Sekretär:in in der Generalverwaltung - Munich

Institutfrancais; München; Hybrid; EUR 23,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrtkostenzuschuss

30 Urlaubstage

13. Monatsgehalt

Job summary

Institut français München sucht eine Sekretär:in in der Generalverwaltung. Die Stelle umfasst Rechnungsprüfung, Kostenerstattungen und Verwaltungsdokumente sowie die Erfassung der Vorgänge mit ELAP.

Sie arbeiten eng mit dem Leiter der Außenstelle und der Buchhaltung zusammen, bearbeiten Kontoauszüge und unterstützen bei vertragsrelevanten Verwaltungsaufgaben. 32 Wochenstunden, befristet für 1 Jahr, mit monatlicher Vergütung.

Qualifications

• Beherrschung der gängigen Bürokommunikationsmittel (Excel, Word)
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse (Niveau C1)
• Sorgfalt, Verschwiegenheit, Höflichkeit und Pünktlichkeit

Responsibilities

• Überprüfung von Rechnungen, Vereinbarungen, Kostenerstattungen und Verwaltungsdokumenten
• Erfassung dieser Vorgänge mithilfe der Software ELAP
• Bearbeitung von Kontoauszügen in Zusammenarbeit mit dem Leiter der Buchhaltung
• Unterstützung bei der Sicherung von Verwaltungsvorgängen
• Bearbeitung von Rückerstattungen, Zahlungsüberwachung und -erinnerungen
• Suche von Serviceanbietern, Kostenvoranschlägen und Ausschreibungsverfahren
• Unterstützung bei administrativen und logistischen Aufgaben
• Bearbeitung von Post, Rechnungen und Lieferungen; Überwachung von Verträgen und Verwaltungserklärungen
• Verwaltung von Bestellungen und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
• Archivierung von Dokumenten
• Unterstützung bei Erstellung von Buchhaltungs- und Statistikberichten

Skills

Excel

Word

Verwaltungs-Tools

Deutsch (C1)

Französisch (C1)

Tools

ELAP

Job description

Sekretär:in in der Generalverwaltung - Munich

Anstellung

Das an die Französische Botschaft in Berlin angegliederte Institut français Deutschland (IFA) ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates. Seit über 50 Jahren bietet es Französischkurse für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen.

Die Aufgabe des Institut français München in der Kaulbachstraße 13 ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in München und Bayern. Es bietet Französischkurse, die speziell auf die Bedürfnisse der Zielgruppen ausgerichtet sind, sowie eine umfangreiche französischsprachige Mediathek.

Das IFA sucht für seine Außenstelle in München eine/n Sekretär/in in der Generalverwaltung

Unter der Verantwortung des Leiters der Außenstelle und des/der Generalverwalters/in des Standortes kommen dem/der Sekretär/in folgende Hauptaufgaben zu:

• Überprüfung von Rechnungen, Vereinbarungen, Kostenerstattungsbeträgen für Dienstreisen, Verwaltungsdokumenten etc.
• Erfassung dieser Vorgänge mithilfe der Software ELAP (Ausgaben, Einnahmen etc.)
• Bearbeitung von Kontoauszügen in Zusammenarbeit mit dem Leiter der Buchhaltung
• Beteiligung an der Sicherung von Verwaltungsvorgängen
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Rückerstattungen, Zahlungsverfolgungen und -erinnerungen sowie Überwachung ausstehender Zahlungen
• Suche von Serviceanbietern, Anforderung von Kostenvoranschlägen und Ausschreibungsverfahren
• Unterstützung bei administrativen und logistischen Aufgaben
• Bearbeitung der Post, von Rechnungen und Lieferungen; Überwachung von Verträgen und Verwaltungserklärungen zusammen mit dem/der Generalverwalter/in
• Verwaltung von Bestellungen und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
• Archivierung von Dokumenten
• Unterstützung bei der Erstellung von Buchhaltungs- und Statistikberichten
• Abteilungsübergreifende administrative Unterstützung (Kursabteilung, bei Prüfungen, in der Mediathek etc.)

Kenntnisse:

• Beherrschung der gängigen Bürokommunikationsmittel (Excel und Word)
• Kenntnisse im Umgang mit Verwaltungs-Tools
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und der französischen Sprache (Niveau C1)

Persönlichkeitsbezogene Fähigkeiten:

• Sorgfalt, Verschwiegenheit, Höflichkeit und Pünktlichkeit
• Organisationsvermögen und Sinn für Genauigkeit
• Dienstbereitschaft
• Vielseitigkeit

Allgemeine Informationen

• Dienstbeginn: 01.10.2026
• Vertrag: auf ein Jahr befristeter Vertrag, verlängerbar um ein weiteres Jahr mit der Möglichkeit einer anschließenden Entfristung
• Wöchentliche Arbeitszeit: 32 Stunden
• Monatliche Vergütung: 2 078,68 € (Zahlung eines 13. Monatsgehalts)
• Fahrkostenzuschuss von 31,50 € brutto pro Monat (unter bestimmten Bedingungen) 30 Urlaubstage pro Jahr
• Arbeitsort: Kaulbachstraße 13, 80539 München
• Es handelt sich um einen Vertrag nach deutschem Recht. Die Mitgliedschaft in einer deutschen Krankenkasse ist erforderlich.
• Der/Die Bewerber/in muss mindestens drei Monate vor Arbeitsbeginn in Deutschland wohnhaft gewesen sein.

Startdatum: 01.10.2026

Dauer:auf ein Jahr befristeter Vertrag, verlängerbar um ein weiteres Jahr mit der Möglichkeit einer anschließenden Entfristung

Wöchentliches Stundenvolumen:32 Stunden

Vergütung (oder Bonus):2 078,68 € (Zahlung eines 13. Monatsgehalts)