Sekretärin/Sekretär (w, m, d)

Landkreis Zwickau; Werdau; On-site; EUR 16,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

unbefristete Einstellung

Parkmöglichkeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Job summary

Der Landkreis Zwickau sucht am Standort Werdau eine Sekretärin/ einen Sekretär (w/m/d) in Teilzeit (19,5 Std./Woche) zur Unterstützung des Dezernats Jugend, Soziales und Bildung. Die Tätigkeit umfasst Vorzimmerdienst, Büro- management und Korrespondenz, inkl.

Protokollierung von Besprechungen und Schriftverkehr. Sie verfügen über eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, sowie sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und arbeiten serviceorientiert, zuverlässig und diskret.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellte/r o. ä.).
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat, idealerweise öffentliche Verwaltung.
• Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, serviceorientierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Telefondienst, Informations- und Auskunftserteilung
• Terminvereinbarungen, -überwachung und -koordination
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollierung
• Schriftverkehr, Post- und Dokumentenbearbeitung
• Bestellung von Büromaterial, Organisation von Reparaturen
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Skills

Organisationstalent

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Deutsch C2

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.

Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 305.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit!

Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Werdau

• eine/einen Sekretärin/Sekretär (w, m, d)
• Kennziffer: 154/2026/DII
• Dezernat Jugend, Soziales und Bildung
• Dezernatssekretariat
• Teilzeit - mit 19,5 Wochenstunden
• Entgeltgruppe 5 TVöD-VKA
• Beschäftigungsdauer: unbefristet
• Beschäftigungsbeginn: ab 1. März 2027

Ihr Aufgabengebiet:

Sie betreuen in Ihrer Funktion zusammen mit einer Kollegin das Sekretariat der Dezernentin des Dezernates Jugend, Soziales und Bildung.

Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende:

• im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Telefondienst; Informations- und Auskunftserteilung
  • Terminvereinbarungen, -überwachung, -koordination und -kontrolle
  • Sitzungs- bzw. Beratungsunterlagen u. ä. vorbereiten und zusammenstellen
  • Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen und Erstellung von Serienbriefen u. ä.
  • Ablage, Speicherung und Archivierung von Schreiben, Dokumenten und Dateien
  • Erstellung von Mehrfertigungen, Kopien und Auszügen
• bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
  • Organisation von Besprechungen, Einladen der Teilnehmer, Reservierung des Beratungsraums und Bewirtung von Gästen
  • Unterlagen vorbereiten und zusammenstellen
  • Teilnahme an Beratungen, Besprechungen bzw. Sitzungen
  • Protokollierung und Fertigung von Mitschriften und/oder Tonaufzeichnungen
  • Anfertigung von Protokollen und Niederschriften
  • Einholung erforderlicher Unterschriften
  • Ablegen, Vervielfältigung, Versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
• zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:
  • Post holen, Mails sichten, Faxe entgegennehmen
  • Sichtung aller Eingänge, Eintragungen im Postbuch, Verteilung entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
  • Weiterleitung bei Nichtzuständigkeit, Klärung von Irrläufern
  • Eintragungen im PostbuchKontrolle der Wiedervorlagen u. a. Bearbeitungsvermerke
  • Bearbeitung Postausgang
• in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:
  • Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
  • terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
  • Meldung durchzuführender Reparaturen (z.B. Kopierer, Geräte)
  • themengebundene Recherchen im Internet

Unsere Erwartungen:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, insbesondere als Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter, Justizfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder eine andere vergleichbare und geeignete Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
• sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (Deutsch Niveau C 2)
• sicheres und freundliches Auftreten, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
• sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin- und Aufgabenorganisation
• Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

Wir bieten Ihnen:

• eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
• die Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
• ein offenes, transparentes Umfeld und das Angebot, die Arbeit mitzugestalten
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u. a. durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
• stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• 31 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen in Form von steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschüssen zum Job-Ticket, zu Kinderbetreuungskosten, zu Gesundheitskursen oder zur betrieblichen Altersversorgung sowie die Möglichkeit zum Fahrradleasing
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK) bei Anstellung nach TVöD und Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Im Interesse der in der Landkreisverwaltung Zwickau angestrebten Chancengleichheit in allen Bereichen des Berufslebens sind Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts gleichermaßen erwünscht. Die im Text verwandte Schreibform dient allein der Vereinfachung und steht für die geschlechtsneutrale Bezeichnung des Berufs.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen Gleichgestellten im Sinne des Sozialgesetzbuches (SGB) IX sind ebenfalls ausdrücklich willkommen. Ein entsprechender Nachweis der Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

Bewerbungsschluss: 25. Oktober 2026