Sekretariats- und Verwaltungskraft (w/m/d)

Bischöfliches Generalvikariat Münster; Münster; On-site; EUR 18,000 - 22,000; Part time

Benefits offered by this job

Weihnachtszuwendung

Leistungsentgelt

bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr

Betriebliche Altersvorsorge (KZVK)

Brutto-Entgeltumwandlung

Homeoffice-Möglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

JobRad

Deutschlandticket

Lebensarbeitszeitkonto

Job summary

Bischöfliches Generalvikariat Münster sucht eine Sekretariats- und Verwaltungskraft (w/m/d) mit 50 % Beschäftigungsumfang (19,5 Std./Woche) in Münster. Sie arbeiten im Sachgebiet 523 – Schulen und Bildungseinrichtungen und übernehmen allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Telefon, Terminkoordination, Post, digitale Aktenführung und Vorbereitungen von Besprechungen sowie Unterstützung bei Ausschreibungen und Verwaltungstätigkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute EDV-Kenntnisse (MS-Office, VIS-Dokumentenmanagement) sind erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Grammatikkenntnisse.
• Selbstständiges Arbeiten, Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamfähigkeit.
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft zeichnen Sie aus.

Responsibilities

• Durchführung aller allgemeinen Sekretariats- und Organisationsaufgaben, Empfang & Publikumsbetreuung, Telefonmanagement, Termin- und Postkoordination.
• Bearbeitung der Routinekorrespondenz, digitale Akten- und Schriftgutverwaltung, Besprechungs- & Fortbildungs-Vorbereitung.
• Mitwirkung im Ausschreibungs- und Vergabewesen, Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Prüfung von Angeboten.
• Vorbereitung Aufbau eines Facility Managements.
• Verwaltung und Kontrolle von Bankbürgschaften und Mängelprüfungen durch externe Planungsbüros.
• Betreuung der Auszubildenden.
• Vertretung des Sekretariats des Sachgebiets R 522 - Allgemeine Bauunterhaltung.

Skills

Büromanagement

EDV-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS-Office

VIS-Dokumentenmanagement

Job description

Bischöfliches Generalvikariat Münster Münster

Sekretariats- und Verwaltungskraft (w/m/d) Sachgebiet Schulen und Bildungseinrichtungen

Arbeitsbeginn: ab sofort

Bewerbungsfrist: 29.11.2026

Arbeitsverhältnis: Teilzeit

Arbeitszeit: 19,5 Std./Woche

Arbeitsort: Münster

Befristung: unbefristet

Der Gebäudebestand des Sachgebietes R 523 - Schulen und Bildungseinrichtungen - umfasst neben Schulen (Real-, Sekundar-, Gesamtschule(n), Gymnasien) auch Berufskollegs, ein Schulzentrum, eine Förderschule und einen Sonderkindergarten im Nahbereich von Münster und bistumsweit. Bildungseinrichtungen/ Familienbildungsstätten und Jugendbildungseinrichtungen erweitern diesen.

Im Bischöflichen Generalvikariat Münster in der Abteilung 520 - Bauwesen - im Sachgebiet 523 - Schulen und Bildungseinrichtungen - suchen wir Sie ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt als Sekretariats- und Verwaltungskraft (w/m/d) mit einem Beschäftigungsumfang von 50 %, das sind zzt. 19,5 Stunden/Woche. Die Stelle ist unbefristet.

Durchführung aller allgemeinen Sekretariats- und Organisationsaufgaben, einschließlich Empfang und Betreuung des Publikumsverkehrs, Telefonmanagement, Termin- und Post-koordination, Bearbeitung der Routinekorrespondenz, digitaler Akten- und Schriftgutverwaltung, Vorbereitung von Besprechungen und Fortbildungen sowie Sicherstellung einer effizienten Büroorganisation.

Mitwirkung im Ausschreibungs- und Vergabewesen, insbesondere bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Firmenlisten, der Zusammenstellung, Prüfung und Versendung von Ausschreibungsunterlagen, der Dokumentation von Vergabeverfahren, der Vorprüfung und rechnerischen Kontrolle eingehender Angebote, der Erstellung von Auftragsschreiben sowie der Wahrnehmung weiterer vielfältiger Verwaltungsaufgaben.

Vorbereitende Maßnahmen zum Aufbau eines Facility Managements

Verwaltung und Kontrolle der Bankbürgschaften, einschl. der Mängelüberprüfungen durch externe Planungsbüros und anschl. Rückgabe nach Fristablauf

Betreuung der Auszubildenden

Vertretung des Sekretariats des Sachgebiets R 522 - Allgemeine Bauunterhaltung - der Abteilung Bauwesen

Aufgabenänderungen bleiben vorbehalten.

