Senior Payroll Specialist / HR Operations Manager

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Hybrid; EUR 66.000 - 73.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

VSOPs und RSU-Bonusprogramme

Betriebliche Altersvorsorge mit Beiträ

OpenUp für mentale Gesundheit

Jährlicher Augengesundheitscheck

Mitarbeiterrabatte bis 40%

Zusammenfassung

Headmatch GmbH & Co. KG sucht in Berlin eine/n Senior Manager HR Operations & Payroll (m/w/d) mit starkem Payroll-Fokus. Sie steuern operative Payroll, arbeiten eng mit externen Dienstleistern zusammen und treiben Optimierung, Automatisierung und AI-Einbindung voran.

Hybrides Arbeiten und Mitgestaltung der HR-Organisation gehören dazu. Rund 70% der Aufgaben entfallen auf Payroll; Sie arbeiten an modernen HR-Prozessen, Dashboards und Datenstrukturen und berichten direkt an das Leadership-Team.

Qualifikationen

• Mehrjährige operative Erfahrung in der deutschen Payroll.
• Sehr gute Kenntnisse im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern.
• HR-Operations-Erfahrung entlang des Employee Lifecycles.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Zahlenverständnis.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Erfahrung mit Prozessoptimierung und Ideal- automatisierung.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Aufgaben

• Operative Payroll-Verantwortung und korrekte, termingerechte Abrechnung sicherstellen.
• Kooperation mit externen Payroll-Dienstleistern steuern.
• Begleitung von Monats- und Jahresabschlüssen.
• Compliance in Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht sicherstellen.
• Bearbeitung komplexer Payroll- und HR-Operations-Fragestellungen.
• Datenqualität und HR-Stammdaten zuverlässig halten.
• HR-Prozesse entlang des Employee Lifecycles weiterentwickeln.
• Automatisierung, Digitalisierung und KPI-Reporting vorantreiben.

Kenntnisse

Payroll-Operation

Arbeitsrecht

Lohnsteuerrecht

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister

Employee Lifecycles

Datenanalyse

Excel-Kenntnisse

Prozessoptimierung

Automation

Deutsch-Englischkenntnisse

Tools

Workday

Jobbeschreibung

Berlin | Hybrid | 65.700–73.000 € Jahresgehalt

Payroll, Prozesse, Digitalisierung – und die Chance, HR Operations wirklich weiterzuentwickeln.

Du kommst aus der Payroll, kennst die deutsche Entgeltabrechnung nicht nur theoretisch, sondern aus der operativen Praxis – und möchtest gleichzeitig den nächsten Schritt machen?

Dann könnte diese Position genau das Richtige für dich sein.

Für ein erfolgreiches, wachsendes Unternehmen in Berlin suchen wir einen Senior Manager HR Operations & Payroll (m/w/d), der Payroll als fachlichen Schwerpunkt mitbringt und gleichzeitig Lust darauf hat, Prozesse neu zu denken, zu automatisieren und eine moderne HR-Organisation aktiv mitzugestalten.

Wichtig vorab:

Rund 70 % der Position entfallen auf Payroll. Gesucht wird daher ausdrücklich ein echter Payroll-Profi – nicht primär ein HR-Operations-Manager, der Payroll nur aus der Schnittstellenperspektive kennt.

Deine Aufgabe: Payroll als Fundament – HR Operations als Spielfeld

Du übernimmst die Verantwortung für die operative Payroll und stellst gemeinsam mit internen und externen Partnern sicher, dass die Abrechnung zuverlässig, korrekt und compliant läuft.

Gleichzeitig bekommst du die Möglichkeit, die Prozesse dahinter kritisch zu hinterfragen: Wo entstehen Fehler? Welche Abläufe lassen sich automatisieren? Welche Daten können besser genutzt werden? Und wie kann HR Operations mit modernen Technologien effizienter und skalierbarer werden?

Damit verbindest du hands-on Payroll-Know-how mit Prozessoptimierung, Digitalisierung und einem hohen Gestaltungsspielraum.

