Sachbearbeitung „Verwaltung Schule“ (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 40.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket ÖPNV

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Urlaub 30 Tage

Zusammenfassung

Die Stadt Aachen sucht im Team Personal, Verwaltung und Haushalt eine Sachbearbeitung für Verwaltung Schule. Die Stelle umfasst zentrale Beschaffungen, Lernmittel, Versicherungsangelegenheiten sowie allgemeine Schulangelegenheiten, Schulpflichtüberwachung und Schulwegsicherung.

Sie bringen eine einschlägige Ausbildung oder Laufbahnbefähigung mit, arbeiten selbstständig, organisiert und zuverlässig. Flexible Arbeitszeiten und gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie werden angeboten.

Qualifikationen

• Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1 oder abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten.
• Bereitschaft zur Teilnahme an interner Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I).
• Selbstständiges, eigenverantwortliches und rechtssicheres Arbeiten.
• Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung zentraler Beschaffungen für Schulen.
• Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten einschließlich Beratung, Prüfung versicherungsrechtlicher Fragestellungen und Schadensbearbeitung.
• Abwicklung von Schülersachbeschädigungen sowie Forderungsmanagement und Vollstreckungsüberwachung.
• Verwaltung, Buchung und Haushaltsplanung von Beiträgen im Bereich der Unfall- und Haftpflichtversicherung.
• Betreuung der Schulwegsicherung und Mitwirkung bei Schulwegplänen.
• Bearbeitung vielfältiger Schulangelegenheiten, Organisation und Schulrechtsaufgaben.

Kenntnisse

Selbstständigkeit

Organisationsfähigkeit

Verlässlichkeit

Teamfähigkeit

Umgang mit Bürger*innen

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Verwaltungslehrgang I

Jobbeschreibung

In der Abteilung Schule (FB 45/500) des Fachbereichs Jugend und Schule ist im Team „Personal, Verwaltung und Haushalt\" (FB 45/510) ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sachbearbeitung „Verwaltung Schule\" auf Dauer in Vollzeit zu besetzen. Konkret handelt es sich um eine Sachbearbeitung für die Bereiche der Beschaffungen, Lernmittel und Versicherungsangelegenheiten sowie der allgemeinen Schulangelegenheiten, der Schulpflichtüberwachung und der Schulwegsicherung. Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung zentraler Beschaffungen für Schulen sowie Bearbeitung von Angelegenheiten der Lernmittelfreiheit
• Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten einschließlich Beratung, Prüfung versicherungsrechtlicher Fragestellungen und Schadensbearbeitung
• Abwicklung von Schülersachbeschädigungen sowie Durchführung des Forderungsmanagements einschließlich Einleitung und Überwachung von Vollstreckungsmaßnahmen
• Verwaltung, Buchung und Haushaltsplanung von Beiträgen im Bereich der Unfall- und Haftpflichtversicherung
• Betreuung der Schulwegsicherung, insbesondere der Schulweghelfer*innen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Verteilung von Schulwegplänen
• Bearbeitung vielfältiger Schulangelegenheiten, insbesondere in den Bereichen der Schulorganisation, Schulleitungsbesetzungen, Dienstsiegelverwaltung und weiterer schulrechtlicher Verwaltungsaufgaben
• Planung, Organisation und Durchführung der Schüler*innenehrung einschließlich Ausschreibung, Koordination des Auswahlverfahrens und der Veranstaltungsorganisation
• Überprüfung der Einhaltung der Schulpflicht
• Bearbeitung sonderpädagogischer Förderbedarfe

Das bringen Sie mit

• die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung, idealerweise als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d), Notarfachangestellte*r (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellte*r (m/w/d), Justizfachangestellte*r (m/w/d), Steuerfachangestellte*r (m/w/d) oder Versicherungskauffrau*kaufmann (m/w/d)
• in Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet
• selbstständiges, eigenverantwortliches und rechtssicheres Arbeiten
• Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Belastbarkeit, auch unter zeitlichem Druck
• freundliches, sicheres Auftreten und Freude am Umgang mit Bürger*innen
• Kooperationsfähigkeit in der Zusammenarbeit mit Schulen, anderen Abteilungen und Externen
• Teamfähigkeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.