Mit diesem Profil begeistern Sie uns:

• Sie besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Der sichere Umgang mit EDV (insbesondere den gängigen MS-Office-Produkten und VIS-Dokumentenmanagementsystem) ist für Sie keine Herausforderung.
• Sie besitzen sehr gute Deutsch- und Grammatikkenntnisse.
• Selbstständiges Arbeiten, Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamfähigkeit sind für Sie selbstverständlich.
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft zeichnen Sie aus.

Das können Sie von uns erwarten:

• Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung (KAVO) und liegt - abhängig von der Berufserfahrung - aktuell zwischen 1.620,15 € - 1.963,10 € pro Monat brutto bei dem genannten Stundenumfang.
• Zusätzlich zur Vergütung erhalten Sie eine Weihnachtszuwendung sowie ein pauschales Leistungsentgelt.
• Genießen Sie bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr plus zusätzliche arbeitsfreie Tage an Weihnachten und Silvester.
• Wir bieten eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge durch die kirchliche Zusatzversorgungskasse in Köln (KZVK) sowie die Möglichkeit zum Abschluss einer Brutto-Entgeltumwandlung bei der KZVK oder bei den Versicherern im Raum der Kirchen (VRK).
• Wir gewähren Arbeitsbefreiung bei besonderen Lebensereignissen und ermöglichen die Teilnahme an Exerzitien durch bezahlte Freistellung.
• Sie übernehmen eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit, in der Sie aktiv mitgestalten können.
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Möglichkeiten für eine gute Vereinbarkeit zwischen Beruf und Privatleben.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns sehr wichtig.
• Unsere Kooperation mit 'Hansefit' ermöglicht Ihnen die Nutzung zahlreicher Fitness- und Gesundheitsangebote.
• Nutzen Sie unser JobRad-Angebot und fahren Sie Ihr Wunschfahrrad umweltfreundlich, gesund und steuerlich vergünstigt.
• Profitieren Sie von einem bezuschussten Deutschlandticket und fahren Sie flexibel und günstig mit Bus und Bahn.
• Mit dem Lebensarbeitszeitkonto schaffen Sie sich Spielraum für individuelle Auszeiten oder einen gleitenden Übergang in den Ruhestand.
• Unser Gesundheitsmanagement umfasst u. a. Grippeschutzimpfung, einen Zuschuss zur Bildschirmarbeitsplatzbrille, Gesundheitstag, Betriebssport.
• Wir investieren in Ihre Zukunft durch vielfältige interne und externe Entwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen.
• Durch unsere Kooperation mit der Einkaufsplattform der Kirchen (WGKD) haben Sie Zugang zu einer großen Auswahl an Einkaufsmöglichkeiten und Angeboten.
• Wir bieten verschiedene Mitarbeiterveranstaltungen an, die Gemeinschaft, Spaß und Vernetzung fördern.

Für Fragen steht Ihnen Herr Markus Füllenkemper, Leiter des Sachgebiets Schulen und Bildungseinrichtungen, unter der Telefonnummer 0251/495-584 gerne zur Verfügung.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Die eingehenden Bewerbungen werden vertraulich behandelt.

Gemeinsam haben die Mitarbeitenden des Bischöflichen Generalvikariats folgendes Leitbild erarbeitet: „Wir stärken die Menschen. Wir klären die Sachen. Wir fördern Vertrauen, indem wir vertrauen.“ Danach wollen wir als Dienst- und Glaubensgemeinschaft arbeiten, miteinander und mit anderen Menschen in Beziehung treten und Kirche sein. Deshalb wünschen wir uns von Ihnen, dass Sie unser Leitbild aktiv mittragen. Auf Grundlage des Leitbilds haben wir auch Führungsgrundsätze entwickelt. Entsprechend gehen wir davon aus, dass alle unsere Führungskräfte einen Führungsstil im Sinne des Leitbilds praktizieren.

Wenn Sie diese Stelle interessiert, Sie die Besonderheit des kirchlichen Dienstes bejahen und sich mit den Zielen identifizieren, Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe suchen und bereit sind, diese mit Engagement zu erfüllen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Lisanne Diekmann
Abteilung BGV Personal
Telefon: [phone]

Hanne Katharina Suthe
Abteilung BGV Personal
Telefon: [phone]