Sekretär:in / Office Manager:in (m/w/d)

Universitätsklinikum der Martin-Luther-Universität; Halle (Saale); On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket/Deutschlandticket Zuschuss

Betriebskindergarten

Mitarbeitervergünstigungen

Betriebliche Altersvorsorge

Pflegebibliothek (Thiemo-Verlag)

Job summary

Universitätsklinikum Halle (Saale) sucht eine/n Sekretär:in / Office Manager:in (m/w/d) für das Zentrale Sekretariat der Pflegedirektion. Die Position umfasst Büroorganisation, Vertretung der Assistenz der Pflegedirektorin sowie Personalplanung.

Die Stelle ist in Vollzeit/Teilzeit, Begleitzeit 38,5 Std./Woche, befristet auf 2 Jahre, mit Vergütung bis EG 7. Bezüschuss zum Jobticket und weitere Vorteile werden geboten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Büromanagement oder Office Management.
• Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder als Assistenz.
• Selbständig, strukturiert, qualitätsbewusst, eigeninitiativ, diskret.
• Kommunikationsstark, teamorientiert, freundlich im Auftreten.
• Sehr gutes Deutsch in Wort/Schrift, ideal auch Englisch.
• Souveräner Umgang in belastenden Zeiten.
• Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint).

Responsibilities

• Selbständige Büroorganisation und -koordination des Zentralsekretariats der Pflegedirektion.
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro.
• Führung, Kontrolle und Abrechnung der Personaleinsatzplanung im Zentralsekretariat.
• Organisation des Büroalltags der Pflegerischen Leitungen und Zentralen Dienste.
• Terminplanung und Vor-/Nachbereitung von Besprechungen; Empfang von Gästen.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz.
• Vor-/Nachbereitung von Dienstreisen.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Schriftstücken.
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Office-Management

Assistenzfunktion

Teamfähigkeit

Deutsch (Wort/Schrift)

Englisch (optional)

MS Office

SharePoint

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Sekretär:in / Office Manager:in (m/w/d)

Nummer: 191-2026

Einrichtung: Pflegeentwicklung und -koordination - Zentraler Dienst 15

Bereich: Zentrales Sekretariat der Pflegedirektion

Beschäftigungsart: Vollzeit/ Teilzeit

Arbeitszeit: in Vollzeit 38,5 Stunden pro Woche

Befristung: befristet auf 2 J., Übernahme ist angestrebt

Beginn zum: nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung: bis zur EG 7

Ihre Aufgaben

• Selbständige Büroorganisation und -koordination der Mitarbeitenden des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro des Universitätsklinikums
• Führung, Kontrolle und Abrechnung der Personaleinsatzplanung für die Mitarbeitenden des Zentralen Sekretariates
• Organisation und Koordination des Büroalltages der zugeteilten Pflegerischen Leitungen und Leitenden von Zentralen Diensten und Unterstützung dieser in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und allgemeinen Schriftstücken
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.b. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Selbständige, strukturierte und leistungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch sowie der notwendigen Eigeninitiative, Diskretion und hohem Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit positiver Ausstrahlung auf Kunden und Kollegen sowie eine ausgeprägte Bereitschaft zur Teamarbeit
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch (Wort und Schrift) – idealerweise auch in Englisch
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Sie zeichnen sich durch einen souveränen Umgang mit arbeitsintensiven Phasen aus
• Sicher im Umgang mit den MS Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint)

Wir bieten Ihnen

• qualifizierte Einarbeitung und abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Leistungsspektrum
• bedarfsorientiertes Fort- und Weiterbildungsprogramm inkl. Zugriff auf die Pflegebibliothek des Thieme Verlages (CNE)
• Arbeitsort in verkehrsgünstiger Lage
• umfangreiches Mitarbeitervergünstigungsprogramm sowie eine Bezuschussung zum Jobticket/Deutschlandticket
• Betriebskindergarten
• leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7 unseres Haustarifvertrages inkl. zwei jährlicher Jahressonderzahlungen sowie betrieblicher Altersvorsorge
• Weitere Informationen zur Vergütung: Tarifverträge und Entgelttabellen

Weitere Gründe sich für das Universitätsklinikum Halle (Saale) als Arbeitgeber zu entscheiden: https://www.umh.de/karriereportal/die-universitaetsmedizin-als-arbeitgeber

Gleichstellungsgrundsatz

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fordert Frauen mit entsprechender Qualifikation ausdrücklich zur Bewerbung auf.