Sekretär:in / Office Manager:in (m/w/d)

Universitätsklinikum Halle (Saale); Halle (Saale); On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Fort- und Weiterbildung

Jobticket Zuschuss

Betriebskindergarten

Bezahlung bis EG 7

Tarifverträge und Entgelttabellen

Job summary

Universitätsklinikum Halle (Saale) sucht eine qualifizierte Sekretariatskraft zur eigenständigen Büroorganisation und Koordination des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion. Sie vertreten die Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro und verantworten Planung, Abrechnung und Organisation des Büroalltags.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Reisevor- und Nachbereitung sowie die Erstellung von Präsentationen und Schriftstücken.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management vorteilhaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse wünschenswert.

Responsibilities

• Selbständige Büroorganisation und Koordination des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion.
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro.
• Führung, Kontrolle und Abrechnung der Personaleinsatzplanung für Mitarbeitende des Zentralen Sekretariats.

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Arbeitsorganisation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Nummer:191-2026
Einrichtung:Pflegeentwicklung und -koordination - Zentraler Dienst 15
Bereich:Zentrales Sekretariat der Pflegedirektion
Beschäftigungsart:Vollzeit/ Teilzeit
Arbeitszeit:in Vollzeit 38,5Stunden pro Woche
Befristung:befristet auf 2 J., Übernahme ist angestrebt
Beginn zum:nächstmöglichen Zeitpunkt
Vergütung:bis zur EG 7

Ihre Aufgaben

• Selbständige Büroorganisation und -koordination der Mitarbeitenden des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro des Universitätsklinikums
• Führung, Kontrolle und Abrechnung der Personaleinsatzplanung für die Mitarbeitenden des Zentralen Sekretariates
• Organisation und Koordination des Büroalltages der zugeteilten Pflegerischen Leitungen und Leitenden von Zentralen Diensten und Unterstützung dieser in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und allgemeinen Schriftstücken
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Office Management oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Selbständige, strukturierte und leistungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch sowie der notwendigen Eigeninitiative, Diskretion und hohem Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit positiver Ausstrahlung auf Kunden und Kollegen sowie eine ausgeprägte Bereitschaft zur Teamarbeit
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Deutsch (Wort und Schrift) – idealerweise auch in Englisch
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Sie zeichnen sich durch einen souveränen Umgang mit arbeitsintensiven Phasen aus
• Sicher im Umgang mit den MS Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint)

Wir bieten Ihnen

• qualifizierte Einarbeitung und abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Leistungsspektrum
• bedarfsorientiertes Fort- und Weiterbildungsprogramm inkl. Zugriff auf die Pflegebibliothek des Thieme Verlages (CNE)
• Arbeitsort in verkehrsgünstiger Lage
• umfangreiches Mitarbeitervergünstigungsprogramm sowie eine Bezuschussung zum Jobticket/Deutschlandticket
• Betriebskindergarten
• leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7 unseres Haustarifvertrages inkl. zwei jährlicher Jahressonderzahlungen sowie betrieblicher Altersvorsorge
• Weitere Informationen zur Vergütung: Tarifverträge und Entgelttabellen
• Weitere Gründe sich für das Universitätsklinikum Halle (Saale) als Arbeitgeber zu entscheiden: https://www.umh.de/karriereportal/die-universitaetsmedizin-als-arbeitgeber

Gleichstellungsgrundsatz

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Das Universitätsklinikum Halle (Saale) fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fordert Frauen mit entsprechender Qualifikation ausdrücklich zur Bewerbung auf.

(Zuletzt aktualisiert: 10.11.2026)