiten.
• Gute Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit administrativen sowie kaufmännischen Daten.
• Zuverlässige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Proaktive Unterstützung des Teams sowie vorausschauendes Erkennen organisatorischer Aufgaben.
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches Auftreten und professioneller Umgang mit Kunden, Gästen und Kolleginnen und Kollegen.
• Hohes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Termine, Aufgaben und Prioritäten sicher zu koordinieren.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Unterstützung der Standortleitung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Koordination interner Abläufe am Standort und Sicherstellung eines strukturierten Büroalltags.
• Ansprechpartner für interne Mitarbeitende, externe Dienstleister, Kunden und Gäste – persönlich, telefonisch, digital.
• Sicherstellung klarer und reibungsloser Kommunikation zwischen relevanten Schnittstellen.
• Organisation allgemeiner Büroprozesse: Post, Ablage, Dokumentenverwaltung, Besprechungsräume.
• Verwaltung, Bestellung und Nachverfolgung von Bürobedarf und Materialien.
• Planung, Pflege und Koordination von Terminen am Standort.
• Unterstützung bei Vorbereitung, Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen.
• Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern am Standort.
• Unterstützung bei Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Vorgängen.
• Mitwirkung an professionellem, serviceorientiertem Standortbetrieb.

Skills

Organisationstalent

Kundenservice

Kommunikation

MS Office / Outlook / Word / Excel /PP

SAP Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Job description

„Möchten Sie die nächste Stufe in Ihrer Karriere erreichen? Bei Brunel haben Sie die Möglichkeit, sich bei namhaften Kunden kontinuierlich weiterzuentwickeln - und das branchenübergreifend. Machen Sie noch heute den entscheidenden Schritt Ihrer Karriere und bewerben Sie sich bei uns als Standortassistenz.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Standortleitung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Koordination interner Abläufe am Standort und Sicherstellung eines strukturierten Büroalltags
• Ansprechpartner für interne Mitarbeitende, externe Dienstleister, Kunden und Gäste, persönlich, telefonisch und über digitale Kommunikationskanäle
• Sicherstellung einer klaren und reibungslosen Kommunikation zwischen allen relevanten Schnittstellen
• Organisation allgemeiner Büroprozesse, darunter Postbearbeitung, Ablage, Dokumentenverwaltung und Besprechungsraumkoordination
• Verwaltung, Bestellung und Nachverfolgung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und weiteren Standortressourcen
• Planung, Pflege und Koordination von Terminen am Standort
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern am Standort
• Unterstützung bei der Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und organisatorischen Vorgängen
• Mitwirkung an einem professionellen, serviceorientierten und gut organisierten Standortbetrieb

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Anwenderkenntnisse in SAP oder die Bereitschaft, sich schnell in SAP einzuarbeiten
• Gute Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit administrativen sowie kaufmännischen Daten
• Zuverlässige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Proaktive Unterstützung des Teams sowie vorausschauendes Erkennen organisatorischer Aufgaben
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches Auftreten und professioneller Umgang mit Kunden, Gästen und Kolleginnen und Kollegen
• Hohes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Termine, Aufgaben und Prioritäten sicher zu koordinieren
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Vorteile

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Hauseigener ver.di-Tarifvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Gleitzeitkonto
• Sozial- und Zusatzleistungen (VWL)
• Individuelle Förderkonzepte und Weiterbildungen
• Remote Work
• Zuschuss zum Jobticket
• Corporate Benefits Programm

Dafür steht Brunel

Arbeiten bei Brunel bedeutet: attraktive Projekte in der ganzen Bandbreite des modernen Engineerings und der IT, außergewöhnliche Karriereperspektiven bei Kunden vom Mittelstand bis zum DAX-Konzern, und die Sicherheit eines seit 50 Jahren etablierten Ingenieurdienstleisters. Mit mehr als 40 Standorten und sechs Solutions Hubs in der DACH-CZ Region sowie über 12.000 Mitarbeitenden an 120 Standorten weltweit bieten wir die ideale Plattform, um den technologischen Fortschritt aktiv mitzugestalten - denn Stillstand bedeutet Rückschritt!