Sekretär/in (m/w/d) bei der Hausleitung

Arbeitsagentur; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Stellenzulage 90 Euro

DeutschlandJobTicket

Jahressonderzahlung

Zusammenfassung

Die Bundespolizei Berlin sucht eine Vorzimmerkraft im Leitungsbüro, die die Leitung organisatorisch unterstützt, Termine koordiniert und die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch führt. Zu den Aufgaben gehören Postbearbeitung, Protokolle, Reisekostenprüfung, Vorbereitung von Besprechungen, Besucherbetreuung sowie kleinere Beschaffungen und Verwaltung des Büromaterials.

Es erwartet Sie eine tarifliche Eingruppierung übertariflich in Entgeltgruppe 6, eine sichere Anstellung im Öffentlichen Dienst

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse.
• EDV-Anwenderkenntnisse in MS Office
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Fähigkeit zum eigenständigen Handeln
• Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit
• Flexibilität und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Organisation und Koordination der täglichen Abläufe im Leitungsbüro.
• Bearbeitung von Postein- und -ausgang, Postverteilung, Terminplanung und -überwachung.
• Führung von deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz nach Vorlage, Diktat oder eigenständig.
• Vorbereitung von Besprechungen und Reisen, Anmeldung und Bewirtung von Besuchern.
• Erstellung von Protokollen, Korrektur von Dokumenten und Beschaffungen.
• Allgemeine telefonische und schriftliche Anfragen bearbeiten.

Kenntnisse

Ausdrucksfähigkeit

Rechtschreibkenntnisse

EDV-Anwenderkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Eigenständiges Handeln

Belastbarkeit

Flexibilität

Zuverlässigkeit

Kommunikation

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Tools

Word

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Tätigkeitsprofil

WIR SIND SICHERHEIT – die Bundespolizei sorgt für die Sicherheit an den Flughäfen und Bahnhöfen für die Bundesländer Berlin/Brandenburg sowie für die Grenzen zum Nachbarland Polen. Zudem schützen sie verschiedene Bundesorgane und Ministerien. Gemeinsam sind wir ein Team mit und ohne Uniform. Werden Sie Teil einer der größten Sicherheitsbehörden Deutschlands und wirken Sie aktiv mit über 55.000 Kolleginnen und Kollegen ander Sicherheitsstruktur mit.

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten zuverlässig und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick? Sie kommunizieren souverän, arbeiten strukturiert und haben Freude daran, ein Leitungsbüro professionell und serviceorientiert zu unterstützen? Dann bringen Sie Ihre Expertise als Vorzimmerkraft im Leitungsbüro ein und werden Sie Teil der Bundespolizeidirektion Berlin!

Sie unterstützen das Leitungsbüro bei der Organisation und Koordination der täglichen Abläufe. Zu Ihren Aufgaben gehören die analoge und digitale Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie die Postverteilung, die Planung, Vergabe und Überwachung von Terminen und die Führung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz nach Vorlage, Diktat und in Eigenregie. Darüber hinaus übernehmen Sie die organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Terminen und kümmern sich um die Anmeldung, Abholung, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen und Besuchern.

Auch bei der Organisation und Planung von Dienstreisen im In- und Ausland unterstützen Sie das Leitungsbüro und übernehmen die Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Darüber hinaus gehören die Erstellung von Protokollen, die sorgfältige Korrektur von Dokumenten zur Vorbereitung der Schlusszeichnung sowie kleinere Beschaffungen und die Verwaltung des Büromaterials zu Ihrem abwechslungsreichen Aufgabengebiet. Die Beantwortung allgemeiner telefonischer und schriftlicher Anfragen rundet Ihr Tätigkeitsprofil ab.

Entsprechend der Rundschreibenregelung des BMI erfolgt die Eingruppierung übertariflich in Entgeltgruppe 6.

Anforderungsprofil

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Bürokauffrau/ Bürokaufmann für Büromanagement oder staatlich geprüfte/-r Fremdsprachensekretär/-in die Bereitschaft, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) auf Grundlage des § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (SÜG) zu unterziehen sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnissesehr gut EDV-Anwenderkenntnisse in den Microsoft Office-Produkten (Word, Excel und Outlook) ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sicheres und freundliches Auftreten Fähigkeit zum eigenständigen Handeln Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit Flexibilität und Zuverlässigkeit

Bewerber/innen mit mehrjährigen Verwendungserfahrungen als Vorzimmerkraft einer Behördenleitung bzw. nachrangig in der Assistenz- oder Sekretariatsarbeit werden vorrangig berücksichtigt. Weiterbildungen oder -qualifizierungen im Bereich Sekretariatsmanagement sind wünschenswert.

Was wir bieten

• Ein gutes Gefühl - sinnstiftender Job in einer Bundesbehörde, krisensicher und mit spannenden, vielseitigen sowie herausfordernden Aufgaben
• Langfristige Planbarkeit – durch einen sicheren Job im Öffentlichen Dienst
• Work-Life-Balance - 30 Tage Urlaub, Gewährung von Gleittagen, 24. und 31. Dezember arbeitsfrei, flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeit in verschiedenen Modellen.
• Obendrein - Für die verantwortungsvolle Tätigkeit bei einer Sicherheitsbehörde bietet die Bundespolizei eine Stellenzulage in Höhe von 90,00 Euro.
• Ihre Arbeitsleistung wird belohnt - Tarifbeschäftigten zahlen wir gemäß tariflicher Bestimmungen eine Jahressonderzahlung.
• Gute Qualifikationen sichern den Arbeitserfolg - Daher bieten wir Ihnen individuelle sowie bedarfsorientierte Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen an.
• Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig! - Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir Ihnen das DeutschlandJobTicket und übernehmen einen Teil der Kosten für Sie.

Hinweise

Sicherheit ist unser höchstes Gut! Da Sie verantwortungsvolle Aufgaben innerhalb der Bundespolizei wahrnehmen werden, ist die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung (SÜ2) notwendig, welche im Vorfeld der beabsichtigten Einstellung durchzuführen ist und mehrere Monate Zeit in Anspruch nehmen kann.

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten grundsätzlich geeignet.

GEMEINSAM sind wir die BUNDESPOLIZEI - Egal ob Frau oder Mann, wir schätzen alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und freuen uns, wenn noch mehr Frauen unser Team verstärken. Aus diesem Grund freuen wir uns insbesondere über Bewerbungen von Frauen. Bei gleicher Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach Maßgabe des Bundesgleichstellungsgesetzes vorrangig berücksichtigt.

Menschen mit Behinderungen werden nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX (SGB IX) und der Bundespolizei-Inklusionsvereinbarung (BIV) bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sicherheit kennt keine Unterschiede - Bei uns zählt, was Sie können - unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität.

Bei ausländischen Abschlüssen benötigen wir eine Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.