Schulsekretär (m/w/d)

Arbeitsagentur; Ludwigsburg; On-site; EUR 36,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Fort- und Weiterbildungsangebote

Gesundheitsmanagement und Betriebsspor

Corporate Benefits

Deutschland-Ticket Zuschuss 75%

Job summary

Carl-Schaefer-Schule in Ludwigsburg sucht eine engagierte Verwaltungskraft für das Sekretariat. Sie übernehmen administrative Arbeiten, führen Ansprechpartner zu Schülern, Lehrkräften, Eltern und Partnern und arbeiten mit verschiedenen Verwaltungsprogrammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Sitzungen, die Zeugnis- und Anmeldeabwicklung sowie die Unterstützung der Schulleitung bei Fördergeldern und der Abrechnung.

Qualifications

• Abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder eine 3-jährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanager/in).
• Einschlägige Berufserfahrung.
• Kommunikativ, flexibel, teamfähig; Freude an selbständiger Arbeit und Umgang mit Menschen.

Responsibilities

• Durchführung und Koordination der Verwaltungsarbeit.
• Telefonischer/persönlicher Kontakt mit Schülern, Lehrkräften, Eltern und Partnern.
• Informationsweitergabe zu Schularten und Anmeldeformalitäten; schriftliche Korrespondenz.
• Routinierter Umgang mit Verwaltungssoftware; Organisation von Sitzungen.
• Unterstützung der Schulleitung bei Abrechnungen von Fördergeldern und bei Prüfungen.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Office-Programme

Education

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Verwaltungssoftware

Job description

Wir suchen zum 01.11.2026 für unseren Fachbereich Schulen an der Carl-Schaefer-Schule in Ludwigsburg einen

Dein Profil:

• eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung (zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• einschlägige Berufserfahrung
• du bist kommunikativ, flexibel und teamfähig und hast Freude an selbständiger Arbeit und am Umgang mit Menschen
• sehr gutes Organisationstalent
• gute Umgangsformen sowie Sicherheit in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität, verbunden mit einer hohen Belastbarkeit
• souveräner Umgang mit dem PC (Office Programme) und die Bereitschaft sich in neue Verwaltungsprogramme einzuarbeiten

Deine Aufgaben:

einschlägige Sekretariatsaufgaben:

• Durchführung und ggf. Koordinierung der Verwaltungsarbeit
• telefonischer/persönlicher Kontakt mit Schülern, Lehrkräften, Eltern, Vertretern der Ausbildungspartner
• Informationsweitergabe zu Schularten und Anmeldeformalitäten
• schriftliche Korrespondenz
• routinierter Umgang mit Verwaltungssoftware
• Organisation von Sitzungen
• Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial usw.

schulspezifische Tätigkeiten:

• Unterstützung der Abteilungsleitungen bei den organisatorischen Aufgaben in den einzelnen Schularten und Mitwirkung bei der Vorbereitung von Prüfungen (auch im Zusammenwirken mit den Kammern)
• Schüleraufnahme und -verwaltung, Führen von digitalen Schülerakten
• Mitwirkung bei der Zeugniserstellung
• Ausstellen von Schulbescheinigungen, BAföG-Anträgen und anderen Formularen
• Mitwirkung bei der Organisation von Anhörungsverfahren, Bußgeldbescheiden usw.
• Unterstützung der Schulleitung bei Abrechnungen von Fördergeldern, z.b. über „Rückenwind“
• Teilnahme und aktive Mitwirkung bei Sekretariatsbesprechungen

Unser Angebot:

• bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Stelle mit 95 % (davon 70 % unbefristete Anteile und 25 % befristete Anteile bis 31.07.2027) in Entgeltgruppe 6 TVöD (3.240,00 € - 3.926,00 €). Alle Beträge sind monatliche Bruttowerte bei Vollzeitbeschäftigung
• eine spannende und herausfordernde Aufgabe in einem motivierten Team
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• spannende und herausfordernde Aufgaben in einem motivierten Team
• vielseitige interne sowie externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement und Betriebssportangebote
• interessante Mitarbeitervorteile wie Corporate Benefits
• einen Fahrtkostenzuschuss von 75% für das Deutschland-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr oder ein Radfahrkilometergeld
• Kantine und Kiosk (Dienstort Ludwigsburg)
• Betriebskindertagesstätte

Wir weisen darauf hin, dass alle Personen die nach dem 31.12.1970 geboren wurden, gemäß Masernschutzgesetz vor Einstellung mindestens zwei Masernschutzimpfungen nachweisen müssen. Alternativ kann durch ein ärztliches Zeugnis eine ausreichende Masern-Immunität nachgewiesen werden. Sollte eine medizinische Kontraindikation vorliegen, muss diese durch ein ärztliches Attest nachgewiesen werden.