Assistenz (m/w/d) der Generalvikare

Erzbischöfl.Generalvikariat Hauptabteilung Personal; Paderborn; On-site; EUR 52,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Belegplätze Kath. Kita Franz Stock

Fortbildungsmöglichkeiten

Jobticket (zuschusst)

Job summary

Erzbischöfliches Generalvikariat in Paderborn sucht eine Assistenz (m/w/d) der Generalvikare zur unbefristeten Anstellung mit 39 Wochenstunden (auch Teilzeit möglich). Die Stelle ist nach EG 9c KAVO bewertet; Jahresbruttogehalt ca.

52.100€–59.700€ entsprechend der Erfahrungsstufe. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Generalvikare, Termin- und Auftragskoordination, Empfang von Besuchern, Post- und Registraturverwaltung sowie Verfassen von Schriftstücken und Protokollen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre oder kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung.
• Erfahrung im Sekretariatsbereich, ideal Leitungssekretariat.
• Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Unterstützen der Generalvikare in allen administrativen und operativen Aufgaben sowie Sicherstellen einer wechselseitigen Kommunikation
• Koordinieren und Nachhalten von Terminen und Aufträgen sowie Vor- und Nachbereiten von Besprechungen
• Empfangen von Besucherinnen und Besuchern
• Bearbeiten von Postein- und ausgängen sowie Führen und Verwalten der Registratur, der Ablage und der elektronischen Aktenverwaltung
• Erledigen der Korrespondenz und Schreibarbeit, ggf. nach Diktat
• Bestellen von Fachliteratur und Geschenken zu verschiedenen Anlässen

Skills

Organisationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Diskretion

Kundenorientierung

Belastbarkeit

Education

Diplom FH/Bachelor Betriebswirtschaftslehre

kaufmännische Ausbildung + Weiterbildung Betriebswirt/in oder Verwaltungsfachwirt/in

Job description

Assistenz (m/w/d) der Generalvikare

Das Erzbistum Paderborn sucht für das Erzbischöfliche Generalvikariat eine Assistenz (m/w/d) der Generalvikare.

Die unbefristete Anstellung streben wir zum 01.05.2027 mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden an. Die Tätigkeit kann ebenfalls in Teilzeit ausgeübt werden. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung den gewünschten Stundenumfang an. Die Stelle ist bewertet nach EG 9c KAVO, was je nach Erfahrungsstufe einem Jahresbruttogehalt von etwa 52.100€ bis 59.700€ entspricht.

Das kirchliche Leben im Erzbistum Paderborn wird von einer modernen, dienstleistungsorientierten Verwaltung begleitet: Im Erzbischöflichen Generalvikariat in Paderborn kümmern sich unter der Leitung der beiden Generalvikare rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darum, dass die Menschen in den Gemeinden und zukünftigen Seelsorgeräumen des Erzbistums Kirche vor Ort lebendig gestalten können. Das Erzbischöfliche Generalvikariat unterstützt damit den Dienst des Erzbischofs von Paderborn. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen– von Pastoral, Schule und Caritas über Bauen bis hin zu Finanzen, Personal, Recht und IT– sind dafür da, dem kirchlichen Leben im Erzbistum Paderborn mit Hilfen, Anregungen und Beratungen eine solide Basis zu geben. Auch das Erzbischöfliche Generalvikariat steht unter dem Zeichen des „Zukunftsbildes für das Erzbistum Paderborn“ sowie den bereits angestoßenen Transformationsprozessen der Pastoral und Verwaltung: Die Mitarbeitenden verstehen sich als Dienstgemeinschaft, deren Miteinander durch Verantwortung und Vertrauen geprägt ist.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützen der Generalvikare in allen administrativen und operativen Aufgaben sowie Sicherstellen einer wechselseitigen Kommunikation
• Koordinieren und Nachhalten von Terminen und Aufträgen sowie Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Konferenzen, Veranstaltungen, Dienstreisen in diözesanen und überdiözesanen Gremien
• Empfangen von Besucherinnen und Besuchern
• Bearbeiten von Postein- und ausgängen sowie Führen und Verwalten der Registratur, der Ablage und der elektronischen Aktenverwaltung
• Erledigen der Korrespondenz und Schreibarbeit, z.B. Schreiben von Protokollen, Gesprächsnotizen und Aktenvermerken teilweise nach Diktat sowie selbstständiges Verfassen von Schriftstücken
• Bestellen von Fachliteratur und Geschenken zu verschiedenen Anlässen

Ihr Profil:

• Sie besitzen ein abgeschlossenes Studium (Diplom FH/Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre oder eine kaufmännische Ausbildung mit einer Weiterbildung zum/zur staatlich geprüften Betriebswirt/in bzw. Verwaltungsfachwirt/in oder bringen die Bereitschaft mit, sich entsprechend weiterzubilden
• Sie bringen umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Sekretariatsbereich mit, konnten idealerweise bereits Erfahrungen in einem Leitungssekretariat sammeln und verfügen wünschenswerterweise über Sprachkenntnisse in Englisch
• Sie verfügen über eine hohe Arbeitsmotivation, bleiben auch unter hoher Belastung souverän und bringen Flexibilität mit
• Ihre eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise ist geprägt von Diskretion sowie einem hohen Maß an Kundenorientierung
• Sie bringen eine positive Grundhaltung und Offenheit gegenüber der Botschaft des Evangeliums mit und können sich mit den Zielen und Werten der katholischen Kirche identifizieren

Wir bieten Ihnen:

• Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit großen Gestaltungsmöglichkeiten
• Eine gelebte, familienbewusste und Audit-zertifizierte Personalpolitik zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie in allen Phasen der Sorgearbeit
• Belegplätze in unserer Kath. Kita „Franz Stock“ für die Betreuung der Kinder unserer Mitarbeitenden
• Ein gutes System an Unterstützung, Beratung und Fortbildung
• Eine Vergütung und soziale Leistungen nach den Bestimmungen der Kirchlichen Arbeits- und Vergütungsordnung (KAVO) sowie eine überwiegend durch den Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge (KZVK)
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag inkl. 30 Tage Urlaub sowie zwei arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• Vergünstigungen über die ökumenische Einkaufsplattform der Wirtschaftsgesellschaft der Kirchen WGKD und SportNavi (Eigenanteil von nur 29€/Monat)
• Attraktive Leasingangebote sowohl für Fahrräder und E-Bikes als auch für Autos
• Ein vom Arbeitgeber bezuschusstes Jobticket (bis zu 30%) für Bus und Bahn
• Kostenfreie Parkplätze in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsgebäude
• Die Freistellung an 3 Arbeitstagen pro Jahr zur Teilnahme an Exerzitien
• Ein Lebensarbeitszeitkonto in Kooperation mit der DBZWK
• Und vieles mehr

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Fragen steht Ihnen Frau Verena Vollmer unter der Telefonnummer 05251-125 1513 gerne zur Verfügung.

Erzbischöfliches Generalvikariat
Bereich Personal und Verwaltung
Domplatz 3
33098 Paderborn