Sr. Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics (m/w/d)

FormFactor Inc.; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

FormFactor Inc. sucht eine/n Mitarbeiter/in im Bereich Finanzen und Verwaltung am Standort Karlsruhe. Sie unterstützen Finanzbuchhaltung, Administration und Beschaffung, arbeiten eng mit der Buchhaltung zusammen und bearbeiten Zahlungsflüsse zuverlässig.

Zu den Aufgaben gehören Rechnungsprüfung, -versand, DATEV-Uploads und Monatsabschlüsse. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrungen in Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder Operations.
• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen.
• Idealerweise Kenntnisse mit DATEV.

Aufgaben

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen.
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen.
• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Belegen in DATEV.
• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen.
• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten.
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen.
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und Dokumentation.
• Mitarbeit bei Beschaffungs- und Logistikvorgängen.

Kenntnisse

Microsoft Excel

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Englischkenntnisse (sehr gut)

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

MS Office

Jobbeschreibung

Forming Our Future Together

Shape your future with a hidden champion of the high-tech industry. FormFactor is a leading global manufacturer of semiconductor test and measurement products, including advanced MEMS probe cards, engineering probe stations and probes, metrology systems, as well as quantum cryogenic measurement systems. Globally, FormFactor Inc. has locations in all markets relevant to the semiconductor industry. In Germany, we develop and manufacture wafer probers for a wide range of applications. Our products and solutions contribute significantly to the development and productions of new technologies. From AI to 5G, from autonomous driving to quantum computing, almost every breakthrough innovation today has its form factor.

Job Description

Your tasks

Finance & Accounting Operations

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen
• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV
• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen
• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
• Einholung fehlender Rechnungen, Belege und weiterer relevanter Dokumentationen
• Verwaltung und Abstimmung von Firmenkreditkartenabrechnungen
• Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Belege
• Zuordnung und Kontrolle von Kostenstellen
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen
• Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation kritischer Finanzprozesse

Administrative Operations

• Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen, Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen
• Kommunikation mit Mitarbeitenden hinsichtlich fehlender Finanzunterlagen oder notwendiger Informationen
• Operative Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft
• Organisation und Pflege relevanter Geschäfts- und Prozessdokumentationen
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Vorgänge

Procurement & Logistics Operations

• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Bestellungen
• Koordination von Lieferungen sowie Nachverfolgung von Bestellvorgängen
• Unterstützung bei Lieferantenkommunikation und administrativen Beschaffungsprozessen
• Mitarbeit bei der Organisation und Verwaltung logistischer Abläufe
• Sicherstellung einer transparenten Dokumentation von Beschaffungs- und Logistikvorgängen

Business Continuity & Process Support

• Übernahme von Backup-Funktionen für kritische Finanzprozesse, einschließlich Rechnungsverarbeitung, DATEV-Administration und Zahlungsabwicklung
• Unterstützung bei der Implementierung, Dokumentation und Pflege von Business-Continuity- und Vertretungsprozessen
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Abläufe

What you should bring with us

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder Operations
• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Education & Experience

Minimum of 4 - 6 years of related experience