Sachbearbeitung / Assistenz im Datenschutzmanagement (m/w/d)

Heidelberg University Hospital; Heidelberg; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Universitätsklinikum Heidelberg sucht eine Assistenz im Datenschutzmanagement zur Unterstützung des Konzern-Datenschutzbeauftragten. Sie koordinieren Abläufe, bearbeiten Datenschutzanfragen und pflegen das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Ansprechpartner für interne Anfragen bleibt das Datenschutzteam. Ihre Aufgaben umfassen die Fristen- und Terminplanung, E-Mail-Verkehr sowie die Pflege des Datenschutzauftritts im Intranet.

Qualifications

• Sie besitzen eine abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Verwaltung, idealerweise im öffentlichen Dienst oder Gesundheitswesen, ist vorteilhaft.
• Sie beherrschen MS-Office-Programme sicher und arbeiten strukturiert.
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch, Englischkenntnisse sind wünschenswert.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus.

Responsibilities

• Koordinieren organisatorische Abläufe innerhalb des Datenschutzteams und unterstützen den Konzern-Datenschutzbeauftragten im Tagesgeschäft.
• Bearbeiten und dokumentieren Datenschutzanfragen eigenständig und führen eine strukturierte Fallverwaltung.
• Prüfen Betroffenenanfragen nach DSGVO (z. B. Art. 15) organisatorisch vor.
• Pflegen das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und unterstützen dessen Weiterentwicklung.
• Behalten Fristen, Termine und Wiedervorlagen im Blick und organisieren die Terminplanung des Teams.
• Steuern den E-Mail-Verkehr über Datenschutz-Funktionen und fungieren als zentrale Anlaufstelle.
• Pflegen den Datenschutzauftritt im Intranet und die zugehörige Dokumentendatenbank.

Skills

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Diskretion

Education

Verwaltungsfachausbildung / kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Die Stabsstelle des Konzern-Datenschutzbeauftragten ist ein engagiertes Team von Spezialistinnen und Spezialisten, welches das Universitätsklinikum Heidelberg sowie seine vielfältigen Konzerngesellschaften in allen Fragen des Datenschutzes umfassend berät und unterstützt. Aufgrund des weiteren Wachstums des Konzernverbundes und der damit verbundenen neuen Aufgaben suchen wir eine professionelle Verstärkung für unser Team. Als Assistenz im Datenschutzmanagement unterstützen Sie als Teil des Datenschutzteams den Konzern-Datenschutzbeauftragten bei der Wahrnehmung der vielfältigen Aufgaben. Sie übernehmen organisatorische und koordinierende Tätigkeiten, sorgen für eine strukturierte Dokumentation datenschutzrelevanter Prozesse und sind eine wichtige Anlaufstelle für interne Anfragen rund um den Datenschutz.

Einblick in Ihre Aufgaben

• Koordinieren Sie organisatorische und administrative Abläufe innerhalb des Datenschutzteams und unterstützen Sie den Konzern-Datenschutzbeauftragten im Tagesgeschäft
• Bearbeiten und dokumentieren Sie Datenschutzanfragen eigenständig und sorgen Sie für eine nachvollziehbare und strukturierte Fallverwaltung
• Prüfen Sie Betroffenenanfragen nach DSGVO, insbesondere Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO, und bereiten Sie diese organisatorisch vor
• Betreuen und pflegen Sie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und unterstützen Sie bei dessen Weiterentwicklung
• Behalten Sie Fristen, Termine und Wiedervorlagen zuverlässig im Blick und organisieren Sie die Terminplanung des Datenschutzteams
• Steuern Sie den organisatorischen E-Mail-Verkehr über die Datenschutzfunktionspostfächer und fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen
• Pflegen Sie den Datenschutzauftritt im Intranet sowie die zugehörige Dokumentendatenbank und tragen Sie zur transparenten Informationsbereitstellung bei

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Verwaltungsfachausbildung, kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bildet die Grundlage Ihrer fachlichen Expertise
• Berufserfahrung in der Verwaltung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen oder in einer vergleichbaren Organisation, ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, zeichnen Sie aus
• Mit organisatorischen und administrativen Prozessen in einem komplexen Arbeitsumfeld gehen Sie sicher und strukturiert um
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift bringen Sie mit; Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Idealerweise verfügen Sie über erste Kenntnisse im Datenschutz und der DSGVO, dies ist jedoch keine Voraussetzung
• Persönlich überzeugen Sie durch Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, eine selbstständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie ein souveränes und professionelles Auftreten

Über uns

Für Rückfragen Steht Ihnen gerne Herr Jürgen Keipke via E-Mail oder telefonisch unter 06221-56-6566 zur Verfügung. Gestalten Sie Datenschutz mit!