Assistenz der Bezirksamtsleitung (m/w/d)

Stadt Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Jobticket für den ÖPNV

Flexible Arbeitszeitmodelle

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Fort- und Weiterbildungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Zusammenfassung

Die Stadt Aachen sucht im Bezirksamt Kornelimünster/Walheim zum 01.11.2026 eine Assistenz der Bezirksamtsleitung (m/w/d) unbefristet in Vollzeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören Schriftverkehr, Postein- und -ausgang, Aktenführung, Verwaltungstätigkeiten, Raum- und Ressourcenvergabe sowie Sachbearbeitung im Fundbüro.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst NRW oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit und arbeiten teamorientiert, zuverlässig und flexibel.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst NRW bzw. vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit.
• Freundliches Auftreten am Bürgerkontakt, gutes Organisationstalent.
• Bereitschaft zur Fortbildung, Teamfähigkeit und Flexibilität.

Aufgaben

• Erledigung von Schriftverkehr nach Stichworten und allgemeinen Schreibarbeiten.
• Postein- und -ausgangsmanagement sowie Postverteilung digitalisieren.
• Führen und Verwalten von Akten und Wiedervorlagen.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Rechnungswesen und Haushaltsüberwachung.
• Verwaltung von Büromaterial, Raum- und Veranstaltungsräumen im Bezirk.
• Sachbearbeitung Fundbüro.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Diskretion

Flexibilität

Belastbarkeit

Büromanagement

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungslehrgang I

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

kaufmännische Ausbildung (3 Jahre)

Tools

Standardsoftware der Stadt Aachen

Jobbeschreibung

Bei der Stadt Aachen ist im Bezirksamt Kornelimünster/Walheim zum 01.11.2026 eine Stelle als Assistenz der Bezirksamtsleitung (m/w/d) unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Bei Fragen zum Aufgabengebiet bzw. Stellenprofil informieren Sie sich gerne bei der angegebenen Kontaktperson.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Erledigung von Schriftverkehr nach Stichworten, allg. Schreibarbeiten
• Managen und Bearbeiten des (digitalen) Postein- und -ausgangs und der Postverteilung
• Führen und Verwalten von (digitalen) Akten und Wiedervorlagen
• allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Rechnungswesen und Haushaltsüberwachung
• Verwaltung des Büromaterials und Nachbestellung
• Vergabe der Räumlichkeiten im Bezirk (Sitzungssäle im Bezirksamt sowie Räume im Jakob-Büchel-Haus)
• Vergabe der Sporthallen bzw. Sportstätten und Veranstaltungsräumen im Bezirk
• Sachbearbeitung Fundbüro

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• alternativ eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren, idealerweise zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement / Bürokommunikation
• gute Kenntnisse in der von der Stadt Aachen angewendeten Standardsoftware
• ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen oder telefonischen Umgang mit den Bürger*innen und eine gute Kommunikationsfähigkeit
• Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Kooperations- und Teamfähigkeit sowie die Bereitschaft zur Fortbildung

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
• Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte, Beamte und Beamtinnen

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.