Deine Schwerpunkte:

• Verantwortung für die operative Payroll und Sicherstellung einer korrekten und termingerechten Abrechnung
• Steuerung und fachliche Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern
• Begleitung von Monats- und Jahresabschlussprozessen
• Sicherstellung der arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Compliance
• Bearbeitung und Bewertung komplexer Payroll- und HR-Operations-Fragestellungen
• Schnittstelle zu Finance, HR Business Partnern, Payroll-Providern und weiteren Stakeholdern
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität und zuverlässiger HR-Stammdaten

HR Operations & Prozessoptimierung – ca. 30 %

• Weiterentwicklung der HR-Prozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles
• Optimierung von Compensation-&-Benefits-Prozessen
• Analyse bestehender Abläufe und Identifikation von Automatisierungs- und Digitalisierungspotenzialen
• Weiterentwicklung von Datenstrukturen, Reports, Dashboards und KPI-Steuerung
• Einsatz moderner Technologien und AI-Lösungen zur Verbesserung von HR-Prozessen
• Mitgestaltung bereichsübergreifender HR-Projekte
• Führung bzw. fachliche Steuerung eines kleinen People-Operations-Teams aus People Ops Manager, Werkstudent und Auszubildendem

Was dich an der Position erwartet

Die Rolle bietet dir mehr als klassische Payroll.

Das Unternehmen befindet sich in einer spannenden Entwicklungsphase vom Start-up zum Scale-up. Nach dem Gründer-Ausstieg wurde ein neues Leadership-Team etabliert und HR Operations soll entsprechend professionalisiert und zukunftsfähig aufgestellt werden.

Du bekommst dabei echten Gestaltungsspielraum:

• Du kannst bestehende Payroll- und HR-Prozesse hinterfragen und verbessern.
• Du arbeitest an Automatisierung und Digitalisierung statt nur bestehende Abläufe zu verwalten.
• Du bekommst die Möglichkeit, AI sinnvoll in HR-Prozesse zu integrieren.
• Du arbeitest eng mit Finance und dem Management zusammen.
• Deine Arbeit hat unmittelbaren Einfluss auf die Skalierbarkeit der Organisation.

Kurz gesagt: Du übernimmst eine etablierte Payroll – und hast gleichzeitig die Möglichkeit, sie besser zu machen.

Das bringst du mit:

Das ist entscheidend

• Mehrjährige, fundierte operative Erfahrung in der deutschen Payroll
• Sehr gute Kenntnisse im deutschen Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht
• Erfahrung in der Steuerung bzw. Zusammenarbeit mit externen Payroll-Dienstleistern
• Erfahrung mit HR Operations entlang des gesamten Employee Lifecycles
• Sehr gute analytische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Sehr gute Excel-Kenntnisse
• Erfahrung mit Prozessoptimierung und idealerweise Automatisierung
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau

Besonders spannend sind außerdem

• Erfahrung mit Workday oder vergleichbaren modernen HR-Systemlandschaften
• Erfahrung mit Dashboards, Datenanalysen oder KPI-Reporting
• Erfahrung in einem Tech-, Scale-up- oder börsennotierten Unternehmensumfeld
• Interesse an AI und modernen Automatisierungslösungen

Keine Payroll-Erfahrung? Dann ist diese Position leider nicht die richtige.

Payroll ist der klare fachliche Schwerpunkt der Rolle und bildet die Grundlage für den weiteren Auswahlprozess.

Was wird dir geboten?

65.700–73.000 € Jahresgehalt

plus attraktive Zusatzleistungen und Beteiligungsmöglichkeiten

Hybrides Arbeiten

• Montag & Freitag grundsätzlich im Homeoffice
• Dienstag bis Donnerstag im Berliner Office
• Flexible Ausnahmen sind unkompliziert möglich
• EU-Workation möglich

Viel Gestaltungsspielraum

• Direkter Einfluss auf die Weiterentwicklung von Payroll und HR Operations
• Enge Zusammenarbeit mit dem neuen Leadership-Team
• Möglichkeit, Automatisierung, Digitalisierung und AI aktiv voranzutreiben

Weitere Benefits

• VSOPs und RSU-Bonusprogramme
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberbeiträgen
• Wellhub-Mitgliedschaft nach der Probezeit
• OpenUp für mentale Gesundheit
• 50 % Zuschuss zum ÖPNV oder vergünstigtes Bike-Leasing
• Kostenfreier Tiefgaragenstellplatz
• Sabbatical-Möglichkeit
• Familienfreundliche Zusatzleistungen
• 10 bezahlte Urlaubstage für Eltern bei Erkrankung des Kindes bis 12 Jahre
• Mitarbeiterrabatte von bis zu 40 %
• Jährlicher kostenloser Augengesundheitscheck
• 200 € Startgutschein für das Produktsortiment sowie weitere Gutscheine zum Jubiläum