Sachbearbeitung Schulsekretariat (m/w/d)

Stadtverwaltung Organisation; Ludwigshafen am Rhein; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Stadt Ludwigshafen am Rhein sucht eine/n Schulsekretär/in (m/w/d) zur Unterstützung der Schulleitung und zur Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben an einer Ludwigshafener Schule. Die Stelle ist mit mindestens 19,5 Wochenstunden vorgesehen, TVöD E6, in Vollzeit/Teilzeit befristet oder unbefristet.

Zu den Aufgaben gehören Organisation, Kommunikation mit Schülern, Eltern und Lehrkräften, Verwaltung von An- und Ummeldungen sowie Pflege von Schulunterlagen und Statistikdaten.Erfahrung im

Qualifications

• Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder Angestelltenprüfung I oder eine kaufmännische Ausbildung (Büro/Verwaltung) von mind. drei Jahren.
• Erfahrung in einem Schulsekretariat ist von Vorteil.
• Organisationsgeschick, strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation und Bearbeitung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen Aufgaben.
• Bearbeitung von An-, Um- und Ummeldungen sowie schulbezogener Verwaltung.
• Bearbeitung von Schülerdaten und schulischen Unterlagen.
• Schulverwaltungsprogramm edoo.sys und LMF-Portal pflegen.
• Zusammenarbeit mit Schulverwaltung und Behörden.

Skills

MS-Office Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung / Angestelltenprüfung I

kaufmännische Ausbildung (Büro/Verwaltung)

Tools

edoo.sys

LMF-Portal

Job description

Sachbearbeitung Schulsekretariat (m/w/d)

Entgeltgruppe E 6 TVöD | Vollzeit/Teilzeit (mind. 19,5 Wochenstunden) | befristet/unbefristet

(Ausschreibungs-ID 2511)

Werden Sie Teil unseres Teams an einer der Ludwigshafener Schulen!

Sie arbeiten gerne mit Menschen, organisieren zuverlässig und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Dinge gleichzeitig zu erledigen sind? Dann sind Sie bei uns richtig.

Als Schulsekretär*innen sind Sie eine wichtige Schnittstelle im Schulalltag. Sie unterstützen die Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sind zugleich erste Ansprechperson für Schüler*innen, Eltern, Lehrkräfte, die Schulverwaltung und weitere Partner.

Die Stadt Ludwigshafen am Rhein betreut 47 Schulen an 52 Schulstandorten. In unseren Schulsekretariaten werden regelmäßig Stellen frei. Deshalb suchen wir fortlaufend engagierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen für befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse mit einem Beschäftigungsumfang von mindestens 19,5 Wochenstunden an fünf Arbeitstagen pro Woche.

So sieht Ihr Alltag aus …

• Organisation und Bearbeitung der allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben


• Unterstützung der Schulleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben


• telefonische, schriftliche und persönliche Kommunikation mit Schüler*innen, Eltern, Lehrkräften, Behörden und weiteren Ansprechpartner*innen


• Bearbeitung von An-, Ab- und Ummeldungen sowie weiterer schulbezogener Verwaltungsvorgänge


• Bearbeitung von Schülerdaten und schulischen Unterlagen


• Erfassung, Pflege und Übermittlung von statistischen Daten und Meldungen


• Organisation, Ausstellung und Verwaltung von Formularen, Bescheinigungen und sonstigen Unterlagen


• Überwachung der Schulpflicht und Bearbeitung bzw. Weiterleitung unentschuldigter Schulversäumnisse im Rahmen von OWiG-Verfahren


• Zusammenarbeit mit der Schulverwaltung, anderen städtischen Dienststellen sowie weiteren Institutionen


• Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und weiteren haushaltsbezogenen Vorgängen


• Schulverwaltungsprogramm (edoo.sys) und LMF-Portal pflegen sowie Schulstatistiken bearbeiten

Wenn Sie …

• die Ausbildung zur\\zum Verwaltungsfachangestellten / die Angestelltenprüfung I erfolgreich abgeschlossen haben *oder**


• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten gleichartigen Ausbildungsberuf (Fachrichtung Büro, Sekretariat, Verwaltung oder vergleichbar) mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren verfügen


• bereits Erfahrungen in einem Sekretariat gesammelt haben (von Vorteil)


• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten, mitbringen


• eine strukturierte, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise Ihr Eigenen nennen


• gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen vorzeigen können


• die Bereitschaft besitzen, sich zügig in schulbezogene Fachverfahren und Verwaltungsabläufe einzuarbeiten


• kommunikations- und teamfähig sind


• ein gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift besitzen


• ein freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten zeigen


• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit mitbringen


• Gender- und Diversitätssensibilität besitzen


• das Handeln und Verhalten nach den \"Leitlinien der Zusammenarbeit\" für selbstverständlich erachten

Bekommen Sie von uns …

• einen krisensicheren und attraktiven Arbeitsplatz


• ein durch die Stadt gefördertes Jobticket


• die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung


• qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten


• Job-bike (Fahrradleasing)


• Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios


• attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Leistungszulage, Vermögenswirksame Leistungen

Hinweis an den*die Bewerber*in:

Ihre Bewerbung wird laufend geprüft. Sobald ein entsprechender Personalbedarf besteht, kommen wir im weiteren Besetzungsverfahren unaufgefordert auf Sie zu.

Der Arbeitszeitumfang (mind. 19,5 Wochenstunden) und das Arbeitsverhältnis (befristet/unbefristet) sind je nach Schule und Bedarf unterschiedlich.

Die Arbeitszeiten werden nach Rücksprache mit der Schulleitung festgelegt. Die Urlaubszeit richtet sich grundsätzlich nach den rheinland-pfälzischen Schulferien.

Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Frau Karl unter der Telefonnummer 0621/504-3536 und Personalfragen werden von Frau van Loosen, Telefonnummer 0621/504-2512 beantwortet.