Sr. Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics (m/w/d)

FormFactor GmbH; Karlsruhe; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

FormFactor GmbH in Karlsruhe sucht Unterstützung im Bereich Finance & Accounting Operations. Sie prüfen, bearbeiten und verfolgen eingehende Rechnungen, erstellen Kundenrechnungen und pflegen Finanzunterlagen. DATEV-Kenntnisse, Excel und gutes Deutsch/Englisch sind von Vorteil.

Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld mit Fokus auf Zahlungsabwicklung, Monatsabschlüssen und Offenheiten. Attraktive Vergütung und gute Entwicklungsmöglichkeiten werden geboten.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder Operations.
• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung; idealerweise DATEV; sicherer Umgang mit Excel.

Responsibilities

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen
• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV
• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen
• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen

Skills

Finanzbuchhaltung

Administration

Organisation

Zuverlässigkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

DATEV

Excel

MS Office

Job description

Forming Our Future together Shape your future with a hidden champion of the high-tech industry.FormFactoris a leading global manufacturer of semiconductor test and measurement products, including advanced MEMS probe cards, engineering probe stations and probes, metrology systems, as well as quantum cryogenic measurement systems. Globally, FormFactor Inc. has locations in all markets relevant to the semiconductor industry. In Germany, we develop and manufacture wafer probers for a wide range of applications. Our products and solutions contribute significantly to the development and productions of new technologies. From AI to 5G, from autonomous driving to quantum computing, almost every breakthrough innovation today has its form factor. That looks good. Not enough?We would be happy to introduce you to many other benefits in a personal conversation.

Your future at FormFactor:

• Hello future!As part of our large FormFactor family, you will play an active role in shaping current and upcoming technologies.
• Bye-bye monotony!The challenging, varied tasks in the field of artificial intelligence and infrared applications as well as flat hierarchies offer you a lot of freedom for design and innovation.
• Your thing.In small teams, you will work independently and close to the product. You will find your solutions and accompany the entire production cycle.
• Just get started.With our New Hire training plan, you will arrive relaxed your new tasks.
• It's fun.We offer you an attractive remuneration package as well as a share in the company's success.
• Being human.30 days of vacation, flexible working hours and home office are our tools for your family and work-life balance.
• Motivated.Our pleasant, friendly working atmosphere and international collegiality are a real feel-good factor.
• Progress.Internal training, exchange programs and an open transfer of knowledge open horizons for you.
• Perspective.As the market leader, we are operating in an incredibly exciting and crisis-proof industry of the future.

Finance & Accounting Operations

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen
• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV
• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen
• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
• Einholung fehlender Rechnungen, Belege und weiterer relevanter Dokumentationen
• Verwaltung und Abstimmung von Firmenkreditkartenabrechnungen
• Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Belege
• Zuordnung und Kontrolle von Kostenstellen
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen
• Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation kritischer Finanzprozesse

Administrative Operations

• Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen, Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen
• Kommunikation mit Mitarbeitenden hinsichtlich fehlender Finanzunterlagen oder notwendiger Informationen
• Operative Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft
• Organisation und Pflege relevanter Geschäfts- und Prozessdokumentationen
• Sicherung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Vorgänge

Procurement & Logistics Operations

• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Bestellungen
• Koordination von Lieferungen sowie Nachverfolgung von Bestellvorgängen
• Unterstützung bei Lieferantenkommunikation und administrativen Beschaffungsprozessen
• Mitarbeit bei der Organisation und Verwaltung logistischer Abläufe
• Sicherung einer transparenten Dokumentation von Beschaffungs- und Logistikvorgängen

Business Continuity & Process Support

• Übernahme von Backup-Funktionen für kritische Finanzprozesse, einschließlich Rechnungsverarbeitung, DATEV-Administration und Zahlungsabwicklung
• Unterstützung bei der Implementierung, Dokumentation und Pflege von Business-Continuity- und Vertretungsprozessen
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Abläufe

What you should bring with us

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder Operations
• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Skills: Education & Experience: Minimum of 4 - 6 years of related experience | Required

Our Mission

We enable our customers to revolutionize semiconductors with advanced packaging bringing tomorrow's electronics to life.

Our Values

Our values were collaboratively created to reflect the essence of who we are as a company and as a team of people. The values are created for us, by us. Our people designed the FORM acronym and imagery as a constant reminder to live these values daily. Together, we embrace these guiding principles, fostering a positive and united environment for all.

Focus on the Customer Ownership & Accountability Respectfully & Effectively Communicate Motivate & Develop People Learn more by visiting HERE.