Sachbearbeitung Zentrale Dienste (m/w/d)

Stadt Übach-Palenberg; Übach-Palenberg; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage pro Jahr

Jahressonderzahlung

betriebliche Altersvorsorge

Fahrradleasing

Fortbildungsmöglichkeiten

entspannte Teamatmosphäre

Zusammenfassung

Stadt Übach-Palenberg sucht zur Verstärkung des Fachbereichs Allgemeine Verwaltung eine Sachbearbeitung Zentrale Dienste. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit vorgesehen (Teilzeit möglich) und erfolgt nach TVöD EG 6 bzw.

Besoldungsgruppe A 7. Zu den Aufgaben gehören Posteingang, Vorzimmerkoordination, Rechnungseingang, Aktenverwaltung, Schriftverkehr, Fristenkontrolle und Veranstaltungen zu Jubiläen; Sie arbeiten eng mit der Dezernatsleitung zusammen und begleiten digitale Verwaltungsprozesse

Qualifikationen

• Abgeschlossen Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Belastbarkeit und Flexibilität
• selbstständiges Arbeiten mit Engagement
• freundliches Auftreten und Serviceorientierung
• Bereitschaft, sich in ein DMS einzuarbeiten
• gute EDV-Kenntnisse, sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen

Aufgaben

• Organisation des zentralen Posteingangs in analoger und digitaler Form inkl. Digitalisierung und Vorbereitung für elektronische Weiterverarbeitung im DMS
• Vorzimmertätigkeiten für Dezernatsleitung III, Termin- und Besucherkoordination, Telefonie, Besprechungsvorbereitung
• Anweisungen per elektronischem Rechnungseingangsbuch
• Ablage pflegen und Aktenverwaltung digital/analog
• Allg. Schriftverkehr erstellen/bearbeiten; Korrespondenz unterstützen
• Wiedervorlagen überwachen; Fristenkontrolle
• Vorbereitung von Glückwunschschreiben; Koordination von Jubiläen
• Allg. Verwaltungs- und Organisationsaufgaben zur Unterstützung des Dezernats

Kenntnisse

Verständnis für Verwaltung

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

EDV-Kenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r oder kaufmännische Ausbildung

Laufbahngr. 1, 2. Einstiegsamt (Allg. Vd.)

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Bei der Stadt Übach-Palenberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer

Sachbearbeitung Zentrale Dienste (m/w/d)

im Fachbereich 10 - Allgemeine Verwaltung dauerhaft zu besetzen.

Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 6 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7 (Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt) LBesG NRW bewertet. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der persönlichen Voraussetzungen. Eine Einstellung ist im Beamtenverhältnis im Wege der beamtenrechtlichen Versetzung möglich.

Die Stellenbesetzung ist grundsätzlich im Vollzeitumfang vorgesehen. Eine Einstellung in Teilzeit ist möglich, sofern die Aufgabenerledigung in ausreichendem Umfang sichergestellt ist.

Umfang

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Vergütung

EG 6 / A 7

Bewerbungsfrist

18.10.2026

Beginn

sofort

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Organisation und Bearbeitung des zentralen Posteingangs in analoger und digitaler Form, einschließlich der zentralen Scanstelle zur Digitalisierung eingehender Dokumente sowie deren Vorbereitung für die elektronische Weiterverarbeitung im Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit der Einführung und dem Ausbau des DMS kommt dieser Aufgabe eine zunehmende Bedeutung zu.
• Wahrnehmung von Vorzimmertätigkeiten für die Dezernatsleitung III, insbesondere Termin- und Besucherkoordination, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Besprechungs- und Sitzungsvorbereitungen, Rücksprachenmanagement sowie organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft
• Anweisungen von Rechnungen über das elektronische Rechnungseingangsbuch
• Führung und Pflege der Ablage sowie Verwaltung von Akten und Unterlagen in analoger und digitaler Form
• Erstellung und Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Unterstützung bei der Korrespondenz
• Führung und Überwachung von Wiedervorlagen sowie Fristenkontrolle
• Vorbereitung von Glückwunschschreiben sowie Erstellung und Koordination von Veröffentlichungen anlässlich von Alters- und Ehejubiläen
• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten zur Unterstützung des Dezernats

Als Sachbearbeitung Zentrale Dienste (m/w/d) übernehmen Sie sowohl klassische Vorzimmertätigkeiten der Dezernatsleitung als auch zentrale Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der zentralen Schnittstelle unserer Verwaltung, bei der Sie mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick für digitale Verwaltungsprozesse einen wichtigen Beitrag zum modernen Verwaltungshandeln leisten.

Ihr Profil

• erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder erfolgreicher Abschluss einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung oder die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (Allgemeiner Verwaltungsdienst)
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Belastbarkeit und Flexibilität
• selbstständiges verantwortungsbewusstes Arbeiten und hohes Engagement
• freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten
• die Bereitschaft, sich in ein DMS einzuarbeiten
• gute EDV-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit der gängigen MS-Office-Software

Wir bieten

• ein unbefristetes und konjunkturunabhängiges Beschäftigungsverhältnis
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr zzgl. 2 dienstfreie Tage (Heiligabend und Silvester)
• Jahressonderzahlung (für Tarifbeschäftigte) und Möglichkeit einer jährlichen leistungsorientierten Bezahlung
• betriebliche Altersvorsorge, vollständig arbeitgeberfinanziert (für Tarifbeschäftigte)
• private Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen möglich
• attraktives Fahrradleasing
• persönliche und fachliche Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• sympathische Teamatmosphäre

Kontakt

Stadt Übach-Palenberg
Die Bürgermeisterin
Rathausplatz 4
52531 Übach-Palenberg

Bei Fragen zum Stellenprofil:
Dezernentin Jutta Gündling
02451/979-3000
[e-mail]

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren:
Frau Quadflieg
02451/979-1113
[e-mail]

Das ist uns noch wichtig:

Die Stadt Übach-Palenberg fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Chancengleichheit, Diversität und Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind wichtige Bestandteile der Personalpolitik der Stadt Übach-Palenberg. Wir begrüßen dahingehend Bewerbungen von qualifizierten Personen, unabhängig von deren Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, sozialer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung.

Die Stadt Übach-Palenberg begrüßt eine ehrenamtliche Tätigkeit in der Freiwilligen Feuerwehr Übach-Palenberg - Informationen unter https://feuerwehr-uep.de.