Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) Vorzimmer der Abteilungsleitu

Arbeitsagentur; Potsdam; Vor Ort; EUR 42.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Mobiles Arbeiten

Jahressonderzahlung

DeutschlandTicket / Bahnticket-Unterst

Stellenzulage 90€

Zusammenfassung

Die Bundespolizei sucht Sie als Mitarbeiter/in im Vorzimmer der Abteilungsleitung. Sie leisten unterstützende und beratende Arbeiten, bearbeiten eigenständig Vorgänge und arbeiten eng mit der Abteilungsleitung zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Besprechungen, das Management von Terminen, die Büroorganisation sowie die Reiseplanung und Abrechnung über das elektronische System. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit mindestens

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare kaufmännische/Verwaltungsausbildung (mindestens dreijährig).
• Berufserfahrung im Vorzimmer bzw. in öffentlicher Verwaltung vorteilhaft.
• Sichere Anwendung von MS Office (Word, Excel, Outlook) und gängiger Videokonferenzplattformen.
• Sehr gute Schreib- und Ausdrucksfähigkeit.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Vertraulichkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, inkl. Vorbereitung von Besprechungen, Besuchen und Empfang von Gästen.
• Bearbeitung von Vorgängen im Büro- und Verwaltungsbereich.
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie Terminkoordination.
• Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Abwicklung von Reiseunterlagen und Abrechnungen über das elektronische System.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Schreibfähigkeiten

Verschwiegenheit

Eigeninitiative

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Vorzimmers-Erfahrung

Verwaltungs-Erfahrung

MS Office

Videokonferenzplattformen

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare kaufmännische/Verwaltungsausbildung

Tools

MS Office

Videokonferenzplattformen

Jobbeschreibung

Tätigkeitsprofil

WIR SIND SICHERHEIT – ob an Land, in der Luft oder auf See. Gemeinsam sind wir ein Team mit und ohne Uniform. Werden Sie Teil einer der größten Sicherheitsbehörden Deutschlands und wirken Sie aktiv mit über 55.000 Kolleginnen und Kollegen an der Sicherheitsstruktur mit.

Als Beschäftigte/Beschäftigter (m/w/d) im Vorzimmer einer Abteilungsleiterin / eines Abteilungsleiters der Bundespolizei leisten Sie unterstützende und beratende Arbeiten für die Abteilungsleitung und bearbeiten eigenständig Aufgaben unter Berücksichtigung gesetzlicher Grundlagen.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungen und Besuchen sowie des Empfangs von Gästen,
• Bearbeitung von Vorgängen im Büro und Verwaltungsbereich,
• Telefon- und E-Mail Korrespondenz und Terminkoordination,
• Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich der Abwicklung von Reiseunterlagen und Abrechnungen über das elektronische Abrechnungssystem.

Anforderungsprofil

Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfach-angestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer.

Weiteres erwarten wir

• Berufserfahrung im Bereich eines Vorzimmers,
• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung,
• sichere Anwendungserfahrung in Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook), sowie im Umgang mit gängigen Videokonferenzplattformen,
• sehr gute Schreib- und Ausdrucksfähigkeit,
• stärker ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• absolute Verschwiegenheit und Vertraulichkeit und
• Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit.

Das ist für Sie selbstverständlich

• Sie sind bereit, jederzeit für die freiheitlich demokratische Grundordnung im Sinne des deutschen Grundgesetzes einzutreten.
• Sie sind bisher strafrechtlich nicht in Erscheinung getreten.

Was wir bieten

• Gut versorgt – Als Bundesbehörde bieten wir Ihnen ein sicheres und regelmäßiges Gehalt. Da Sie individuelle Voraussetzungen mitbringen, können sich Ihre Verdienstmöglichkeiten unterscheiden. Unter dem folgenden Link erfahren Sie alle Einzelheiten: https://bezuegerechner.bva.bund.de/
• Work-Life-Balance – 30 Tage Urlaub, Gewährung von Gleittagen, 24. und 31. Dezember arbeitsfrei, flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeit in verschiedenen Modellen und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Ihre Arbeitsleistung wird belohnt – Tarifbeschäftigten zahlen wir gemäß tariflicher Bestimmungen eine Jahressonderzahlung.
• Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig! – Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir Ihnen das DeutschlandJobTicket und übernehmen einen Teil der Kosten für Sie.
• Obendrein – Für die verantwortungsvolle Tätigkeit bei einer Sicherheitsbehörde bietet die Bundespolizei eine Stellenzulage in Höhe von 90 Euro.

Hinweise

• Die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung setzt voraus, dass Sie alle erforderlichen Nachweise, Ausbildungsabschlüsse (bspw. Prüfungszeugnis, Urkunden, Kammernachweise) ggf. weitere Qualifikationsnachweise in Bezug auf das Anforderungsprofil einreichen.
• Ich behalte mir vor, Ihre Bewerbung aus dem weiteren Verfahren auszuschließen, sofern die zuvor genannten Nachweise nicht vollständig eingereicht werden.
• Bei Bewährung und mindestens sechsmonatiger Aufgabenwahrnehmung ist eine Übertragung von Aufgaben der Wertigkeit EG 8 möglich.
• Sicherheit ist unser höchstes Gut! Da Sie verantwortungsvolle Aufgaben innerhalb der Bundespolizei wahrnehmen werden, ist die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung notwendig.
• Zur Ausübung dieser Tätigkeit sind Sprachkenntnisse mindestens der Niveaustufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens erforderlich. Bewerberinnen und Bewerber bei denen die deutsche Staatsbürgerschaft nicht vorliegt, werden gebeten, einen entsprechenden Nachweis über ihre Sprachkenntnisse vorzulegen.
• Die Eingruppierung in die o.g. Entgeltgruppe erfolgt, soweit die persönlichen Voraussetzungen vorliegen.

GEMEINSAM sind wir die BUNDESPOLIZEI

Egal ob Frau oder Mann, wir schätzen all unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und freuen uns, wenn noch mehr Frauen unser Team verstärken. Aus diesem Grund freuen wir uns insbesondere über Bewerbungen von Frauen.

Sicherheit kennt keine Unterschiede – Wir suchen Sie unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung und Herkunft.

Menschen mit Behinderungen werden nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX (SGB IX) und der Bundespolizei-Inklusionsvereinbarung (BIV) bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten grundsätzlich geeignet.