Sachbearbeitung Verwaltungsstelle (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 42.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket ÖPNV

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildung

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

30 Tage Urlaub

Zusammenfassung

Stadt Aachen sucht eine Sachbearbeitung Verwaltungsstelle in Vollzeit zur Mutterschutz- und Elternzeitvertretung im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration. Einsatzort ist das Verwaltungsgebäude Hackländerstraße 1,EG 5 TVöD.

Tätigkeiten umfassen Postverteilung, Umläufe, Literaturverzeichnis und Abrechnungsunterstützung, mit regelmäßiger Vorzimmervertretung und Zeiterfassung. Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, arbeiten flexibel im Team

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung.
• ),

Aufgaben

• Tägliche Postverteilung (Papier/digital).
• Erstellung von Umläufen für den Fachbereich.
• Führen eines Literaturverzeichnisses.
• Unterstützung bei Abrechnung der Krankenhilfekosten.
• Vertretung im Vorzimmer der Fachbereichsleitung: Telefonieren, Terminkoordinierung, Wiedervorlagen, E-Mail-Postfach, Organisation größerer Besprechungen, Unterschriftsbefugnisse, Aussagegenehmigungen für Gerichte/Ermittlungsbehörden.
• Vertretung der Zeiterfassung.

Kenntnisse

Verwaltungsfachangestellte

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutsch sicher

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungslehrgang I

Kaufmann/-frau Büromanagement NRW

Tools

Bürosoftware

Literaturverwaltung

E-Mail-Postfach

Jobbeschreibung

Im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration ist in der Abteilung „Verwaltung“ im Team „Verwaltungsstelle und IT-Koordination“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als „Sachbearbeitung Verwaltungsstelle“ (m/w/d) in Vollzeit, befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und der voraussichtlich anstehenden Elternzeitvertretung, zu besetzen. Der Einsatz erfolgt im VerwaltungsgebäudeHackländerstraße 1.Die Funktion ist nach EG 5 TVöD bewertet.Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Tägliche Postverteilung sowohl in Papier als auch digital
• Erstellung von Umläufen für den gesamten Fachbereich
• Führen eines Literaturverzeichnisses
• Unterstützung in der Abrechnung der Krankenhilfekosten
• Regelmäßige Vertretung im Vorzimmer der Fachbereichsleitung: Entgegennahme von Telefonaten, Terminkoordinierung, Bearbeitung von Wiedervorlagen, Bearbeitung des Funktions-E-Mail-Postfachs des Fachbereichs, Organisation von größeren Besprechungen, Bearbeitung von Unterschriftsbefugnissen, Ausstellung von Aussagegenehmigungen für Gerichte und Ermittlungsbehörden
• Vertretung der Zeiterfassung

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• alternativ eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Justizfachangestellte*r (m/w/d), Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder Sozialversicherungsfachangestellte*r (m/w/d)
• oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, idealerweise zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / Bürokommunikation
• ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten
• Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise kombinieren Sie mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten
• sicherer Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 5 TVöD.Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.